Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先企業を作成する

■概要

Gmailで受信した問い合わせやリード情報を、都度Microsoft Dynamics 365 Salesへ手入力で登録していませんか。こうした反復作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、Microsoft Dynamics 365 Salesへ取引先企業を自動で作成するため、手作業による連携の手間を省き、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとMicrosoft Dynamics 365 Sales間のデータ入力に手間を感じている方
• メールからのリード情報をMicrosoft Dynamics 365 Salesに迅速かつ正確に反映させたい営業担当者の方
• Microsoft Dynamics 365 Salesとgmailを連携させて、顧客管理業務の自動化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、Microsoft Dynamics 365 Salesへの取引先登録が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、会社名や担当者情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft Dynamics 365 SalesをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から取引先企業名などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Dynamics 365 Salesの「取引先企業を作成」を設定し、抽出した情報を元に新しい取引先企業を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名など）を任意に設定してください。
• Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先企業を作成するオペレーションでは、取引先企業名やその他の詳細項目に、固定のテキストを入力したり、前段のAI機能で抽出した値を埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。‍