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Gmailの添付ファイルを自動保存する方法！手間を減らす自動化術
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ファイルが添付されているメールがたくさん送付されると、どのようなファイルなのか確認をしたり、Google Driveに保存したり、何かと手間がかかりますよね。
しかも、各ファイルをフォルダ別けして格納する場合、どのフォルダに格納しなければならないファイルなのかチェックに時間がかかってしまうことはありませんか？
今回はこのような手間を解消すべく、Gmailに添付されているファイルを識別して自動保存できるOCR（画像読み取り機能）を活用した自動化術をご紹介します！
ファイルの内容に沿って保存先のフォルダを設定できるため、「とりあえず全部同じフォルダに保存してしまい、後々処理が大変…」という事態も回避できる可能性があります。
日々フォルダを綺麗に保つためにも、自動化を導入してみませんか？
[Yoomとは]
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する方法
まず、特定のキーワードが含まれているメールをGmailで受信したら、GmailのAPIを活用して添付ファイルを取得します。
次に、添付されているファイルの内容をAI-OCRで読み取り、メール内容を抽出した後、その内容に沿った言葉（ファイルの内容を表すに等しい言葉）を自動で生成しデータ化することが可能です。
最後にGoogle DriveのAPIを活用して生成した言葉と添付ファイルを取得し、生成した言葉を基に「請求書」「領収書」などで分岐したうえで、指定したフォルダにアップロード可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
- Gmailで受信したメールの添付ファイルを取得して文字を読み取り、テキスト生成し分岐する設定
- Google Driveにファイルをアップロードする設定
- トリガーボタンをONにして、GmailとGoogle Driveの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとGoogle Driveをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
GmailとYoomの連携
1.検索する
Gmailのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
Google DriveとYoomの連携
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Gmailで受信したメールの添付ファイルを取得して文字を読み取り、テキスト生成し分岐する設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.キーワードの設定
どのようなキーワードが含まれている件名のメールを検知するか指定します。
今回は検索演算子のORを活用し、領収書と請求書の2つをキーワードとして定めました。
6.テストの実行
事前にテスト用のメールにダミーの領収書や請求書ファイルを添付し、送信しておきましょう。その後、テストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
続けて、OCRでメールの内容を読み取る設定を行います。
1.画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
※「OCR機能」は有料プラン対応のアクションです。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.必須項目の設定
テンプレートを活用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
4.テストと保存
テストボタンを押します。
テスト成功と表示されます。これによりアップロードしたファイルのデータの読み取りが完了しました。
続けて、テキストを生成する設定を行います。
1.テキストを生成する
AIのアイコンの「テキストを生成する」をクリックします。
次へを押してください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.プロンプトの設定
AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
こちらに関してもテンプレートを活用しているため設定は完了しています。
3.テストの実行
赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。保存を押しましょう。
続けて、進行先切り替えの設定を行います。
1.進行先切り替え
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
2.確認する
この設定もテンプレートを活用しているため完了しています。画像と同じ状態になっているか確認しましょう。この設定をすることにより、請求書と領収書で保存先のフォルダを変更することが可能となります。
確認を終えたら保存を押しましょう。
ステップ4：Google Driveにファイルをアップロードする設定
1.アプリと連携する
まずは「請求書」で分岐した先のGoogle Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の設定
ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。
作成済みのフォルダが一覧表示されます。請求書を格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。
ファイル名は任意で設定しましょう。なお、送付されたメールの件名をそのままフォルダ名として設定することも可能です。
ボックスをクリックしてください。
Gmailのアイコンをクリックします。
件名をクリックで選択してください。
挿入できると画像のようになります。
文字を付け加えることも可能です。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
4.領収書
領収書に分岐した先のGoogle Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。
5.ファイル名設定
格納先フォルダなどは先ほどと同じように設定を行います。
ファイル名のみ「領収書」になるようにご注意ください。最後に保存を押します。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しGoogle Driveに保存する業務に手間を感じていませんか?
