Microsoft Dynamics365 Salesで案件情報が作成されたらGmailで通知する

■概要

Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しい案件情報を、都度Gmailで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業による通知は、共有の遅延や連絡漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに案件情報が作成されると、自動でGmailに通知メールを送信できます。Microsoft Dynamics365 SalesとGmailの連携を自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Dynamics365 Salesの案件情報を手動でGmail通知している営業担当者の方
• Microsoft Dynamics365 Salesからの通知を自動化し、チームへの情報共有を迅速化したいマネージャーの方
• 手作業による連絡漏れを防ぎ、営業プロセスの効率化を目指す情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Dynamics365 Salesへの案件登録をトリガーに通知が自動化されるため、Gmailを開いて手作業でメールを作成する時間を短縮できます
• 手動での通知作業がなくなることで、宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「案件情報が作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、関係者への通知メールを自動で送信するようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定できます。
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの案件名や金額といった情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。