Microsoft Dynamics365 SalesとGmailを連携して、Microsoft Dynamics365 SalesのリードをGmailで自動送信する方法

営業活動において、新規リードの転記や報告作業に時間がかかっていませんか。
アプリ連携を活用することで、手動で行なっていたリード管理を自動化でき、業務の効率化をサポートします。
具体的には、Microsoft Dynamics365 Salesで管理されるリード情報を、Gmailを通じて営業チーム内に共有できれば、ビジネスチャンスを逃さずに対応することが期待できます。
そこで、本記事では、Microsoft Dynamics365 SalesとGmailを連携し、リードが作成されると自動的にGmailで通知が送信される仕組みをご紹介します。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。

こんな方におすすめ

Microsoft Dynamics365 Salesを活用してリード管理を行っている営業担当者
手動でのリード通知作業が負担となっているため、自動化を検討しているチームリーダー
毎日多くのリード情報を管理しており、データの正確性や対応スピードの向上を図りたいサポートスタッフ

Microsoft Dynamics365 SalesとGmailを連携するメリットと具体例

メリット1. 営業担当者への素早い情報共有

Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると、自動でGmailに定型メールが送信される仕組みを構築できます。これにより、リード発生時に営業担当者が素早く情報を把握できます。
また、このプロセスにより、リード情報の確認や通知作業を簡略化できます。特にリード発生からの初期対応が成約率に直結する業種では、スピーディーな情報共有によって営業担当者がスムーズにアプローチできるため、競合に先んじた対応が可能になると予想されます。

メリット2. チーム間での情報共有の効率化

Gmailを活用して、リード情報を含む定型メールを営業チーム全体に配信することで、情報共有のスピード向上が期待できます。
この仕組みは、情報伝達を口頭や手動で行う方法に比べて、正確性とスピードの両面で効果的であると考えられます。
たとえば、ある営業担当者がリード対応中に不在であっても、メールを受け取った他のメンバーが対応を引き継ぐことが可能になると予想されます。
このように、素早い情報共有によってチーム全体で連携が取りやすくなり、業務の効率化を促進させます。

メリット3. 手動作業の削減とデータ正確性の向上

Gmailによる定型メールにMicrosoft Dynamics365 Salesのリード情報を細かく設定することで、手動におけるメール作成の作業を削減し、業務の効率化が期待できます。
また、リード情報が自動で転送される仕組みは、手動転記による誤字や情報漏れといったヒューマンエラーを防止し、データの正確性を保つことも可能となります。
これにより、営業担当者は日々行なっていたメール作成の手間を省き、重要な業務に集中できるだけでなく、正確なリード情報をもとに適切なアプローチが開始できると予想されます。
この仕組みは、特に大量のリードを扱う企業や、情報の正確性が重要な顧客対応業務において効果を発揮するでしょう。

それではここからノーコードツールYoomを使って、 Microsoft Dynamics365 SalesのリードをGmailで自動送信する方法をご説明します。

[Yoomとは]

Microsoft Dynamics365 SalesのリードをGmailで自動送信する方法

Microsoft Dynamics365 Salesのリードが登録されたことをMicrosoft Dynamics365 SalesのAPIを利用して受け取り、 Gmailの提供するAPIを用いて、Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報をGmailで自動送信することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Microsoft Dynamics365 Salesでトリガーを設定し、Gmailでアクションを設定する
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。

ステップ1. Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをマイアプリ連携

まず、Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをマイアプリに連携しましょう。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+ 新規接続」からMicrosoft Dynamics365 Salesを検索してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証できないことがあります。

Microsoft Dynamics365 CRMのドメインを入力して、「追加」をクリックすると連携が完了します。
その後、Gmailを検索し、クリックしてください。

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「Sign in with Google」をクリックします。

アカウントを選択するか、「別のアカウントを使用」からサインインしましょう。

「Yoom にログイン」が表示されたら「次へ」をクリックします。

次のページでアクセス許可を行います。
「Yoom がアクセスできる情報を選択してください」の下にあるチェックボックスをクリックし、画面右下の「続行」をクリックしてください。
これで、Gmailのマイアプリ連携が完了です。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2. アクションを設定

次に、Microsoft Dynamics365 Salesのトリガーを設定します。
「リードが作成されたら」をクリックしてください。

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続いて、「Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せずに「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「ドメイン」は、注釈を参照しDynamics 365のドメインを入力してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

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アウトプットに表示されたデータを確認し、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3. トリガーを設定

続いて、Gmailのアクションを設定します。
「メールを送る」をクリックしてください。

次に、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。

メール内容の設定を行います。
「※必須」と表記されている項目を確認し、適宜編集を行なってください。
「件名」と「本文」に、Microsoft Dynamics365 Salesから取得したデータを引用することが可能です。
引用する際は、欄をクリックし表示された候補から追加したい項目をクリックしてください。
設定後、「次へ」をクリックしてください。

作成したメールの送信内容を確認して「テスト」をクリックしてください。
問題なくメールが送信されたことを確認できたら「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フローの稼働準備が完了となります。
これで、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されると、Gmailで定型メールが自動送信されます。

Microsoft Dynamics365 Salesを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Dynamics365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1 Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Google Chatに通知する

リード作成のタイミングでGoogle Chatに自動通知を送ることで、チーム内で素早い情報共有が可能です。その結果、スムーズに顧客対応の準備を進められます。

2 Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する

リード情報を自動的にMicrosoft Excelへ転記することで、リスト更新作業が容易になります。データ管理が効率化され、チームの連携強化が期待できます。

3 Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

リードデータをGoogleスプレッドシートに自動で追加する仕組みにより、情報の一元管理が可能です。チーム全員が最新情報をすぐに確認でき、業務スピードの向上が期待できます。

まとめ

Microsoft Dynamics365 SalesとGmailを連携することで、リード情報の共有と対応が格段に効率化されます。
本記事で紹介した手順に沿って設定することで、手動作業の削減、情報共有のスピードアップ、データの正確性向上など、多くのメリットを享受できるでしょう。

Yoom のアプリ連携は、プログラミングが不要で、簡単に導入できます。この機会に自動化で業務効率化をぜひ体験してください。