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とにかく早く試したい方へ
Yoomには指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFデータに変換後にGmailで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
定期的に更新されるデータをチームに共有したり、決まった時間にレポートを送信したり…。
こうした業務を自動化できたら、どれだけ楽になるでしょうか？
そんなあなたにおすすめです！
Google スプレッドシートの情報を指定のタイミングで取得し、自動でPDFに変換してGmailで送信する方法があります！
しかもプログラミングの知識は不要で、設定さえ済ませてしまえば、あとはシステムが自動でメールを送信してくれます。
この記事では「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータをPDF化し、Gmailで送信する方法」をステップごとにわかりやすく解説します！
定期的なメール送信を確実に行うには？
Gmailで定期的にメールを送信する際、「送信日時を設定」機能を使うのが一般的な方法といえます。
ただ、繰り返して送信したいという場合、どうしてもその都度手動で設定を行う必要があります。
それ以外の方法だと、「Google Apps Script」や「Chrome拡張機能」などの外部ツールを利用する必要がありますが、こちらは設定が複雑になりがちです。
気軽かつ正確にメールを送信したいなら、ノーコード自動化ツールYoomがあなたの助けになるはずです。
[Yoomとは]
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する方法
指定日時を設定することで、Google スプレッドシートの情報を自動で取得し、PDFに変換後、Gmailで送信できます！
これにより、書類の作成から送信まで一貫して行うことができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要 定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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ステップ1：Google スプレッドシートとGoogleドキュメント、Gmailをマイアプリに登録する
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
なお、GoogleドキュメントとGmailのアプリ登録も、Google スプレッドシートと同様の手順で設定できます！
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：スケジュールトリガーの設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要 定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！
Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。
スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートと連携し、レコードを取得する
次は、Google スプレッドシートと連携してレコードを取得します。
下の画像が今回使用するGoogle スプレッドシートです。
それでは先ほどの設定に戻ります。
(1)「レコードを取得する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。
下へ進み、赤線を確認の上、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコード条件をプルダウンから選択します。
下の画像では集計の値を取得するために「集計」と入力しています。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで条件を増やすこともできますよ！
入力が完了したら、「テスト」を行いましょう。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Googleドキュメントと連携し、書類を発行する
次は、Googleドキュメントと連携して書類を発行します。
(1)「書類を発行する」をクリックします。
(2)「書類の連携」画面から、Googleドキュメントと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名は画像のように、日付を使用することで、自動で当日の日付を入れることができます！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ5：Gmailと連携し、メールを送信する
次は、Gmailと連携してメールを送信します。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する」フローボットの完成です！
Gmailを使ったその他の自動化例
他にもGmailを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
■概要 BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Bubbleを利用してアプリ開発やWeb制作を行う方 ・業務に関する情報をBubbleで一括管理している方 ・Bubbleに登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方 ・チーム内のコミュニケーションにGmailを利用している方 ・他アプリの情報をGmailで受け取りたい方 Bubbleはアプリ開発やWeb制作を効率化する便利なツールですが、GmailでThingが作成されるたびにチームメンバーにその情報を手動で連絡するのは、手間がかかります。 このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成された際、チームメンバーにGmailで自動通知できます。連絡の手間が省けるほか、情報共有の迅速化や転記ミスなどのヒューマンエラーの減少につながります。 ・Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ■概要 Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 画像ファイルで受け取った資料のテキストを手作業でWordに書き起こす作業に、手間を感じてはいないでしょうか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したJPGファイルを自動でWordに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納する処理を自動化できます。JPGからWordへの面倒な変換作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信したJPG画像ファイルを都度手作業でPDFに変換し、Microsoft Teamsへ転送する作業は、手間がかかり、時にはファイル形式の確認漏れや宛先間違いといったミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたJPG画像ファイルを自動でPDFに変換し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへスムーズに転送できるようになり、こうした課題の解消に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信する重要なメールの確認漏れや、チームへの共有遅延に課題を感じていませんか？特定のメールを常に監視し、手動で通知するのは手間がかかる作業です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.プロジェクト管理チーム ・Gmailの送信内容を基にプロジェクトやタスクを管理したいチーム ・顧客からのリクエストやフィードバックをTrelloで一元管理したいプロジェクトマネージャー 2.カスタマーサポートチーム ・Gmailで送付された顧客からの問い合わせやリクエストをTrelloにカードとして登録し、対応状況を管理したいサポート部門 3.マーケティング部門 ・顧客のフィードバックやリクエストをTrelloで視覚的に管理し、マーケティング活動に活用したいチーム ■このテンプレートを使うメリット ・Gmail送信と同時に自動でカードが作成されるため、Gmailで受け取った問い合わせやリクエストをTrelloに迅速で連携できます。 ・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。 ■注意事項 ・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。 ・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。 ■概要 Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・GmailとGoogle Chatを使用されている方 ・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方 ・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント ■このテンプレートを使うメリット ・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。 ・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。 ■注意事項 ・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 ■概要 Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。 このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 フォームから受け取ったCSVデータの文字コード変換や、その後のメール送信を手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにCSVの文字コード変換とGmailへの自動送信を実現し、業務効率を向上させることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 定期的な報告業務のために、毎回Microsoft Excelのデータを手作業でまとめ、PDFに変換してメールで送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや誤った情報を送ってしまうといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動取得し、PDFに変換後、Gmailで自動送信する一連の流れを構築できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
■注意事項
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Smartsheetへ自動で行を追加する処理を実現します。定型的な転記作業を自動化し、データの正確性を保ちながら業務の効率化を進めることが可能です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、自動でDiscordに通知を送信できます。手作業による確認や転送の手間をなくし、重要な情報をスムーズにチームへ共有することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
さらに、Gmailを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
まとめ
手作業でのメール送信は、時間も手間もかかるうえ、ミスが発生するリスクが起こりやすいですよね…。
しかし、Google スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDFに変換してGmailで送信するフローを活用すれば、その負担は軽減できるでしょう！
今回紹介した方法を活用すれば、スケジュール設定することで、自動でGoogle スプレッドシートの情報を取得し、メール送信まで自動化できるため、業務の効率化はもちろん、ミス防止にもつながりますよ。
興味を持たれた方は、ぜひこのフローを使って、あなたの「手間」を自動化してみてくださいね！
関連記事：Google Driveと連携したフローを紹介した記事
Q：雛形書類はどう作りますか？
A：
雛形書類は「Google ドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Microsoft Excel」で用意できます。
置換したい箇所（アクションごとに取得した値を引用する箇所）を{}で囲むことで、フローボット起動ごとに異なる値が{}部分に反映されます。
詳しい設定方法は下記をご確認ください。
Q：PDF以外の書類も作成できますか？
A：
発行される書類は、「PDFの書類」「雛形と同じ形式の書類」の2つが作成・保存される仕様となっています。そのため、GoogleドキュメントやMicrosoft Excelで書類を発行した場合、 PDF形式以外に『.docx』などの形式の書類も発行されます。
Q：連携がエラーになった場合どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。
メールには、エラーになったフローボットのリンクが掲載されています。
リンクからエラー箇所と原因を確認し、修正が必要な場合は、下記ページをご確認ください。
また、自動での再実行は行われませんが、手動での再実行を行うことができます。
