Yoom活用術

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2025-11-05

Google スプレッドシート×Gmail活用術！PDF変換後にメールを自動送信する方法

Tomomi Aizawa

とにかく早く試したい方へ
定期的なメール送信を確実に行うには？
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する方法
Gmailを使ったその他の自動化例
まとめ
よくあるご質問

とにかく早く試したい方へ

Yoomには指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFデータに変換後にGmailで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

試してみる

■概要
定期的なレポート作成や請求書発行の際に、Google スプレッドシートのデータを手作業でPDFに変換し、Gmailで送信する作業に手間を感じていませんか。
毎回同じ作業の繰り返しは、時間的なコストがかかるだけでなく、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから自動でデータを取得し、PDF化した書類をGmailで送信する一連の流れを自動化し、こうした課題を解決に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートのデータを基にした定期レポート作成を効率化したい方
請求書などの帳票をGoogleドキュメントで作成し、Gmailで手動送付している方
手作業によるデータの転記ミスやメールの送信漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
データ取得から書類作成、メール送信までを自動化することで、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します
次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで取得したデータを基にPDFを作成します
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで作成したPDFを添付してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーは、実行したい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
Google スプレッドシートは、データを取得する対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で指定できます。
書類を発行する機能では、元となるGoogleドキュメントの雛形や、発行する書類のファイル名などを任意で設定できます。
Gmailでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定でき、件名や本文には、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込むことも可能です。

■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。

詳細を見る  試してみる

定期的に更新されるデータをチームに共有したり、決まった時間にレポートを送信したり…。
こうした業務を自動化できたら、どれだけ楽になるでしょうか？
そんなあなたにおすすめです！
Google スプレッドシートの情報を指定のタイミングで取得し、自動でPDFに変換してGmailで送信する方法があります！
しかもプログラミングの知識は不要で、設定さえ済ませてしまえば、あとはシステムが自動でメールを送信してくれます。
この記事では「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータをPDF化し、Gmailで送信する方法」をステップごとにわかりやすく解説します！

定期的なメール送信を確実に行うには？

Gmailで定期的にメールを送信する際、「送信日時を設定」機能を使うのが一般的な方法といえます。
ただ、繰り返して送信したいという場合、どうしてもその都度手動で設定を行う必要があります。
それ以外の方法だと、「Google Apps Script」や「Chrome拡張機能」などの外部ツールを利用する必要がありますが、こちらは設定が複雑になりがちです。
気軽かつ正確にメールを送信したいなら、ノーコード自動化ツールYoomがあなたの助けになるはずです。

[Yoomとは]

指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する方法

指定日時を設定することで、Google スプレッドシートの情報を自動で取得し、PDFに変換後、Gmailで送信できます！
これにより、書類の作成から送信まで一貫して行うことができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとGoogleドキュメント、Gmailをマイアプリに登録する
スケジュールトリガーの設定
Google スプレッドシートと連携し、レコードを取得する
Googleドキュメントと連携し、書類を発行する
Gmailと連携し、メールを送信する

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

試してみる

■概要
定期的なレポート作成や請求書発行の際に、Google スプレッドシートのデータを手作業でPDFに変換し、Gmailで送信する作業に手間を感じていませんか。
毎回同じ作業の繰り返しは、時間的なコストがかかるだけでなく、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから自動でデータを取得し、PDF化した書類をGmailで送信する一連の流れを自動化し、こうした課題を解決に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートのデータを基にした定期レポート作成を効率化したい方
請求書などの帳票をGoogleドキュメントで作成し、Gmailで手動送付している方
手作業によるデータの転記ミスやメールの送信漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
データ取得から書類作成、メール送信までを自動化することで、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します
次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで取得したデータを基にPDFを作成します
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで作成したPDFを添付してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーは、実行したい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
Google スプレッドシートは、データを取得する対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で指定できます。
書類を発行する機能では、元となるGoogleドキュメントの雛形や、発行する書類のファイル名などを任意で設定できます。
Gmailでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定でき、件名や本文には、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込むことも可能です。

■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。

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ステップ1：Google スプレッドシートとGoogleドキュメント、Gmailをマイアプリに登録する

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

なお、GoogleドキュメントとGmailのアプリ登録も、Google スプレッドシートと同様の手順で設定できます！

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：スケジュールトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

