Google Driveに添付ファイルを自動アップ！効率化する方法と設定手順

ステップ1:Gmail・Google Drive・Slackをマイアプリ登録

Gmail・Google Drive・SlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。

ログインするアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

以下の画面でアクセス権限を付与します。「続行」をクリックしてください。

これでGmailのマイアプリ連携が完了します。

次に、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様にGoogle Driveをアプリ一覧から探すか、検索してください。

以下の画面が表示されたら「Sign in with Google」をクリックします。

ログインするアカウントを選択し「次へ」をクリックします。

以下の画面でアクセス権限を付与します。「続行」をクリックしてください。

これでGoogle Driveのマイアプリ連携が完了します。

次に、Slackのマイアプリ登録を行います。
Slackをアプリ一覧から探すか検索してください。

ワークスペースの「Slack URL」を入力し、「続行する」をクリックしてください。

以下の画面でアクセス権限を付与します。「許可する」をクリックしてください。

これでSlackのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、Gmail・Google Drive・Slackがマイアプリに表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

ステップ3:Gmailのトリガー設定

Gmailのトリガーを設定します。「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。

「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「キーワード」は任意で設定してください。
指定したキーワードと一致したメールを受信したらフローボットが起動します。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:分岐設定

分岐条件を設定します。「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

タイトルは自由に変更できます。
「分岐対象のアウトプット」は以下の設定になっていることを確認してください。
「分岐条件」は任意で設定してください。
「＋分岐条件を追加」から、分岐条件を追加設定できます。

設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Google Driveのアクション設定

次に、Google Driveのアクションを設定します。「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。

次に、「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「API接続設定」を行います。
「格納先のフォルダID」は候補から選択してください。

「ファイル名」は任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

「ファイルの添付方法」は、以下のように設定してください。
「ファイル」は、添付ファイルを選択してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ6:Slackのアクション設定

次に、Slackのアクションを設定します。「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

次に、「Slackと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「API接続設定」を行います。
「投稿先のチャンネルID」は候補から選択してください。

「メッセージ」には、通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
通知したい相手をメンション設定することもできます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ7:Gmail・Google Drive・Slackの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackに通知できます。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Chatworkに通知する方法

まずはSlackをChatworkに変更したときの設定です。

以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、マイアプリ登録からファイルをアップロードするまでは同じ設定となるので、Chatworkに通知する設定から説明していきます。

Google Driveにファイルをアップロードする設定まで完了したら、「メッセージを送る」をクリックします。

「Chatworkと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。

「API接続設定」を行います。
「ルームID」は候補から選択してください。

「メッセージ内容」には、通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
アカウントIDを記載して、通知する相手をメンション設定することもできます。
※アカウントIDについてはこちらをご参照ください。

設定が完了すると、以下のように表示されます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

フォームで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google Chatに通知する方法

次にGmailをフォームに、SlackをGoogle Chatに変更したときの設定です。

以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、設定を進めていきます。

ステップ1:フォームのトリガー設定

フォームトリガーを設定します。「ファイル添付フォーム」をクリックしてください。

ファイルを添付するフォームを任意で作成してください。
「＋質問を追加」から質問を追加できます。
※フォームについてはこちらをご参照ください。

フォームを送信した際の、完了ページの設定もできます。任意で設定してください。

設定後、「次へ」をクリックします。

作成したフォームと完了ページの表示を確認できます。

「添付ファイル」には、入力フォームの回答のサンプル値を設定してください。

設定後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ2:ファイルのアップロード設定

ファイルをアップロードする設定は、前述と同様の設定方法なので、そちらを参考に設定してください。

ステップ3:Google Chatのアクション設定

Google Chatのアクションを設定します。「メッセージを送信」をクリックしてください。

次に、「Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

「API接続設定」を行います。
「スペースのリソース名」は候補から選択してください。

「メッセージ内容」には通知内容を任意で設定してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

Google Driveを使ったその他の自動化の例

他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフロー

この連携によって、Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードできます。
これにより、手作業でのアップロードが不要になり、ヒューマンエラーの防止につながります。

2.Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフロー

この連携によって、Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成できます。
これにより、手動でのフォルダ作成が不要になり、業務の生産性向上が期待できます。

3.Shopifyで注文情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフロー

この連携によって、Shopifyで注文情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成できます。
これにより、情報を一元管理でき、情報共有の強化が見込めます。

まとめ

今回は、Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードし、Slackに通知する方法をご紹介しました。
このフローを設定すれば、手作業でのアップロードや通知のミスを防ぎ、チーム内の情報共有もスムーズになるでしょう。
また、業務の手間が減ることで、本来やるべき重要なタスクに集中でき、働き方の質が向上するかもしれません。

「もっと効率的に仕事を進めたい！」と思ったら、Yoomを試してみてください。
日々の小さな自動化が、あなたの働き方を大きく変えるかもしれません！