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でOCRが読み取り、内容に応じたフォルダへ自動で保存できます。
これにより、反復的なファイル管理業務の負担を減らすことができ、より重要な業務へ集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの手動保存や管理に課題を感じている方
- 請求書や注文書などの書類を扱う際の、ヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- OCR機能を活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で処理が実行されることで、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。
- AI機能を活用し、読み取った情報からファイル名を生成したり、テキストを要約したりします。
- 分岐機能を設定し、読み取ったテキスト内のキーワードなど、特定の条件に応じてその後の処理を振り分けます。
- 分岐した処理の先にGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションをそれぞれ設定し、ファイルを適切なフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件を柔軟にカスタマイズできます。
- 特定の送信元メールアドレスや、件名・本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「注文書」など）を指定することで、必要なメールのみを対象に自動化を実行できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
さらに自動化するには
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
指定したラベルのメールを受信したら起動する
今回は「指定したワードが件名に挿入されていたら」という条件をつけて起動するフローを作成しました。
しかし、「特にワードを定めず、ラベル別けした送付先から添付ファイル付きのメールを受信したら、とりあえず名前を付けて自動でアップロードしたい…」という場合もありますよね。
もちろん、Yoomはそのようなニーズにもお応えできます！
こちらは添付ファイルの有無で分岐をするフローです。
ラベル別けした送付先からメールを受信したら、添付ファイルがある場合のみ起動し、それ以降は同じように内容を読み取り添付ファイルに相応しいファイル名を生成することが可能です。
「送付されてくるファイルの量が多すぎるからファイルの内容に沿った名前で自動保存したい！」
「領収書、請求書など定期的に送付される書類を自動で保存してほしい！」
このフローを活用すれば、このようなお悩みを解決できるかもしれません。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存する
メインのフローボットとしてGoogle Driveに保存するテンプレートを紹介しましたが、Yoomは他のクラウドストレージとの連携も可能なため、Google DriveをBoxに変更した場合のフローも少しだけ紹介しましょう！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
ステップ1：Boxをマイアプリ連携
先ほどと同様にマイアプリから連携を行います。
BoxとYoomの連携
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.ログインする
Boxにログインします。
内容を確認した後、「許可」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
ステップ2：Boxへアップロードする場合
テンプレートをコピーしたら、冒頭で紹介した「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する」の「コマンドオペレーション」まで設定方法は同じとなります。
そのため、最後のBoxのアクションの設定方法のみを紹介します！
1.アプリと連携する
Boxのアイコンの「ファイルをアップロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
3.必須項目の設定
テンプレートを活用しているため設定は完了しています。
画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
なお、ファイル名の部分も設定済みですが、先ほどと同じように件名を流用したり、文字を挿入することが可能です。
4.テストの実行
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
続けて「領収書」で分岐した場合の設定を行いますが、請求書と手順は同じとなります。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに保存してSlackに通知する
最後に、Google Driveに保存した後、Slackの特定のチャンネルにその旨を通知するフローを紹介します。
このようなフローにすることで、請求書や領収書がアップロードされたことをSlackのメンバーと素早く共有できるはずです！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに保存してSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで添付ファイルを受信することが多い方
- 添付ファイルの管理をGoogle Driveで行っている方
- 手動による添付ファイルの確認やGoogle Driveにおけるファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveに保存して管理している場合、添付ファイルの保存漏れが発生する恐れがあります。
添付ファイルの保存漏れが発生することで、ファイルを探し出すのに時間がかかり、業務進行に影響を及ぼす可能性があります。
このフローでは、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、ファイルの種別に応じてGoogle Driveのフォルダへ保存しSlackに通知することができます。
Google Driveへのファイルの保存はOCRの内容を元に仕分けされるため、ファイル管理を効率化することが可能です。
また、Google Driveへのファイル保存後にSlackから通知されるため、チーム内の情報共有もスムーズに行えます。
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに保存してSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで添付ファイルを受信することが多い方
- 添付ファイルの管理をGoogle Driveで行っている方
- 手動による添付ファイルの確認やGoogle Driveにおけるファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの添付ファイルをGoogle Driveに保存して管理している場合、添付ファイルの保存漏れが発生する恐れがあります。
添付ファイルの保存漏れが発生することで、ファイルを探し出すのに時間がかかり、業務進行に影響を及ぼす可能性があります。
このフローでは、Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、ファイルの種別に応じてGoogle Driveのフォルダへ保存しSlackに通知することができます。
Google Driveへのファイルの保存はOCRの内容を元に仕分けされるため、ファイル管理を効率化することが可能です。
また、Google Driveへのファイル保存後にSlackから通知されるため、チーム内の情報共有もスムーズに行えます。
ステップ1：Slackをマイアプリ連携
先ほどと同様にマイアプリから連携を行いましょう！
SlackとYoomの連携
1.検索する
Slackのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
上記のような画面が表示されるので、連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。
Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：Slackへの送信する場合
テンプレートをコピーしたら、冒頭で紹介した「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Driveに自動保存する」の「アップロード」まで設定方法は同じとなります。
そのため、最後のSlackのアクションの設定方法のみを紹介します！
1.アプリと連携する
請求書で分岐した先のSlackのアイコンの「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
どのチャンネルにメッセージを送信するのか設定します。
請求書と領収書で受け取りチャンネルを変えたい場合は異なるチャンネルを指定することも可能です。
ボックスをクリックするとチャンネルが一覧表示されるので、通知を受け取りたいチャンネルを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。
3.メッセージ内容の確認
次はSlackに投稿するメッセージを設定します。
ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。
