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■概要
取引先から日々送られてくる請求書や注文書など、Gmailで受信する大量の添付ファイルを一つひとつ手作業で保存・管理するのは手間がかかる作業です。
また、手作業による保存漏れや関係者への共有忘れは、業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「添付ファイルの保存を忘れた…」そんな経験はありませんか？
Gmailで届く重要なファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackで共有する作業は意外と手間がかかり、気づけばメールボックスが散らかり、必要なファイルがどこにあるのかわからなくなることも少なくないでしょう。
もし、これらの作業をすべて自動化できたらどうでしょう？手間が削減されファイル管理がぐっとラクになるはずです。
本記事では、Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackに通知する方法を、ステップごとに詳しく解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailでメッセージが投稿されたことをGmailのAPIを利用して受け取り、Google Driveの提供するAPIを用いてGoogle Driveにアップロードし、Slackの提供するAPIを用いてSlackに通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
取引先から日々送られてくる請求書や注文書など、Gmailで受信する大量の添付ファイルを一つひとつ手作業で保存・管理するのは手間がかかる作業です。
また、手作業による保存漏れや関係者への共有忘れは、業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmail・Google Drive・SlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
ログインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
以下の画面でアクセス権限を付与します。「続行」をクリックしてください。
これでGmailのマイアプリ連携が完了します。
次に、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にGoogle Driveをアプリ一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら「Sign in with Google」をクリックします。
ログインするアカウントを選択し「次へ」をクリックします。
以下の画面でアクセス権限を付与します。「続行」をクリックしてください。
これでGoogle Driveのマイアプリ連携が完了します。
次に、Slackのマイアプリ登録を行います。
Slackをアプリ一覧から探すか検索してください。
ワークスペースの「Slack URL」を入力し、「続行する」をクリックしてください。
以下の画面でアクセス権限を付与します。「許可する」をクリックしてください。
これでSlackのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、Gmail・Google Drive・Slackがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
取引先から日々送られてくる請求書や注文書など、Gmailで受信する大量の添付ファイルを一つひとつ手作業で保存・管理するのは手間がかかる作業です。
また、手作業による保存漏れや関係者への共有忘れは、業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
Gmailのトリガーを設定します。「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「キーワード」は任意で設定してください。
指定したキーワードと一致したメールを受信したらフローボットが起動します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
分岐条件を設定します。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
タイトルは自由に変更できます。
「分岐対象のアウトプット」は以下の設定になっていることを確認してください。
「分岐条件」は任意で設定してください。
「＋分岐条件を追加」から、分岐条件を追加設定できます。
設定後、「保存する」をクリックしてください。
次に、Google Driveのアクションを設定します。「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
次に、「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。
「API接続設定」を行います。
「格納先のフォルダID」は候補から選択してください。
「ファイル名」は任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
「ファイルの添付方法」は、以下のように設定してください。
「ファイル」は、添付ファイルを選択してください。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
次に、Slackのアクションを設定します。「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
次に、「Slackと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。
「API接続設定」を行います。
「投稿先のチャンネルID」は候補から選択してください。
「メッセージ」には、通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
通知したい相手をメンション設定することもできます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackに通知できます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
取引先から日々送られてくる請求書や注文書など、Gmailで受信する大量の添付ファイルを一つひとつ手作業で保存・管理するのは手間がかかる作業です。
また、手作業による保存漏れや関係者への共有忘れは、業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずはSlackをChatworkに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
Gmailに届く請求書や見積書といった添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、関係者にChatworkで通知する作業に手間を感じていないでしょうか。
手作業では保存漏れや通知忘れといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付ファイルの保存から通知までを自動化でき、こうした日々の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーが完了したら、マイアプリ登録からファイルをアップロードするまでは同じ設定となるので、Chatworkに通知する設定から説明していきます。
Google Driveにファイルをアップロードする設定まで完了したら、「メッセージを送る」をクリックします。
「Chatworkと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。
「API接続設定」を行います。
「ルームID」は候補から選択してください。
「メッセージ内容」には、通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
アカウントIDを記載して、通知する相手をメンション設定することもできます。
※アカウントIDについてはこちらをご参照ください。
設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
次にGmailをフォームに、SlackをGoogle Chatに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
フォームで受け取ったファイルの管理に手間を感じていませんか。都度ダウンロードして特定のフォルダに格納し、関係者に通知する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードし、Google Chatへ通知までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーが完了したら、設定を進めていきます。
フォームトリガーを設定します。「ファイル添付フォーム」をクリックしてください。
ファイルを添付するフォームを任意で作成してください。
「＋質問を追加」から質問を追加できます。
※フォームについてはこちらをご参照ください。
フォームを送信した際の、完了ページの設定もできます。任意で設定してください。
設定後、「次へ」をクリックします。
作成したフォームと完了ページの表示を確認できます。
「添付ファイル」には、入力フォームの回答のサンプル値を設定してください。
設定後、「保存する」をクリックしてください。
ファイルをアップロードする設定は、前述と同様の設定方法なので、そちらを参考に設定してください。
Google Chatのアクションを設定します。「メッセージを送信」をクリックしてください。
次に、「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
「API接続設定」を行います。
「スペースのリソース名」は候補から選択してください。
「メッセージ内容」には通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフロー
この連携によって、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードできます。
これにより、手作業でのアップロードが不要になり、ヒューマンエラーの防止につながります。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフロー
この連携によって、Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成できます。
これにより、手動でのフォルダ作成が不要になり、業務の生産性向上が期待できます。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Shopifyで注文情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフロー
この連携によって、Shopifyで注文情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成できます。
これにより、情報を一元管理でき、情報共有の強化が見込めます。
■概要
Shopifyで注文情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ShopifyでECサイトを運営している方
・注文ごとに関連ファイルをGoogle Drive上で整理して管理したい方
・注文情報に基づいてフォルダを手動で作成する手間を省きたい方
・注文情報と関連ファイルを紐づけて保管することによって検索性やアクセス性を向上させたい方
2.Shopifyの注文情報に基づいて業務を行う方
・注文ごとに必要なファイルを特定のフォルダに自動で保存し、業務効率化を図りたい方
・請求書や納品書、配送伝票などのファイルを注文情報と紐づけてGoogle Driveに保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
ShopifyはECサイト運営に不可欠なプラットフォームですが、注文が増えるにつれて、関連ファイルの管理が煩雑になることがあります。
このフローを導入することで、注文ごとに自動的にGoogle Driveにフォルダが作成されて関連ファイルを一元管理することができます。これにより、必要な情報を素早く見つけ出し、顧客対応や発送作業をスムーズに進めることができま業務の効率化になります。
■注意事項
・Google Drive、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
今回は、Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackに通知する方法をご紹介しました。
このフローを設定すれば、手作業でのアップロードや通知のミスを防ぎ、チーム内の情報共有もスムーズになるでしょう。
また、業務の手間が減ることで、本来やるべき重要なタスクに集中でき、働き方の質が向上するかもしれません。
「もっと効率的に仕事を進めたい！」と思ったら、Yoomを試してみてください。
日々の小さな自動化が、あなたの働き方を大きく変えるかもしれません！
