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ファイル名の付け間違いやファイルの格納ミスにより、確認したいファイルを見つけられないといったことはありませんか？
そこで今回はGmailとBoxを連携し、Gmailに添付されたファイルをOCRで読み取り、ファイル名を更新してBoxに格納する自動化を解説します。
この自動化により、手作業による負担が軽減され、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
また、OCRを活用して書類データを取得することで、手動よりも正確にデータを取得できるはずです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
添付された書類データをGmailのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCR機能と組み合わせることで、ファイル名を更新することができます。
また、Boxが提供するAPIを用いることで、ファイルを格納することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BoxをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うと、自動化設定がスムーズです。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索欄でBoxを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、「メールアドレス」と「パスワード」を入力してください。
以下の画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
Boxがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下のページから変更してください。
最初に、Gmailに添付された書類データを受信する設定を行うため、「メールが届いたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
こちらでは、Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する設定を行います。
スクロールし、以下の設定を行いましょう。
転送設定はこちらを参照してください。
設定できたら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、テスト用にGmailのアドレスに添付ファイル付きのメールを送信してください。
送信したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、添付ファイルがある場合とそうでない場合とで分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐は一部有料プランで利用可能な機能です。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
「添付ファイル1」、「アウトプットが空でない」
確認できたら、「保存」をクリックします。
続いて、Gmailの添付ファイルから文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
注意事項を確認してください。
スクロールし、「ファイルの添付方法」を選択しましょう。
取得した値を使用するため、以下のように設定してください。
次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回はファイル名を更新する際に、「書類タイトル」と「氏名」を活用したいので、以下のように設定しました。
任意で設定してください。
使用するAIを任意で選択しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Boxにファイルをアップロードする設定を行うため、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「ファイル名」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを使用することで、自動的にファイル名を作成できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下は例ですので任意で設定しましょう。
※拡張子を含んだファイル名を記載してください。
スクロールし、「格納先フォルダのコンテンツID」を設定してください。
説明に従って設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、「ファイルの添付方法」を設定します。
アウトプットを活用するので、以下のように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもGmailとBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存するフローです。
こちらはGmailの特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、フローボットが起動する設定になっているため、「書類」や「請求書」などのキーワードを設定できます。
Gmailの特定のキーワードを活用することで、業務のニーズに合わせた運用が可能です。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
2.Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、自動的にGmailにメールを送付するフローです。
BoxへのファイルアップロードをトリガーにGmailにメールを送付できるため、ファイル内容をスピーディーに確認したい方におすすめです。
ファイルを格納するたびに、Gmailで「ご確認をお願いいたします。」と送信する必要がなくなります。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動し、Gmailに自動通知するフローです。
毎月指定したスケジュールでBoxの特定フォルダをアーカイブに移動させ、Google スプレッドシートに格納し、Gmailに通知できるため、作業負担を軽減できます。
作業完了後のファイルがアーカイブとして残るため、検索しやすくなるでしょう。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
手動によるファイル名の作成や保存先にファイルを格納するのは、ミスが発生しやすくなる原因の一つです。
たとえば、膨大な書類を格納する場合、少しのミスで書類を紛失するなど後続業務に影響を及ぼしかねません。
しかし、Gmailに添付されたファイルデータをOCRで読み取り、ファイル名を更新してBoxに格納する自動化を導入すれば、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
OCR機能を活用することで、正確なファイル情報を取得できるため、ファイル名を間違える心配がなくなるはずです。
社内でファイル名の作成にバラつきがあると、統一性がなくなり、必要な書類の確認手間がかかるかもしれません。
たとえば、総務部では「氏名_書類名.pdf」、営業部では「契約日_顧客名.pdf」というようにバラバラにファイル名が作成されると、検索しにくくなるでしょう。
しかし、OCRを活用したファイル情報の自動取得により、「書類タイトル_氏名.pdf」と統一したファイル名を作成できます。
これにより、添付ファイルが届くたびに、書類の命名を行う必要がなくなり、担当者の作業負担を軽減できるかもしれません。
必要なファイルをBoxから探すときに、ファイルが見つからないと、業務を滞らせる可能性があるでしょう。
手作業によるファイルの格納は、ファイル名のルールが不明確であったり、付け忘れたりすることもあるはずです。
しかし、自動化によってファイルをリネームすることで、正しい名前を付けることができるでしょう。
たとえば、人事部では「社員名_雇用契約書.pdf」と統一しておくと、契約書を探す時間を大幅に短縮できるかもしれません。
ファイル名にバラつきが生じると、業務の効率が悪くなるかもしれません。
しかし、OCRを活用してファイル情報を取得し、リネームする自動化を活用すれば、統一されたファイル名を作成できるでしょう。
これにより、必要な書類をスピーディーに確認したい場合でも、簡単に検索できるはずです。
また、手作業による手間が省け、ファイル名の作成ミスやファイルの格納漏れを防ぐことが期待できます。
このように、担当者の負担を軽減しつつ、書類整理の正確性を向上できるでしょう。
ファイル管理を効率化させるために、Yoomの自動化を導入してみてください。