試してみる

■概要
定期的なレポート作成や請求書発行の際に、Google スプレッドシートのデータを手作業でPDFに変換し、Gmailで送信する作業に手間を感じていませんか。
毎回同じ作業の繰り返しは、時間的なコストがかかるだけでなく、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから自動でデータを取得し、PDF化した書類をGmailで送信する一連の流れを自動化し、こうした課題を解決に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートのデータを基にした定期レポート作成を効率化したい方
請求書などの帳票をGoogleドキュメントで作成し、Gmailで手動送付している方
手作業によるデータの転記ミスやメールの送信漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
データ取得から書類作成、メール送信までを自動化することで、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します
次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで取得したデータを基にPDFを作成します
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで作成したPDFを添付してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーは、実行したい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
Google スプレッドシートは、データを取得する対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で指定できます。
書類を発行する機能では、元となるGoogleドキュメントの雛形や、発行する書類のファイル名などを任意で設定できます。
Gmailでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定でき、件名や本文には、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込むことも可能です。

■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。

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スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。

曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！

日付指定

Cron設定

Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。

Cron設定の設定方法

スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Google スプレッドシートと連携し、レコードを取得する

次は、Google スプレッドシートと連携してレコードを取得します。
下の画像が今回使用するGoogle スプレッドシートです。

それでは先ほどの設定に戻ります。
(1)「レコードを取得する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。

下へ進み、赤線を確認の上、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコード条件をプルダウンから選択します。
下の画像では集計の値を取得するために「集計」と入力しています。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで条件を増やすこともできますよ！

入力が完了したら、「テスト」を行いましょう。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Googleドキュメントと連携し、書類を発行する

次は、Googleドキュメントと連携して書類を発行します。
(1)「書類を発行する」をクリックします。

(2)「書類の連携」画面から、Googleドキュメントと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名は画像のように、日付を使用することで、自動で当日の日付を入れることができます！

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ5：Gmailと連携し、メールを送信する

次は、Gmailと連携してメールを送信します。
(1)「メールを送る」をクリックします。

(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する」フローボットの完成です！

Gmailを使ったその他の自動化例

他にもGmailを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！

Gmailで特定ラベルのメッセージを受信したら、Discordに通知する

試してみる

■概要
Gmailで受信する重要なメールの確認漏れや、チームへの共有遅延に課題を感じていませんか？特定のメールを常に監視し、手動で通知するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、自動でDiscordに通知を送信できます。手作業による確認や転送の手間をなくし、重要な情報をスムーズにチームへ共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する重要なメールの確認や共有に手間を感じている方
特定のメールを見逃さず、迅速にチームへ共有したいと考えている方
GmailとDiscordを手作業で連携させており、通知業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に自動で通知されるため、手動での確認や転送作業に費やしていた時間を短縮できます
重要なメールの見落としや、チームへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、通知の対象としたいメールラベルを任意で設定してください
Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、Gmailで受信したメールの件名や本文を変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Smartsheetで行が追加されたら、Gmailでメールを送信する

試してみる

‍■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。
このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でGmailからメール送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
手動でのメール作成や送信による宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGmailをYoomと連携します
次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、Smartsheetに追加された行の情報を引用したメールを自動で送信できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスを任意の内容に設定してください。Smartsheetから取得した情報を本文に含めることも可能です。
■注意事項‍
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

試してみる

■概要
定期的な報告業務などで、Microsoft Excelのデータを手作業でPDFに変換し、Gmailで送信する作業に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながらも、毎回同じ手順を繰り返す必要があり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelのデータを自動で取得し、PDFに変換後、Gmailで関係者に送信する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelを使った定期報告書を、PDF化して手動でメール送信している方
定型的なレポート作成業務の時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
Gmailでの定期的な情報共有における送信忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット
指定日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF変換、メール送信にかかる時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記ミスや添付ファイルの選択ミス、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したい日時を設定します。
次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいデータを取得します。
続けて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで取得したデータを元にPDF書類を作成します。
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで作成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、実行したい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
Microsoft Excelでデータを取得する際に、対象のファイルやシート、取得するデータの範囲などを任意で設定してください。
Googleドキュメントで書類を発行する際に、元となるテンプレート書類や、発行するPDFのファイル名などを任意で設定してください。
Gmailでメールを送信する際に、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文を任意で設定してください。本文にはMicrosoft Excelから取得した値を埋め込むことも可能です。

