■概要
Googleフォームに寄せられた情報を、手作業でGoogle スプレッドシートのデータと見比べ、関連する内容をSlackに報告する作業は、時間と手間がかかり、時には確認漏れや伝達ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Google スプレッドシートから関連情報を自動で取得し、AIが内容を照合、類似した情報をSlackへスムーズに通知することで、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答とGoogle スプレッドシートの情報を手動で照合し、Slack通知している担当者の方
- 複数のSaaS間で情報を連携させる際、手作業による確認や入力に手間を感じているチームリーダーの方
- AIを活用して、既存データとの照合や関連情報の抽出、通知業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーとして、Google スプレッドシートからの情報取得、AIによる照合、Slackへの通知までの一連の業務プロセスが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ確認や転記作業が不要となるため、確認漏れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、照合対象となるデータを取得するように指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容と手順3で取得したスプレッドシートの値をAIが照合し、類似した内容を特定するようにプロンプトを記述します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、手順4でAIによって照合され、生成された類似情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションでは、照合の対象となるデータが格納されているシート名や、値を取得するセルの範囲を、実際の運用に合わせて任意で指定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームの入力内容とGoogle スプレッドシートのデータをどのように照合し、どのような情報をSlackに通知するかを定義するプロンプトを、業務の目的に応じて具体的にカスタマイズしてください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信する宛先のチャンネルやダイレクトメッセージ、メッセージの件名（該当する場合）、そして本文の内容を、関係者や状況に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
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