Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知する

■概要

Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• 複数プロジェクトのフォルダをBoxで管理している方
• 毎月発生するフォルダのアーカイブ作業を効率化したい方
• アーカイブしたフォルダ情報を手動でチームメンバーに通知している方

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■このテンプレートを使うメリット

Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。

このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。

フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。