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とにかく早く試したい方へ
Yoomには指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFデータに変換後にGmailで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業担当者
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信する経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次レポートを関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送付するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータを定期分析し、チームやクライアントに報告するマーケティング担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
定期的に更新されるデータをチームに共有したり、決まった時間にレポートを送信したり…。
こうした業務を自動化できたら、どれだけ楽になるでしょうか？
そんなあなたにおすすめです！
Google スプレッドシートの情報を指定のタイミングで取得し、自動でPDFに変換してGmailで送信する方法があります！
しかもプログラミングの知識は不要で、設定さえ済ませてしまえば、あとはシステムが自動でメールを送信してくれます。
この記事では「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータをPDF化し、Gmailで送信する方法」をステップごとにわかりやすく解説します！
定期的なメール送信を確実に行うには？
Gmailで定期的にメールを送信する際、「送信日時を設定」機能を使うのが一般的な方法といえます。
ただ、繰り返して送信したいという場合、どうしてもその都度手動で設定を行う必要があります。
それ以外の方法だと、「Google Apps Script」や「Chrome拡張機能」などの外部ツールを利用する必要がありますが、こちらは設定が複雑になりがちです。
気軽かつ正確にメールを送信したいなら、ノーコード自動化ツールYoomがあなたの助けになるはずです。
[Yoomとは]
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する方法
指定日時を設定することで、Google スプレッドシートの情報を自動で取得し、PDFに変換後、Gmailで送信できます！
これにより、書類の作成から送信まで一貫して行うことができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業担当者
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信する経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次レポートを関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送付するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータを定期分析し、チームやクライアントに報告するマーケティング担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
ステップ1：Google スプレッドシートとGoogleドキュメント、Gmailをマイアプリに登録する
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
なお、GoogleドキュメントとGmailのアプリ登録も、Google スプレッドシートと同様の手順で設定できます！
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：スケジュールトリガーの設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業担当者
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信する経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次レポートを関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送付するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータを定期分析し、チームやクライアントに報告するマーケティング担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は9時を設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます！
Cron設定では実行頻度を細かく調整することができます！
画像では17時に実行するように設定しています。
Cron設定の詳しい設定方法は下記のサイトを参照ください。
スケジュールトリガーの設定が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートと連携し、レコードを取得する
次は、Google スプレッドシートと連携してレコードを取得します。
下の画像が今回使用するGoogle スプレッドシートです。
それでは先ほどの設定に戻ります。
(1)「レコードを取得する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにします。
下へ進み、赤線を確認の上、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコード条件をプルダウンから選択します。
下の画像では集計の値を取得するために「集計」と入力しています。
「＋トリガー条件を追加」をクリックすることで条件を増やすこともできますよ！
入力が完了したら、「テスト」を行いましょう。
エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Googleドキュメントと連携し、書類を発行する
次は、Googleドキュメントと連携して書類を発行します。
(1)「書類を発行する」をクリックします。
(2)「書類の連携」画面から、Googleドキュメントと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、
ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名は画像のように、日付を使用することで、自動で当日の日付を入れることができます！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ5：Gmailと連携し、メールを送信する
次は、Gmailと連携してメールを送信します。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する」フローボットの完成です！
Gmailを使ったその他の自動化例
他にもGmailを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でSmartsheetに転記する業務に時間を取られていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のGmailのメール受信をきっかけに、Smartsheetへ自動で行を追加する処理を実現します。定型的な転記作業を自動化し、データの正確性を保ちながら業務の効率化を進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したお問い合わせや依頼内容をSmartsheetで管理している方
・Smartsheetへのデータ入力作業を手作業で行っており、時間と手間を削減したいと考えている方
・GmailとSmartsheetを連携させ、入力ミスなく迅速な情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
■注意事項
・GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