■注意事項
Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記の「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。

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Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成する

試してみる

■概要
Gmailで受け取ったタスク依頼や問い合わせなどを、Trelloへ一件ずつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に、その内容をAIが自動で読み取りTrelloへ新規カードを作成するため、タスク管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受けた依頼をTrelloで管理しており、転記作業を自動化したい方
メールの見落としやTrelloへの登録漏れによるタスク管理の課題を抱えている方
問い合わせ対応やプロジェクト管理の初動を迅速かつ正確に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、タスクの登録漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ
はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
その後、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文などからカード作成に必要な情報を抽出します。
次に、オペレーションでTrelloの「ボードのリスト一覧を取得する」アクションを設定し、カードを追加したいリストを指定します。
最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を元にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
AI機能のオペレーションでは、Gmailで受信したメールの件名や本文から、Trelloカードのタイトルや説明文として抽出したい項目を任意で設定可能です。
Trelloでカードを作成するオペレーションでは、カードを追加したいボードIDやリストIDを任意で設定してください。

■注意事項
Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください

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Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知する

試してみる

■概要
社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを活用しているものの、多数のスペースでのやり取りで重要なメッセージを見逃してしまうことはありませんか？複数のツールを確認する手間も、見落としのリスクも避けたいところです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のスペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でGmailに通知することが可能となり、情報共有の漏れを防ぎ、円滑なコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatを多用しており、重要な通知の見落としを防ぎたいと考えている方
Gmailをメインの通知ハブとして活用し、情報管理を一元化したいチームリーダーの方
手動での情報転記や確認作業を減らし、コミュニケーションを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット
Google Chatのメッセージが自動でGmailに送信されるため、重要な連絡の見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
コミュニケーションの履歴をGmailに集約できるため、後から情報を探し出す際の手間を減らし、確認作業の効率化に繋がります。

■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとGmailをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Google Chatで受信したメッセージの内容を通知するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、通知の検知対象としたいスペースを任意で指定することが可能です。
Gmailで送信するメールの件名や本文は自由にカスタマイズでき、Google Chatの送信者やメッセージ内容といった必要な情報を組み込んで設定できます。

■注意事項
Google Chat、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する

試してみる

■概要
Bubbleでアプリケーションを開発・運用する中で、新しいデータ（Thing）が作成されるたびに手動で関係者に通知を送る作業は、手間がかかり見落としのリスクも伴います。特に迅速な情報共有が求められる場面では、この作業が大きな負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、BubbleでThingが作成されたことをトリガーに、Gmailから自動でメール通知を送信するフローを構築でき、通知業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
Bubbleで開発したアプリのデータ作成通知を自動化したいと考えている開発者の方
BubbleとGmailを連携させ、手作業でのメール連絡を効率化したいチームリーダーの方
ノーコードツールを活用して、日々の通知業務の抜け漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
BubbleでThingが作成されると自動でGmailからメールが送信されるため、これまで手作業での通知作成に費やしていた時間を短縮できます。
通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ
はじめに、BubbleとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでBubbleを選択し、「Thingが作成されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい内容を組み立てます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知したいメールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意で設定してください。

■注意事項
Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する

試してみる

■概要
Gmailで受信したJPG画像ファイルを都度手作業でPDFに変換し、Microsoft Teamsへ転送する作業は、手間がかかり、時にはファイル形式の確認漏れや宛先間違いといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたJPG画像ファイルを自動でPDFに変換し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへスムーズに転送できるようになり、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する画像ファイルをPDF化し、Microsoft Teamsで共有する業務が多い方
ファイル形式の変換や転送作業を手作業で行っており、時間や手間を削減したいと考えている方
Microsoft Teamsを日常的に使用し、チーム内での迅速な情報共有を重視している方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からPDF変換、Microsoft Teamsへの通知までの一連の作業が自動化されるため、手作業による業務時間を短縮することができます。
手動でのファイル操作や宛先指定といった作業がなくなることで、変換ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、JPGファイルが添付されていそうなメールを特定するためのラベルを指定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがJPGである場合に後続の処理に進むよう条件を設定します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、JPGファイルをPDFファイルに変換する操作を行います。
次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルをアップロードします。
最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、アップロードされたPDFファイルを指定のチャネルにメッセージと共に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを受信した際にフローを起動させるかを任意で設定してください。
分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えばメールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を継続するなど、より詳細な条件を設定することが可能です。
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際に使用するファイル変換サイトのURLや、画面上の操作対象（ボタンのクリック箇所など）を正確に設定する必要があります。
Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャネルの指定や、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、受信したメールの件名や差出人といった動的な情報を含めるようにカスタマイズが可能です。
■注意事項
Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

