Googleスプレッドシート×Gmail活用術！PDF変換して自動送信する設定手順

ステップ1：Google スプレッドシートとGoogleドキュメント、Gmailをマイアプリに登録する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシートをクリックします。
(3)Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。

(4)上記と同様にGoogleドキュメントとGmailも連携を行います。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogleドキュメント、Gmailが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。

曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！

• 日付指定

• Cron設定

Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。

Cron設定の設定方法

スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Google スプレッドシートと連携し、レコードを取得する

次は、Google スプレッドシートと連携してレコードを取得します。
下の画像が今回使用するGoogle スプレッドシートです。

それでは先ほどの設定に戻ります。
(1)「レコードを取得する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。

下へ進み、赤線を確認の上、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコード条件をプルダウンから選択します。
下の画像では集計の値を取得するために「集計」と入力しています。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで条件を増やすこともできますよ！

入力が完了したら、「テスト」を行いましょう。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Googleドキュメントと連携し、書類を発行する

次は、Googleドキュメントと連携して書類を発行します。
(1)「書類を発行する」をクリックします。

(2)「書類の連携」画面から、Googleドキュメントと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名は画像のように、日付を使用することで、自動で当日の日付を入れることができます！

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ5：Gmailと連携し、メールを送信する

次は、Gmailと連携してメールを送信します。
(1)「メールを送る」をクリックします。

(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する」フローボットの完成です！

「意外と簡単にできた！」という方は下のフローもおすすめ！
工程は先ほどとほぼ同じやり方です。ただアプリを変えただけなんです。
…ということは、やり方が分かれば好きなアプリに変えられるということ！

テンプレートを使って簡単に作ってみましょう！

指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

まずは指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する方法を簡単にご紹介します。
先ほどご紹介したフローと同じように以下のテンプレートをコピーしてください。

(1)「レコードを取得する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。

下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。

• ファイルの保存場所：プルダウンから選択
• ドライブID：候補から選択
• ファイル名（任意）：直接入力
• アイテムID：候補から選択
• シート名：候補から選択
• テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

その後の工程は先ほどと一緒です！

指定日時にkintoneのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

次は、指定日時にkintoneのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する方法をご紹介します。以下のテンプレートをコピーして使用してください。

(1)「レコードを取得する」をクリックします。

(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままで「次へ」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、アプリIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコードの条件を入力します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

この２つのフローを活用すれば、Microsoft Excel、kintoneのデータも自動でGmailからPDFファイルを送信できますね！

Gmailを使ったその他の自動化例

他にもGmailを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！

1.Googleカレンダーから予定一覧を取得し、AI機能で日報を生成してGmailで送信する

GoogleカレンダーとGmailを連携し、AI機能を活用することで、予定管理と報告作業を自動化することができます！
自動化することで、報告書作成にかかる時間を減らすことができるでしょう。

2.Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する

このフローを活用することで、データ入力やメール送信の手間を省くことができます。また、手作業を減らすことで、入力ミスや送信漏れのリスクも削減できるでしょう。
このフローはイベント運営者やバックオフィスの方に特におすすめです！

3.Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する

Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailに送付するフローです。この自動化により、転記ミスや送信漏れのリスクを防止できるでしょう。
また、反復的な作業を減らすことができるため、時間の節約も期待できます！

さらに、Gmailを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Gmailを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

手作業でのメール送信は、時間も手間もかかるうえ、ミスが発生するリスクが起こりやすいですよね…。
しかし、Google スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDFに変換してGmailで送信するフローを活用すれば、その負担は軽減できるでしょう！
今回紹介した方法を活用すれば、スケジュール設定することで、自動でGoogle スプレッドシートの情報を取得し、メール送信まで自動化できるため、業務の効率化はもちろん、ミス防止にもつながりますよ。
興味を持たれた方は、ぜひこのフローを使って、あなたの「手間」を自動化してみてくださいね！