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ファイルが添付されているメールがたくさん送付されると、どのようなファイルなのか確認をしたり、Google Driveに保存したり、何かと手間がかかりますよね。
しかも、各ファイルをフォルダ別けして格納する場合、どのフォルダに格納しなければならないファイルなのかチェックに時間がかかってしまうことはありませんか？
今回はこのような手間を解消すべく、Gmailに添付されているファイルを識別して自動保存できるOCR（画像読み取り機能）を活用した自動化術をご紹介します！
ファイルの内容に沿って保存先のフォルダを設定できるため、「とりあえず全部同じフォルダに保存してしまい、後々処理が大変…」という事態も回避できる可能性があります。
日々フォルダを綺麗に保つためにも、自動化を導入してみませんか？
[Yoomとは]
まず、特定のキーワードが含まれているメールをGmailで受信したら、GmailのAPIを活用して添付ファイルを取得します。
次に、添付されているファイルの内容をAI-OCRで読み取り、メール内容を抽出した後、その内容に沿った言葉（ファイルの内容を表すに等しい言葉）を自動で生成しデータ化することが可能です。
最後にGoogle DriveのAPIを活用して生成した言葉と添付ファイルを取得し、生成した言葉を基に「請求書」「領収書」などで分岐したうえで、指定したフォルダにアップロード可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Gmailのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.キーワードの設定
どのようなキーワードが含まれている件名のメールを検知するか指定します。
今回は検索演算子のORを活用し、領収書と請求書の2つをキーワードとして定めました。
6.テストの実行
事前にテスト用のメールにダミーの領収書や請求書ファイルを添付し、送信しておきましょう。その後、テストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
続けて、OCRでメールの内容を読み取る設定を行います。
1.画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
※「OCR機能」は有料プラン対応のアクションです。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.必須項目の設定
テンプレートを活用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
4.テストと保存
テストボタンを押します。
テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。
続けて、テキストを生成する設定を行います。
1.テキストを生成する
AIのアイコンの「テキストを生成する」をクリックします。
次へを押してください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.プロンプトの設定
AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
こちらに関してもテンプレートを活用しているため設定は完了しています。
3.テストの実行
赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。保存を押しましょう。
続けて、進行先切り替えの設定を行います。
1.進行先切り替え
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
2.確認する
この設定もテンプレートを活用しているため完了しています。画像と同じ状態になっているか確認しましょう。この設定をすることにより、請求書と領収書で保存先のフォルダを変更することが可能となります。
確認を終えたら保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
まずは「請求書」で分岐した先のGoogle Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の設定
ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。
作成済みのフォルダが一覧表示されます。請求書を格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。
ファイル名は任意で設定しましょう。なお、送付されたメールの件名をそのままフォルダ名として設定することも可能です。
ボックスをクリックしてください。
Gmailのアイコンをクリックします。
件名をクリックで選択してください。
挿入できると画像のようになります。
文字を付け加えることも可能です。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
4.領収書
領収書に分岐した先のGoogle Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。
5.ファイル名設定
格納先フォルダなどは先ほどと同じように設定を行います。
ファイル名のみ「領収書」になるようにご注意ください。最後に保存を押します。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
今回は「指定したワードが件名に挿入されていたら」という条件をつけて起動するフローを作成しました。
しかし、「特にワードを定めず、ラベル別けした送付先から添付ファイル付きのメールを受信したら、とりあえず名前を付けて自動でアップロードしたい…」という場合もありますよね。
もちろん、Yoomはそのようなニーズにもお応えできます！
こちらは添付ファイルの有無で分岐をするフローです。
ラベル別けした送付先からメールを受信したら、添付ファイルがある場合のみ起動し、それ以降は同じように内容を読み取り添付ファイルに相応しいファイル名を生成することが可能です。
「送付されてくるファイルの量が多すぎるからファイルの内容に沿った名前で自動保存したい！」
「領収書、請求書など定期的に送付される書類を自動で保存してほしい！」
このフローを活用すれば、このようなお悩みを解決できるかもしれません。