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GmailでJPGを受信したら、Wordに変換してDropboxに格納する

試してみる

■概要
画像ファイルで受け取った資料のテキストを手作業でWordに書き起こす作業に、手間を感じてはいないでしょうか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したJPGファイルを自動でWordに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納する処理を自動化できます。JPGからWordへの面倒な変換作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。
‍
■このテンプレートをおすすめする方
取引先からGmailで届くJPG形式の書類をWordに変換する作業に追われている方
手作業によるjpg to wordの変換に伴う、転記ミスや時間のロスをなくしたい方
画像ファイル内のテキスト情報を効率的にデータ化し、管理したいと考えている方
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■このテンプレートを使うメリット
GmailでJPGファイルを受信するだけで自動でWordに変換されるため、これまで手作業で行っていた文字起こしの時間を削減できます。
人の手による転記作業がなくなることで、入力ミスや変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
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■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したJPGファイルをWordに変換する処理を自動化します
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
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■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。これにより、特定の送信者や内容のメールのみを対象に自動化が可能です。
Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのパスを任意で設定してください。案件ごとや日付ごとにフォルダを分けるなど、管理しやすい形に整理できます。
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■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。

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フォームから送信されたCSVの文字コードを変換し、Gmailで送信する

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■概要
フォームから受け取ったCSVデータの文字コード変換や、その後のメール送信を手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにCSVの文字コード変換とGmailへの自動送信を実現し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集したCSVデータの文字コード変換とメール送信を頻繁に行う方
手作業によるデータ加工やメール作成業務に課題を感じている担当者の方
定型的なデータ処理と通知業務を自動化し、コア業務に注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信後のCSV文字コード変換からGmailでの送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業による文字コードの変換ミスや、宛先・添付ファイルのミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「CSVを操作する」アクションでフォームから受け取ったCSVファイルの文字コードを変換します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、文字コード変換後のCSVファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームの設定では、収集したい情報に合わせて質問項目を任意に作成、編集できます。
AI機能を用いたCSV操作の設定では、フローボットに渡すCSVファイルの添付方法や、文字コード変換の具体的な指示（プロンプト）を業務内容に応じてカスタムできます。
Gmailでのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）、件名、本文などを固定値で設定するだけでなく、フォームの入力内容や他のオペレーション結果（アウトプット）を組み込んで動的にカスタムできます。
■注意事項
GmailとYoomを連携してください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら

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Gmailでメールを受信したらSmartsheetに行を追加する

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■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Smartsheetへ自動で行を追加する処理を実現します。定型的な転記作業を自動化し、データの正確性を保ちながら業務の効率化を進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方
Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方
GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信すると自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性が向上します
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、自動化したい処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、どのラベルが付与されたメールを受信した際にフローボットを起動させるか、任意のラベルを指定してください
Smartsheetのオペレーション設定で、どのシートに行を追加するかを指定します。また、シートの各列に、Gmailの件名、本文、送信者など、どの情報を反映させるかを任意で設定してください
■注意事項‍
GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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さらに、Gmailを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Gmailを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

手作業でのメール送信は、時間も手間もかかるうえ、ミスが発生するリスクが起こりやすいですよね…。
しかし、Google スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDFに変換してGmailで送信するフローを活用すれば、その負担は軽減できるでしょう！
今回紹介した方法を活用すれば、スケジュール設定することで、自動でGoogle スプレッドシートの情報を取得し、メール送信まで自動化できるため、業務の効率化はもちろん、ミス防止にもつながりますよ。
興味を持たれた方は、ぜひこのフローを使って、あなたの「手間」を自動化してみてくださいね！

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