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顧客対応における定型回答を自動で作成して、業務効率化を図りませんか。
今回の記事では、FreshdeskとDify、Microsoft Teamsを連携し、Freshdeskでチケットが作成された際にDifyで回答を自動生成し、Microsoft Teamsに通知する方法を解説します。
この仕組みを導入することで、顧客対応の効率化と品質向上がサポートされ、業務の生産性を高めることが期待できます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で導入できますので、ぜひ本記事を参考にしながら導入をお試しください。
Freshdeskでチケットが作成された時点でDifyを用いて回答内容を自動生成し、Microsoft Teamsに通知することで、素早く対応を開始できます。
これにより、エージェントが手動でチケットを確認し、内容を考える時間を短縮できます。
また、エージェントの負担を軽減し、より多くのチケットに対応できるようサポートされるため、結果として顧客満足度の向上が期待できます。
具体的には、よくある問い合わせに対して、Difyが自動でテンプレート化された回答を生成し、エージェントはDifyで生成された内容を確認し、適宜修正を行なった後に送信するだけで対応が完了します。
回答内容をDifyで自動生成することにより、表現の揺れが少なくなり対応品質の一貫性向上をサポートします。
特に、エージェントの経験値やスキルにばらつきがある場合、この自動化が大きなメリットとなるでしょう。
例えば、製品のトラブルシューティングに関する問い合わせがあった場合、エージェントごとの知識差で対応品質のばらつきが発生しますが、この自動化を活用することで、最適かつ素早い対応が支援されます。
その結果、誤った案内や対応の遅延を防ぐことができ、どのエージェントでも一貫した対応が可能になると予想されます。
Microsoft Teamsに問い合わせ内容と、それに対する回答内容が送られることで、顧客対応に関する情報を素早く共有することができます。
これにより、チーム間の連携強化や、エージェントのフィードバックが効率化されます。
たとえば、顧客から技術的なトラブルに関する問い合わせがあった場合、サポートチームがエンジニアチームに素早く問題内容を共有し、解決までのプロセスをスピードアップできるようサポートされます。
さらに、チームリーダーが顧客対応のプロセスをスムーズに確認でき、どこで時間がかかっているのか等を簡単に把握できるため、エージェントに対するフィードバックがやりやすくなると予想されます。
このように、部門を超えた連携が容易になることで、組織全体の効率向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Freshdeskでチケットが作成されたら、Difyで回答を自動作成してMicrosoft Teamsに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Freshdeskで新しいチケットが作成されたことをFreshdeskのAPIを利用して受け取り、 Difyの提供するAPIを用いて問い合わせ内容に対する返答をDifyで自動生成することで実現が可能です。
また、Microsoft Teamsが提供するAPIを用いることで、問い合わせ内容と返答内容をMicrosoft Teamsに通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
まずFreshdeskとDify、Microsoft Teamsをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からFreshdeskを検索してクリックしてください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。
「APIキー」は、Freshdeskで発行したAPIキーを設定してください。
設定完了後、「追加」をクリックしてマイアプリ連携を完了しましょう。
続いてDifyを検索してください。
Difyの詳しいマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。
「アクセストークン」は、Difyで発行したAPIキーを設定してください。
設定完了後、「追加」をクリックしてマイアプリ連携を完了しましょう。
次に、Microsoft Teamsを検索してください。
表示されたMicrosoftのページでサインインをしてください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以上で全てのマイアプリ連携が完了しました。
次はテンプレートを使用して設定を進めます。Yoomにログインし、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。
Freshdeskのトリガーを設定します。「チケットが作成されたら」をクリックしてください。
次に、「Freshdeskと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください
APIの接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「ドメイン名」は、Freshdeskのドメイン名を設定してください。
※ドメイン名は、「管理者」→「アカウント」→「ヘルプデスクの設定」→「Helpdesk URL」から確認できます。詳しくは、Freshdesk ドメイン変更のページをご参照ください。
すべての設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットに表示された情報を確認し、問題なければ「保存する」をクリックしてください。
Freshdeskで作成されたチケット情報を取得する設定を行います。「チケット取得」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
チケットの取得設定を行います。
「ドメイン名」は、先ほどの手順通りFreshdeskのドメイン名を設定してください。
「チケットID」は、欄をクリックし表示された候補から「チケットが作成されたら」→「ID」を選択してください。
全ての設定が完了したら、テスト用のチケットを作成し「テスト」をクリックしてください。
アウトプットに表示されたチケット情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、Difyのアクションを設定します。「チャットメッセージを送信」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
Difyに送信するメッセージ内容を設定します。
「query」は、欄をクリックし表示された候補から「チケットを取得」→「プレーンテキスト形式の説明」を選択してください。ここで設定したメッセージを基に、Difyで返答内容を自動生成します。
「user」には注釈の通り、半角数値の値（任意の識別子）を入力してください。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットに表示された内容を確認し、「保存する」をクリックしてください。
Microsoft Teamsのアクションを設定します。「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
「チームID」と「チャネルID」は、欄をクリックし表示された候補から送信先を選択してください。
「メッセージ」も、同じく欄をクリックしFreshdeskの「プレーンテキスト形式の説明」と、Difyの「返答内容」を選択してください。
これで、指定したチャンネルにお問い合わせ内容と自動生成された返答内容を送信する準備が整いました。
「テスト」をクリックし、メッセージが送信されたことを確認したら「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでFreshdeskでチケットが作成されたら、Difyで回答が自動的に作成され、それらの内容がMicrosoft Teamsに通知されます。
LINE WORKSでメッセージが投稿されると、Difyのチャットボットが自動で回答を生成し返信します。これにより、LINE WORKSを活用したスムーズなコミュニケーションを図ることができ、効率的な業務進行をサポートします。
Slackでメッセージが投稿されると、Difyのチャットボットが自動で回答を生成し、素早く返信します。これにより、Slack上におけるチーム内のやり取りが効率化され、素早い質疑応答をサポートします。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されると、Difyのチャットボットが自動的に回答を生成し返信します。これにより、Microsoft Teamsでの社内コミュニケーションがスムーズになり、業務の生産性向上が期待できます。
本記事では、Freshdesk、Dify、Microsoft Teamsを連携させることで、顧客対応の自動化と効率化を実現する方法をご紹介しました。
これにより、対応スピード、対応品質の向上とチーム間の情報共有が促進され、顧客満足の向上が期待できます。
Yoomのアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。ぜひこの機会に、自動化による業務効率化を体験してください。
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