メインのフローボットとしてGoogle Driveに保存するテンプレートを紹介しましたが、Yoomは他のクラウドストレージとの連携も可能なため、Google DriveをBoxに変更した場合のフローも少しだけ紹介しましょう！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
先ほどと同様にマイアプリから連携を行います。
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.ログインする
Boxにログインします。
内容を確認した後、「許可」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
テンプレートをコピーしたら、冒頭で紹介した「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する」の「コマンドオペレーション」まで設定方法は同じとなります。
そのため、最後のBoxのアクションの設定方法のみを紹介します！
1.アプリと連携する
Boxのアイコンの「ファイルをアップロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
3.必須項目の設定
テンプレートを活用しているため設定は完了しています。
画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
なお、ファイル名の部分も設定済みですが、先ほどと同じように件名を流用したり、文字を挿入することが可能です。
4.テストの実行
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
続けて「領収書」で分岐した場合の設定を行いますが、請求書と手順は同じとなります。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
最後に、Google Driveに保存した後、Slackの特定のチャンネルにその旨を通知するフローを紹介します。
このようなフローにすることで、請求書や領収書がアップロードされたことをSlackのメンバーと素早く共有できるはずです！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
先ほどと同様にマイアプリから連携を行いましょう！
1.検索する
Slackのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
上記のような画面が表示されるので、連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。
Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
テンプレートをコピーしたら、冒頭で紹介した「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する」の「アップロード」まで設定方法は同じとなります。
そのため、最後のSlackのアクションの設定方法のみを紹介します！
1.アプリと連携する
請求書で分岐した先のSlackのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
どのチャンネルにメッセージを送信するのか設定します。
請求書と領収書で受け取りチャンネルを変えたい場合は異なるチャンネルを指定することも可能です。
ボックスをクリックするとチャンネルが一覧表示されるので、通知を受け取りたいチャンネルを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。
3.メッセージ内容の確認
次はSlackに投稿するメッセージを設定します。
ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。
例としてGmailのデータをクリックして挿入しましょう。
ここで選択したデータがそのままSlackに通知されます。
挿入できると画像のようになります。
任意の文章を加えたり記号などを用いることで読みやすくなるため、デザインを変更するのがおすすめです。
なお、「請求書」を受け取ったことをわかりやすく伝えるため、例として請求書という文字を加えています。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.領収書の場合
なお、分岐先が領収書の場合も同様に設定を行ってください。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
他にも、GmailやGoogle Driveを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
Gmail宛に送信された添付ファイルをとりあえずGoogle Driveに自動保存できるテンプレートです。今回の紹介したフローのような詳細設定を行う必要がない場合にご活用ください。
2.Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
OCRでファイルを読み取るため、添付ファイルの内容に沿ったファイル名を設定しやすくなります。どのような内容のファイルなのか素早く把握可能になるかもしれません。
3.Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する
Google Driveをトリガーにすることもできます。例えば、取引先企業ごとの請求書送付用フォルダを作成し、そこに請求書をアップロードすると、請求書の保存と送付が同時に行えるようになります。
Gmailの添付ファイルをAI-OCRで読み取ることで、内容を識別することができ、それに伴った分岐を設定可能となります。これにより保存先のフォルダを分別可能です！
自動的にGoogle Driveに保存するだけではなく、自動でフォルダ別けもできるため、「気づいたらフォルダの中が雑然としていた…」という事態も回避できるかもしれません。
今回紹介したような添付ファイルを自動保存できる連携術は、業務のスピードアップにも貢献するはずです。
また、Gmailで受信した添付ファイルを自動保存できるのは、Google Driveだけではありません。他のクラウドストレージとも連携できる上、通知ツールとの組み合わせも可能です。
普段活用しているアプリと組み合わせることができれば業務効率の向上にも繋がりますよね！ぜひこの機会Yoomを試してみませんか？
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