■概要
フォームで受け取ったファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのダウンロードや各ツールへのアップロード、情報の手入力は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで添付されたファイルが自動でDropboxに格納され、kintoneにファイル情報が追加されるため、こうしたファイル管理にまつわる一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた添付ファイルを手作業でDropboxやkintoneに登録している方
- ファイル管理業務における入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にファイル保存と情報登録が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロード忘れや、kintoneへの情報転記ミスなどを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとkintoneをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能を選択し、ファイル添付欄を含むフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの入力内容やアップロードしたファイル情報をレコードとして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成するフォームの質問項目やデザインは、用途に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
- Dropboxにアップロードするファイル名は、フォームで入力された情報などを組み合わせて動的に設定できます。
- kintoneのレコード追加アクションでは、対象のアプリIDを指定し、どのフィールドにどの情報を登録するかを任意に設定してください。
■注意事項
- DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
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