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ビジネス環境のデジタル化が進む現代において、効率的な情報共有とタスク管理は、組織の生産性向上に欠かせないものとなっています。
そこで今回は、Google ChatとSalesforceを連携させることで、Google Chatでメッセージが投稿された際に自動的にSalesforceに活動履歴が登録されるフローをご紹介します。
これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、業務プロセスをスムーズに進めることが期待できます。
また、ノーコードで設定できる連携方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
Google Chatでのメッセージ投稿内容がSalesforceに自動で活動履歴として登録されることで、チーム間のスムーズなタスク管理が期待できます。
手動でSalesforceに情報を記録していた手間が削減されるため、担当者は重要な業務への専念が見込めます。
例えば、営業会議中に投稿されたフォローアップタスクが素早くSalesforceに記録されるため、情報の漏れや記録ミスを防ぎ、タスクの進捗が可視化され、チーム全体の生産性が向上も期待できます。
Google Chatでのやり取りがSalesforceに自動的に反映されることで、社内の他部署や関係者への素早い情報共有が見込めます。
特に、複数のチームが関与するプロジェクトにおいては、各チームがスピーディーに最新情報を把握できるため、意思決定までの時間短縮も期待できます。
例えば、顧客からの要望がGoogle Chatに投稿された場合、営業部とサポート部門が同時にその情報をSalesforce上で確認し、素早い対応が見込めます。
Google Chatに投稿された顧客対応に関するメッセージが自動的にSalesforceに登録されることで、顧客との接点履歴が一元化されます。
これにより、次回の対応時にも過去のやり取りを簡単に参照でき、顧客に対して一貫性のあるサービス提供が期待できます。
例えば、カスタマーサポートチームが顧客からの問い合わせを解決する際、Salesforceに登録された過去のチャット履歴を基にスムーズに回答を提供でき、顧客満足度向上にもつながります。
ここからは、Yoomのテンプレート【Google Chatでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
Google Chatでメッセージが投稿された内容をGoogle Chat APIで取得し、SalesforceのAPIを経由して活動履歴として登録することができます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミング知識がなくても簡単に自動化を実現できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)Salesforceのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはSalesforceにログインし、APIキーを取得する必要があります。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があるため、ご注意ください。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックしてください。
左上の検索フォームに「セッションの設定」と入力し、表示されたメニューから「セッションの設定」をクリックしてください。
「セッションの設定」内の「ログイン時のIPアドレスとセッションをロックする」からチェックを外してください。
これで事前準備は完了です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Salesforce」と「Google Chat」を１つずつ検索します。
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
同様にGoogle Chatを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
こちらのバナーをクリックします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことが可能です。
「アプリトリガー スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。
1) アクションは「スペースにメッセージが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
スペースのリソース名はアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
先ほど取得したGoogle Chatのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 取引先オブジェクトのレコードを検索」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
メッセージに先ほど抽出したテキストデータのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 新しいカードを作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
コメントはテキストから抽出したデータのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Salesforceで注文が発生したらChatworkに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもGoogle ChatとSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGoogle Chatに通知する
このテンプレートは、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズに移行した際、自動的にGoogle Chatに通知を送ることができます。
例えば、営業部が商談を更新すると、通知が管理部やサポートチームに送られ、必要な準備や対応がスムーズに行えます。
この自動化により、情報共有が迅速になり、手動連絡の手間を削減し、関係部署間の連携が強化され、業務効率の向上が期待できます。
2.Google Chatで投稿されたら、Salesforceにレコードを登録する
このテンプレートは、Google Chatで投稿が行われた際、自動的にSalesforceにレコードを登録することができます。
例えば、サポート部がGoogle Chatで顧客対応内容を共有すると、その内容がSalesforceに記録され、営業部や管理部が最新情報を共有可能となります。
この自動化により、手動でのデータ入力が不要になり、情報共有の効率化や入力ミスの防止が期待できます。さらに、部門間の連携が強化され、顧客対応のスピードと正確性の向上が見込めます。
3.毎日Salesforceのレポートを取得してGoogle Chatに通知するこのテンプレートは、毎日Salesforceのレポートを自動取得し、その内容をGoogle Chatに通知することができます。
例えば、営業部が案件進捗のレポートを受け取ることで、全体状況を共有しやすくなり、管理部や経営陣も状況を把握し迅速な判断が期待できます。
この自動化により、定期的なレポート確認作業が不要となり、情報の見逃しを防ぐ効果が期待できます。
さらに、全体の状況把握が容易になり、チーム間の連携強化と業務効率の向上が見込めます。
このブログではGoogle Chatでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録するフローを紹介しました。
Google ChatとSalesforceを連携することで、手動でのデータ入力や情報共有にかかる時間を削減できるため、負担が軽減され、業務の効率化が見込めます。
また、自動化によって、ヒューマンエラーを防止し、情報の正確性向上も期待できます。
さらにYoomというノーコードツールを用いることで、複雑なプログラミングなしで、簡単に連携が可能です。
この機会にぜひ、連携を試してみてください。
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