画像ファイルで受け取った資料のテキストを手作業でWordに書き起こす作業に、手間を感じてはいないでしょうか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したJPGファイルを自動でWordに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納する処理を自動化できます。JPGからWordへの面倒な変換作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・取引先からGmailで届くJPG形式の書類をWordに変換する作業に追われている方
・手作業によるjpg to wordの変換に伴う、転記ミスや時間のロスをなくしたい方
・画像ファイル内のテキスト情報を効率的にデータ化し、管理したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
「GmailでJPG画像ファイルを受信したら、PDFファイルに自動変換してMicrosoft Teamsに転送する」ワークフローは、メール添付ファイルの処理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたJPGファイルを自動でPDFに変換し、必要なチームに迅速に共有することで、手作業の手間や時間を大幅に削減します。
これにより、情報共有のスピードアップと業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、添付ファイルの処理に手間を感じている方
・JPGファイルを受け取る機会が多く、PDFに変換する作業を自動化したい方
・Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、チームの連携を強化したい管理者
・業務プロセスの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい企業のIT担当者
・添付ファイルの自動変換と転送を通じて、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信する重要なメールの確認漏れや、チームへの共有遅延に課題を感じていませんか？
特定のメールを常に監視し、手動で通知するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、自動でDiscordに通知を送信できます。
手作業による確認や転送の手間をなくし、重要な情報をスムーズにチームへ共有することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する重要なメールの確認や共有に手間を感じている方
・特定のメールを見逃さず、迅速にチームへ共有したいと考えている方
・GmailとDiscordを手作業で連携させており、通知業務を自動化したい方
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。
■概要
Smartsheetでプロジェクトのタスクや進捗を管理しているものの、更新があるたびに手動で関係者にGmailで連絡するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、重要な更新の連絡漏れは、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。このワークフローは、SmartsheetとGmailを連携させることで、Smartsheetに新しい行が追加された際に、指定した内容のメールをGmailから自動で送信し、こうした課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetでタスク管理を行い、更新内容をGmailで手動通知している方
・SmartsheetとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
・定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・GmailとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「フォームから送信されたCSVの文字コードを変換し、Gmailに送信する」ワークフローは、データ入力からメール送信までのプロセスを自動化し、業務効率を向上させます。
フォームに入力されたCSVデータは、Yoomを活用して適切な文字コードに変換され、その後Gmailを通じて指定のメールアドレスへ自動送信されます。
これにより、手動での文字コード変換やメール送信作業が不要となり、ミスの削減と時間の節約が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームから送信されたCSVデータの文字コード変換に手間を感じている方
・文字コード変換後のデータをGmailで自動送信したい業務担当者
・データ処理の自動化を通じて業務効率を向上させたい企業のIT担当者
・手動でのデータ変換やメール送信によるヒューマンエラーを減らしたい方
・定期的にCSVデータを取り扱い、スムーズな対応が求められる業務環境の方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
■概要
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業チームメンバー
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信している経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次報告書を関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送信するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータの分析およびチームやクライアントへの報告を定期的に行うマーケティング担当者
■注意事項
・Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
さらに、Gmailを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
まとめ
手作業でのメール送信は、時間も手間もかかるうえ、ミスが発生するリスクが起こりやすいですよね…。
しかし、Google スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDFに変換してGmailで送信するフローを活用すれば、その負担は軽減できるでしょう！
今回紹介した方法を活用すれば、スケジュール設定することで、自動でGoogle スプレッドシートの情報を取得し、メール送信まで自動化できるため、業務の効率化はもちろん、ミス防止にもつながりますよ。
興味を持たれた方は、ぜひこのフローを使って、あなたの「手間」を自動化してみてくださいね！
関連記事：Google Driveと連携したフローを紹介した記事
Q：雛形書類はどう作りますか？
A：
雛形書類は「Google ドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Microsoft Excel」で用意できます。
置換したい箇所（アクションごとに取得した値を引用する箇所）を{}で囲むことで、フローボット起動ごとに異なる値が{}部分に反映されます。
詳しい設定方法は下記をご確認ください。
Q：PDF以外の書類も作成できますか？
A：
発行される書類は、「PDFの書類」「雛形と同じ形式の書類」の2つが作成・保存される仕様となっています。そのため、GoogleドキュメントやMicrosoft Excelで書類を発行した場合、 PDF形式以外に『.docx』などの形式の書類も発行されます。
Q：連携がエラーになった場合どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。
メールには、エラーになったフローボットのリンクが掲載されています。
リンクからエラー箇所と原因を確認し、修正が必要な場合は、下記ページをご確認ください。
また、自動での再実行は行われませんが、手動での再実行を行うことができます。
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