Google ChatとSalesforceを連携して、Google Chatでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法

[Yoomとは]

Google Chatでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する方法

Google Chatでメッセージが投稿された内容をGoogle Chat APIで取得し、SalesforceのAPIを経由して活動履歴として登録することができます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミング知識がなくても簡単に自動化を実現できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• Google ChatとSalesforceをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するか確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)Salesforceのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
まずはSalesforceにログインし、APIキーを取得する必要があります。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があるため、ご注意ください。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックしてください。

左上の検索フォームに「セッションの設定」と入力し、表示されたメニューから「セッションの設定」をクリックしてください。

「セッションの設定」内の「ログイン時のIPアドレスとセッションをロックする」からチェックを外してください。

これで事前準備は完了です。

ステップ1：Google ChatとSalesforceをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Salesforce」と「Google Chat」を１つずつ検索します。

Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。

 アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。

同様にGoogle Chatを選択したら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことが可能です。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。

ステップ4：Google Chatのアクションを設定

1) アクションは「スペースにメッセージが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
スペースのリソース名はアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：AIのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。

2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須項目を入力します。
先ほど取得したGoogle Chatのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ6：Salesforceのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　取引先オブジェクトのレコードを検索」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「取引先オブジェクトのレコードを検索」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。
メッセージに先ほど抽出したテキストデータのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ7：Salesforceのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　新しいカードを作成」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」を選択し、「次へ」をクリックします。

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3)必須項目を入力します。
コメントはテキストから抽出したデータのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
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これで【Salesforceで注文が発生したらChatworkに通知する】というフローが完成です。

ステップ8: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

その他Google ChatとSalesforceを使った自動化例

他にもGoogle ChatとSalesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらGoogle Chatに通知する
このテンプレートは、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズに移行した際、自動的にGoogle Chatに通知を送ることができます。
例えば、営業部が商談を更新すると、通知が管理部やサポートチームに送られ、必要な準備や対応がスムーズに行えます。
この自動化により、情報共有が迅速になり、手動連絡の手間を削減し、関係部署間の連携が強化され、業務効率の向上が期待できます。

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2.Google Chatで投稿されたら、Salesforceにレコードを登録する
このテンプレートは、Google Chatで投稿が行われた際、自動的にSalesforceにレコードを登録することができます。
例えば、サポート部がGoogle Chatで顧客対応内容を共有すると、その内容がSalesforceに記録され、営業部や管理部が最新情報を共有可能となります。
この自動化により、手動でのデータ入力が不要になり、情報共有の効率化や入力ミスの防止が期待できます。さらに、部門間の連携が強化され、顧客対応のスピードと正確性の向上が見込めます。

3.毎日Salesforceのレポートを取得してGoogle Chatに通知するこのテンプレートは、毎日Salesforceのレポートを自動取得し、その内容をGoogle Chatに通知することができます。
例えば、営業部が案件進捗のレポートを受け取ることで、全体状況を共有しやすくなり、管理部や経営陣も状況を把握し迅速な判断が期待できます。
この自動化により、定期的なレポート確認作業が不要となり、情報の見逃しを防ぐ効果が期待できます。
さらに、全体の状況把握が容易になり、チーム間の連携強化と業務効率の向上が見込めます。

まとめ

このブログではGoogle Chatでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録するフローを紹介しました。
Google ChatとSalesforceを連携することで、手動でのデータ入力や情報共有にかかる時間を削減できるため、負担が軽減され、業務の効率化が見込めます。
また、自動化によって、ヒューマンエラーを防止し、情報の正確性向上も期待できます。
さらにYoomというノーコードツールを用いることで、複雑なプログラミングなしで、簡単に連携が可能です。
この機会にぜひ、連携を試してみてください。

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