Microsoft Dynamics365 Salesで取引先企業が作成されたらGmailで通知する

■概要

Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録した後、関係者への共有をGmailで手動で行う作業に手間を感じていませんか。この連絡作業は、対応が遅れたり、通知が漏れたりするリスクを伴います。このワークフローを活用することで、Microsoft Dynamics365 Salesでの取引先作成をトリガーとして、指定した宛先にGmailで自動通知を送信できます。Microsoft Dynamics365とGmail間の情報共有を効率化し、迅速かつ正確な連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Dynamics365 Salesの更新情報をGmailで手作業で共有している営業担当者の方
• Dynamics 365から関係部署への情報伝達を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• 営業プロセスにおける情報共有のタイムラグや、連絡漏れなどのミスを防ぎたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が作成されると自動で通知が飛ぶため、これまでGmailを作成・送信していた時間を短縮できます
• 手作業による連絡漏れや宛先間違い、情報の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、Dynamics 365の情報を正確に関係者へ共有することが可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取引先が作成された旨を通知するメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定でき、特定の担当者やメーリングリストなどを指定することが可能です。
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先企業名などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。