Googleフォームでキーワードが送信されたら、Google スプレッドシートの値を取得しAIで照合して、類似した内容をSlackに送信する

■概要

Googleフォームに寄せられた情報を、手作業でGoogle スプレッドシートのデータと見比べ、関連する内容をSlackに報告する作業は、時間と手間がかかり、時には確認漏れや伝達ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Google スプレッドシートから関連情報を自動で取得し、AIが内容を照合、類似した情報をSlackへスムーズに通知することで、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答とGoogle スプレッドシートの情報を手動で照合し、Slack通知している担当者の方
• 複数のSaaS間で情報を連携させる際、手作業による確認や入力に手間を感じているチームリーダーの方
• AIを活用して、既存データとの照合や関連情報の抽出、通知業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をトリガーとして、Google スプレッドシートからの情報取得、AIによる照合、Slackへの通知までの一連の業務プロセスが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのデータ確認や転記作業が不要となるため、確認漏れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、照合対象となるデータを取得するように指定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容と手順3で取得したスプレッドシートの値をAIが照合し、類似した内容を特定するようにプロンプトを記述します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、手順4でAIによって照合され、生成された類似情報を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションでは、照合の対象となるデータが格納されているシート名や、値を取得するセルの範囲を、実際の運用に合わせて任意で指定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームの入力内容とGoogle スプレッドシートのデータをどのように照合し、どのような情報をSlackに通知するかを定義するプロンプトを、業務の目的に応じて具体的にカスタマイズしてください。
• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信する宛先のチャンネルやダイレクトメッセージ、メッセージの件名（該当する場合）、そして本文の内容を、関係者や状況に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

‍