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Yoomには指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFデータに変換後にGmailで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的に更新されるデータをチームに共有したり、決まった時間にレポートを送信したり…。
こうした業務を自動化できたら、どれだけ楽になるでしょうか？
そんなあなたにおすすめです！
Google スプレッドシートの情報を指定のタイミングで取得し、自動でPDFに変換してGmailで送信する方法があります！
しかもプログラミングの知識は不要で、設定さえ済ませてしまえば、あとはシステムが自動でメールを送信してくれます。
この記事では「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータをPDF化し、Gmailで送信する方法」をステップごとにわかりやすく解説します！
Gmailで定期的にメールを送信する際、「送信日時を設定」機能を使うのが一般的な方法といえます。
ただ、繰り返して送信したいという場合、どうしてもその都度手動で設定を行う必要があります。
それ以外の方法だと、「Google Apps Script」や「Chrome拡張機能」などの外部ツールを利用する必要がありますが、こちらは設定が複雑になりがちです。
気軽かつ正確にメールを送信したいなら、ノーコード自動化ツールYoomがあなたの助けになるはずです。
[Yoomとは]
指定日時を設定することで、Google スプレッドシートの情報を自動で取得し、PDFに変換後、Gmailで送信できます！
これにより、書類の作成から送信まで一貫して行うことができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
なお、GoogleドキュメントとGmailのアプリ登録も、Google スプレッドシートと同様の手順で設定できます！
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！
Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。
スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
次は、Google スプレッドシートと連携してレコードを取得します。
下の画像が今回使用するGoogle スプレッドシートです。
それでは先ほどの設定に戻ります。
(1)「レコードを取得する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。
下へ進み、赤線を確認の上、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコード条件をプルダウンから選択します。
下の画像では集計の値を取得するために「集計」と入力しています。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで条件を増やすこともできますよ！
入力が完了したら、「テスト」を行いましょう。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
次は、Googleドキュメントと連携して書類を発行します。
(1)「書類を発行する」をクリックします。
(2)「書類の連携」画面から、Googleドキュメントと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名は画像のように、日付を使用することで、自動で当日の日付を入れることができます！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
次は、Gmailと連携してメールを送信します。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する」フローボットの完成です！
他にもGmailを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
さらに、Gmailを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
手作業でのメール送信は、時間も手間もかかるうえ、ミスが発生するリスクが起こりやすいですよね…。
しかし、Google スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDFに変換してGmailで送信するフローを活用すれば、その負担は軽減できるでしょう！
今回紹介した方法を活用すれば、スケジュール設定することで、自動でGoogle スプレッドシートの情報を取得し、メール送信まで自動化できるため、業務の効率化はもちろん、ミス防止にもつながりますよ。
興味を持たれた方は、ぜひこのフローを使って、あなたの「手間」を自動化してみてくださいね！
関連記事：Google Driveと連携したフローを紹介した記事
Q：雛形書類はどう作りますか？
A：雛形書類は「Google ドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Microsoft Excel」で用意できます。
置換したい箇所（アクションごとに取得した値を引用する箇所）を{}で囲むことで、フローボット起動ごとに異なる値が{}部分に反映されます。
詳しい設定方法は下記をご確認ください。
Q：PDF以外の書類も作成できますか？
A：発行される書類は、「PDFの書類」「雛形と同じ形式の書類」の2つが作成・保存される仕様となっています。そのため、GoogleドキュメントやMicrosoft Excelで書類を発行した場合、 PDF形式以外に『.docx』などの形式の書類も発行されます。
Q：連携がエラーになった場合どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。
メールには、エラーになったフローボットのリンクが掲載されています。
リンクからエラー箇所と原因を確認し、修正が必要な場合は、こちらをご確認ください。
また、自動での再実行は行われませんが、手動での再実行を行うことができます。
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