フォームに添付されたファイルをDropboxに格納して、kintoneにファイル情報を追加する

■概要

フォームで受け取ったファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのダウンロードや各ツールへのアップロード、情報の手入力は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで添付されたファイルが自動でDropboxに格納され、kintoneにファイル情報が追加されるため、こうしたファイル管理にまつわる一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた添付ファイルを手作業でDropboxやkintoneに登録している方
• ファイル管理業務における入力ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを減らしたい方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にファイル保存と情報登録が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのアップロード忘れや、kintoneへの情報転記ミスなどを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとkintoneをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を選択し、ファイル添付欄を含むフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの入力内容やアップロードしたファイル情報をレコードとして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで作成するフォームの質問項目やデザインは、用途に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
• Dropboxにアップロードするファイル名は、フォームで入力された情報などを組み合わせて動的に設定できます。
• kintoneのレコード追加アクションでは、対象のアプリIDを指定し、どのフィールドにどの情報を登録するかを任意に設定してください。

■注意事項

• DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。