GmailとBoxを連携して、Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する方法

ステップ1:Boxをマイアプリ登録

BoxをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズです。

まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索欄でBoxを検索するか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、「メールアドレス」と「パスワード」を入力してください。

以下の画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。

Boxがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下のページから変更してください。
最初に、Gmailに添付された書類データを受信する設定を行うため、「メールが届いたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGmailのトリガー設定とその後に続くBoxのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
こちらでは、Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する設定を行います。

スクロールし、以下の設定を行いましょう。
転送設定はこちらを参照してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「受信用アドレスの作成」→自身で設定したアドレスを入力

設定できたら、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、テスト用にGmailのアドレスに添付ファイル付きのメールを送信してください。
送信したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、添付ファイルがある場合とそうでない場合とで分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐は一部有料プランで利用可能な機能です。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→メールが届いたら
• 「アウトプット」→添付ファイル1

分岐条件

「添付ファイル1」、「アウトプットが空でない」

確認できたら、「保存」をクリックします。

続いて、Gmailの添付ファイルから文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
• 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
  

注意事項を確認してください。

スクロールし、「ファイルの添付方法」を選択しましょう。
取得した値を使用するため、以下のように設定してください。

次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回はファイル名を更新する際に、「書類タイトル」と「氏名」を活用したいので、以下のように設定しました。
任意で設定してください。

使用するAIを任意で選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Boxにファイルをアップロードする設定を行うため、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Boxと連携するアカウント情報」→間違いがないか確認
• 「アクション」→ファイルをアップロード
  

以下の画面が表示されるので、「ファイル名」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを使用することで、自動的にファイル名を作成できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下は例ですので任意で設定しましょう。
※拡張子を含んだファイル名を記載してください。

スクロールし、「格納先フォルダのコンテンツID」を設定してください。
説明に従って設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、「ファイルの添付方法」を設定します。
アウトプットを活用するので、以下のように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、GmailとBoxの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGmailとBoxを使った自動化の例

他にもGmailとBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存するフローです。
こちらはGmailの特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、フローボットが起動する設定になっているため、「書類」や「請求書」などのキーワードを設定できます。
Gmailの特定のキーワードを活用することで、業務のニーズに合わせた運用が可能です。

2.Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、自動的にGmailにメールを送付するフローです。
BoxへのファイルアップロードをトリガーにGmailにメールを送付できるため、ファイル内容をスピーディーに確認したい方におすすめです。
ファイルを格納するたびに、Gmailで「ご確認をお願いいたします。」と送信する必要がなくなります。

3.Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動し、Gmailに自動通知するフローです。
‍毎月指定したスケジュールでBoxの特定フォルダをアーカイブに移動させ、Google スプレッドシートに格納し、Gmailに通知できるため、作業負担を軽減できます。
作業完了後のファイルがアーカイブとして残るため、検索しやすくなるでしょう。

GmailとBoxの連携メリットと具体例

メリット1:手作業によるファイル名の作成ミスを防止する

手動によるファイル名の作成や保存先にファイルを格納するのは、ミスが発生しやすくなる原因の一つです。
たとえば、膨大な書類を格納する場合、少しのミスで書類を紛失するなど後続業務に影響を及ぼしかねません。
しかし、<span class="mark-yellow">Gmailに添付されたファイルデータをOCRで読み取り、ファイル名を更新してBoxに格納する自動化を導入すれば、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。</span>
OCR機能を活用することで、正確なファイル情報を取得できるため、ファイル名を間違える心配がなくなるはずです。

メリット2:ファイル名が統一される

社内でファイル名の作成にバラつきがあると、統一性がなくなり、必要な書類の確認手間がかかるかもしれません。
たとえば、総務部では「氏名_書類名.pdf」、営業部では「契約日_顧客名.pdf」というようにバラバラにファイル名が作成されると、検索しにくくなるでしょう。
しかし、<span class="mark-yellow">OCRを活用したファイル情報の自動取得により、「書類タイトル_氏名.pdf」と統一したファイル名を作成できます。</span>
これにより、添付ファイルが届くたびに、書類の命名を行う必要がなくなり、担当者の作業負担を軽減できるかもしれません。

メリット3:書類を探す時間を短縮できる

必要なファイルをBoxから探すときに、ファイルが見つからないと、業務を滞らせる可能性があるでしょう。
手作業によるファイルの格納は、ファイル名のルールが不明確であったり、付け忘れたりすることもあるはずです。
しかし、自動化によってファイルをリネームすることで、正しい名前を付けることができるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">人事部では「社員名_雇用契約書.pdf」と統一しておくと、契約書を探す時間を大幅に短縮できるかもしれません。</span>

まとめ

ファイル名にバラつきが生じると、業務の効率が悪くなるかもしれません。
しかし、OCRを活用してファイル情報を取得し、リネームする自動化を活用すれば、統一されたファイル名を作成できるでしょう。
これにより、必要な書類をスピーディーに確認したい場合でも、簡単に検索できるはずです。
また、手作業による手間が省け、ファイル名の作成ミスやファイルの格納漏れを防ぐことが期待できます。
このように、担当者の負担を軽減しつつ、書類整理の正確性を向上できるでしょう。

ファイル管理を効率化させるために、Yoomの自動化を導入してみてください。