例としてGmailのデータをクリックして挿入しましょう。
ここで選択したデータがそのままSlackに通知されます。
挿入できると画像のようになります。
任意の文章を加えたり記号などを用いることで読みやすくなるため、デザインを変更するのがおすすめです。
なお、「請求書」を受け取ったことをわかりやすく伝えるため、例として請求書という文字を加えています。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.領収書の場合
なお、分岐先が領収書の場合も同様に設定を行ってください。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
GmailやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
他にも、GmailやGoogle Driveを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
Gmail宛に送信された添付ファイルをとりあえずGoogle Driveに自動保存できるテンプレートです。今回の紹介したフローのような詳細設定を行う必要がない場合にご活用ください。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
2.Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
OCRでファイルを読み取るため、添付ファイルの内容に沿ったファイル名を設定しやすくなります。どのような内容のファイルなのか素早く把握可能になるかもしれません。
■概要
Gmailで受信した請求書や契約書などの書類、手作業で内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類の情報をOCR機能で自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でGoogle Driveに格納するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や総務担当の方
- 書類の情報を手入力で転記し、ファイル名を変更する作業でのミスをなくしたい方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類のOCR処理からファイル名の変更、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記のミスや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、メールに添付されたPDFファイルなどから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、読み取った情報をもとにファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、特定の送信元アドレスや件名、本文に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：取引先名）など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、請求書番号や日付、金額など、読み取りたい項目を書類のレイアウトに合わせて任意で指定することが可能です。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意に指定できるだけでなく、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を自動で生成できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や契約書などの書類、手作業で内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類の情報をOCR機能で自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でGoogle Driveに格納するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や総務担当の方
- 書類の情報を手入力で転記し、ファイル名を変更する作業でのミスをなくしたい方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類のOCR処理からファイル名の変更、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記のミスや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、メールに添付されたPDFファイルなどから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、読み取った情報をもとにファイル名を変更して指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、特定の送信元アドレスや件名、本文に含まれるキーワードなどを指定し、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：取引先名）など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、請求書番号や日付、金額など、読み取りたい項目を書類のレイアウトに合わせて任意で指定することが可能です。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDを任意に指定できるだけでなく、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を自動で生成できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する
Google Driveをトリガーにすることもできます。例えば、取引先企業ごとの請求書送付用フォルダを作成し、そこに請求書をアップロードすると、請求書の保存と送付が同時に行えるようになります。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務で使用している方
・ファイル管理をGoogle Driveで行っている方
・案件や顧客ごとにフォルダ分けし、用途に応じてファイルを都度格納している方
2.Gmailを業務で使用している方
・日常的にGmailを使用してメールを送付している方
・Google DriveとGmailを連携して業務の効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにアップロードされたファイルをメール送付する際、都度Google Driveを確認する必要があり手間です。
急ぎの作業が並行して進んでいる場合、確認の手間もあり業務の効率が落ちてしまいます。
このテンプレートは、Google Driveの特定のフォルダにファイルがアップロードされると自動的にファイルをダウンロードします。
Gmailにダウンロードされたファイルを添付し、送付することができるためGoogle Driveへアクセスする必要がなくなります。
Google DriveのフォルダやGmailの宛先、メール内容は特定のメンバーや取引先別に任意で設定することができます。
■注意事項
・Google DriveとGmailを連携してください。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveを業務で使用している方
・ファイル管理をGoogle Driveで行っている方
・案件や顧客ごとにフォルダ分けし、用途に応じてファイルを都度格納している方
2.Gmailを業務で使用している方
・日常的にGmailを使用してメールを送付している方
・Google DriveとGmailを連携して業務の効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにアップロードされたファイルをメール送付する際、都度Google Driveを確認する必要があり手間です。
急ぎの作業が並行して進んでいる場合、確認の手間もあり業務の効率が落ちてしまいます。
このテンプレートは、Google Driveの特定のフォルダにファイルがアップロードされると自動的にファイルをダウンロードします。
Gmailにダウンロードされたファイルを添付し、送付することができるためGoogle Driveへアクセスする必要がなくなります。
Google DriveのフォルダやGmailの宛先、メール内容は特定のメンバーや取引先別に任意で設定することができます。
■注意事項
・Google DriveとGmailを連携してください。
まとめ
Gmailの添付ファイルをAI-OCRで読み取ることで、内容を識別することができ、それに伴った分岐を設定可能となります。これにより保存先のフォルダを分別可能です！
自動的にGoogle Driveに保存するだけではなく、自動でフォルダ別けもできるため、「気づいたらフォルダの中が雑然としていた…」という事態も回避できるかもしれません。
今回紹介したような添付ファイルを自動保存できる連携術は、業務のスピードアップにも貢献するはずです。
また、Gmailで受信した添付ファイルを自動保存できるのは、Google Driveだけではありません。他のクラウドストレージとも連携できる上、通知ツールとの組み合わせも可能です。
普段活用しているアプリと組み合わせることができれば業務効率の向上にも繋がりますよね！ぜひこの機会Yoomを試してみませんか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
