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企業活動において日々蓄積されていく膨大な情報の中から、本当に必要な情報を迅速に見つけ出し、それを業務に活かすことは多くのビジネスパーソンにとって重要な課題ではないでしょうか？
「あの資料どこにあったかな…」「関連情報を集めるのに時間がかかりすぎる…」といった悩みを抱え、情報検索やその後の処理に多くの時間を費やしてしまっている方も少なくないはずです。特に、複数のシステムや場所に情報が散在している場合、その探索と活用は一層困難になります。
もし、<span class="mark-yellow">社内に点在する様々な情報をAIが横断的に検索し、関連性の高い情報を抽出、さらにはその情報を基に要約やレポートを自動でテキスト生成し、必要なメンバーに共有するような仕組み</span>があれば、情報検索にかかる時間を大幅に短縮し、得られた情報を即座にアクションへと繋げることができ、より戦略的な業務や創造的な活動に注力する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の業務効率を大きく向上させることができるので、ぜひこの機会に導入を検討し、情報活用のあり方を変革しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">キーワードを元にAIが情報を照合し、関連情報を通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、AIを活用して社内の情報を効率的に検索し、その結果をテキスト生成AIで処理して関係者に通知する具体的な自動化フローのテンプレートを紹介します。
これらのテンプレートを利用することで、情報検索の効率化はもちろん、検索結果の共有や活用もスムーズに行えるようになり、業務全体の生産性向上に貢献します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームのようなフォームサービスへの入力をきっかけに、Google スプレッドシートなどの情報ソースからAIが関連情報を照合し、その結果を指定されたチャットツールなどに通知する</span>自動化の設定が可能です。
社内からの問い合わせ対応の一次回答や、特定のキーワードに関する情報収集などを効率化し、担当者の負担を軽減しながら迅速な情報共有を実現できます！
<span class="mark-yellow">Discordのようなチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、事前に用意された情報ソース（例えばGoogle スプレッドシートにまとめられたQ&Aリストなど）をAIが検索・照合し、関連性の高い情報を自動で返信する</span>ことが可能です！
社内ヘルプデスクの自動化や、よくある質問への即時対応体制を構築し、コミュニケーションの効率化と情報アクセスの向上を図れます。
<span class="mark-yellow">Notionのようなデータベースサービスに新しい情報が登録されたり、既存の情報が更新されたりした際に、その内容に基づいて関連する情報をスプレッドシートなどの情報ソースからAIが検索・照合し、その結果をMicrosoft Teamsのようなチャットツールへ自動で通知する</span>ことが可能です。
最新情報のキャッチアップ漏れを防ぎ、チーム内での情報共有をより迅速かつ確実なものにし、プロジェクトの進行や意思決定をスムーズにします。
それではここから代表的な例として、Googleフォームで送信されたキーワードを基に、Google スプレッドシートに格納された情報をAIが検索・照合し、類似した内容をSlackに自動で通知するフローの作成手順を解説していきます！
この設定はYoomを使用することで、コーディングの知識が一切なくても直感的な操作で構築可能です。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームから無料でアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.サインインする
ワークスペースにサインイン画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
※Slackの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプを確認してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わったら、ここで連携するアカウントや実行するアクションを設定しましょう。
タイトルやアカウント情報はステップ1で入力した内容が自動で表示されますが、タイトルはわかりやすい名前に自由に変更できます。
トリガーアクションはテンプレートのまま「フォームに回答が送信されたら」で問題ありません。
設定が完了したら「次へ」を押して進んでください。
3.ここでは、トリガーとして使うGoogleフォームの設定をしていきます。
もしまだフォームを作っていなければ、このタイミングで作成をしましょう。
今回は、以下のようなGoogleフォームを用意しました。テスト操作で実際に回答を送信する必要があるので、回答の入力も忘れずに行ってくださいね。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が終わったら、まず「テスト」を実行してみましょう。成功すると、画面下にアウトプットが表示されます。
Googleフォームから送信された内容が正しく反映されていればOKです。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらを参考にしてみてくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、先ほどのフォームで送信されたキーワードを使って、ナレッジデータがあるGoogle スプレッドシートの準備を行います。以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が切り替わったら、連携するアカウントとアクションの設定を行います。
タイトルやアカウント情報はステップ1で入力した内容がそのまま表示されますが、タイトルはわかりやすい名前に変更しても大丈夫です。
アクションはテンプレート通り「値を取得する」を選択したままで大丈夫です。
設定が終わったら、「次へ」をクリックして次のステップに進みましょう。
3.ここでは、操作対象となるGoogle スプレッドシートを具体的に設定します。
もしまだ準備できていなければ、この段階で作成しておくとスムーズです。今回は、以下のナレッジデータを用意したので、これを使ってテスト操作を進めていきます。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されるので、Google スプレッドシート内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、AIにナレッジデータの一覧から検索キーワードに最も合ったナレッジのタイトルと内容を要約してもらう設定を行います。
赤枠の部分をクリックしてください。
2.画面が切り替わるので、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」が選択されています。文字の数だけプロンプトが設定できます。プルダウンで選択できるので、文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.次に、AIに具体的なテキスト生成を指示します。
「プロンプト」欄をクリックすると、下に生成結果が表示されます。先ほどのGoogle スプレッドシートの対象レコードを使って、お好きな内容のプロンプトを入力してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
「言語」欄には、入力欄下の注釈を参考にお好きな言語を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行して動作チェックをしましょう。AIが作成したテキストが下記の通り表示され、プロンプトに沿っていれば問題ありません。
最後に「保存する」を押して、次のステップに進んでください。
1.次に、先ほど生成したテキストをSlackでメッセージ送信する設定をしましょう。以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Slackに送るメッセージの内容を細かく設定していきます。今回は、ステップ1で設定した赤枠のチャンネルへメッセージを送る予定です。
Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら「テスト」を実行しましょう。成功すれば、指定したSlackチャンネルにメッセージが届いているので確認してください。メッセージ内容が設定通りであれば問題ありません。最後に「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れさまでした！これで全ての設定が完了です。設定完了後、下記のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにしてください。
これで準備は整いましたので、動作確認をしてみましょう！
今回ご紹介したキーワードに基づく値の照合以外でも、AIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
「エンタープライズサーチAI」の考え方を取り入れ、社内情報の検索と活用を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報探索、関連性の分析、そしてその結果の共有といった一連のプロセスにかかる時間と労力を大幅に削減し、必要な情報へ素早くアクセスしてチーム内で活用できる体制を構築できます。</span>これにより、従業員は煩雑な作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できるようになり、組織全体の生産性向上に繋がります！
今回ご紹介したような、AIを活用した情報検索やテキスト生成を含む業務自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を利用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを設計し、実現することが可能です。
もし日々の業務で情報の検索や活用に課題を感じているのであれば、ぜひこの機会にYoomの無料アカウントをこちらから登録して、その効果を実際に体験してみてください！
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