Google Chatでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する

■概要

Google Chatでの重要なやり取りを、その都度Salesforceに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容をAIが解析し、自動でSalesforceに活動履歴として登録するため、手間なく正確な情報連携が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatのやり取りをSalesforceへ手入力しており、手間を感じている営業担当者の方
• チームの活動記録の抜け漏れを防ぎ、Salesforceでの情報管理を徹底したいマネージャーの方
• SaaS間の連携による業務自動化を推進し、組織全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatのメッセージを自動でSalesforceに登録するため、手作業での転記にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 手動での記録による入力ミスや、重要な情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のスペースを指定します。
3. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などの情報を抽出します。
4. オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトのレコードを検索」を設定し、抽出した情報をもとに該当の取引先を探します。
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」を設定し、見つかった取引先にメッセージ内容を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメッセージから抽出するデータの項目（例：会社名、担当者名など）や、抽出の基となるテキストを任意で設定してください。
• Salesforceで取引先を検索する際に、検索のキーとなるフィールド名や値、ご自身のSalesforceのマイドメインURLなどを設定してください。
• Salesforceに活動履歴を登録する際に、登録する件名や日付、コメントの内容などを任意でカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Chat、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。