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「あれ、この書類どこに保存したんだろう？」とフォルダを探し回った経験はありませんか？
業務で使用する書類をデータ管理している企業は多いですが、結局手作業でデータ入力している方もいるでしょう。
特に、PDFや画像データから取得したいデータを確認し、手作業で登録するのは非効率ですよね。
そんな問題を解決できるのが「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する」という自動化です。
この自動化により、ファイルのアップロードからデータ登録まで担ってくれるので、作業時間の大幅な短縮が見込まれるでしょう。
本記事では、上記のテンプレートだけでなく、関連テンプレートもいくつかご紹介しますので、この機会に試してみてくださいね！
[Yoomとは]
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する方法
最初に、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する」方法をご説明します。
■概要
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、アップロードするファイルの内容をkintoneで効率的に管理したい方
・手作業でのデータ入力に時間を取られている業務担当者やチームメンバー
・OCR機能を活用して紙ベースの資料をデジタルデータに変換し、kintoneで一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化し、作業効率を向上させたい企業の方
・kintoneを活用してデータ管理を行っており、データ追加を自動化したい部署やチームのリーダー
■注意事項
・Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google DriveのファイルアップロードAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCR機能を組み合わせることで、ファイル情報を読み取ることができます。
また、kintoneが提供するAPIを用いることで、ファイル情報をkintoneのレコードに追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。
ステップ1:Google Driveとkintoneをマイアプリ登録
Google DriveとkintoneをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Google Driveの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle Driveを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインしてください。
使用するアカウントかどうか確認し、「続行」をクリックします。
kintoneの連携方法
先ほどと同様に、一覧からkintoneを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
設定方法は、こちらを確認してください。
自身のマイアプリ欄に、Google Driveとkintoneが表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、アップロードするファイルの内容をkintoneで効率的に管理したい方
・手作業でのデータ入力に時間を取られている業務担当者やチームメンバー
・OCR機能を活用して紙ベースの資料をデジタルデータに変換し、kintoneで一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化し、作業効率を向上させたい企業の方
・kintoneを活用してデータ管理を行っており、データ追加を自動化したい部署やチームのリーダー
■注意事項
・Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Google Driveで特定のフォルダ内に新しくファイルが作成された際の設定を行うため、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるGoogle Driveのトリガーを設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
Google Driveに移動し、テスト用にPDFを用意します。
今回は以下のPDFファイルを使用します。
以下は例ですので、使用するファイルは任意です。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
スクロールし、「フォルダID」を設定します。
説明に従って設定を行うか、候補から該当するIDを選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google Driveでファイルをダウンロードする設定
続いて、Google Driveでファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
ファイルの容量制限については、こちらを確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認してください。
スクロールし、「ファイルID」を設定してください。
枠内をクリックして「アウトプット」を選択します。
先ほど「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」で設定した情報が表示されます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアウトプットを活用して設定を行うので、赤枠内の矢印をクリックしましょう。
「ファイルID」を選択すると、以下のような二重括弧でアウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る設定
続いて、OCRを活用し、PDFから文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRのAIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能となっています。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができますので、ぜひ試してみてください。
詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項をご確認ください。
スクロールすると、「ファイルの添付方法」が表示されます。
Google Driveから取得したファイルを活用するため、以下のような設定になっています。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定しましょう。
今回は、以下の項目を抽出する設定を行います。
こちらは例ですので、抽出したい項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：kintoneにレコードを追加する設定
続いて、kintoneに取得したファイル情報を追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。
kintoneの画面に移動し、「抽出したい項目」で設定した項目名を以下のように設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定します。
候補から選択するか、説明の通りに設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定します。
こちらにはkintoneで設定した項目名が表示されます。
項目名に合うアウトプットを「画像・PDFから読み取る」のアウトプットを活用して設定してください。
全ての項目の設定が完了すると、以下のように表示されます。
間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用しており、アップロードするファイルの内容をkintoneで効率的に管理したい方
・手作業でのデータ入力に時間を取られている業務担当者やチームメンバー
・OCR機能を活用して紙ベースの資料をデジタルデータに変換し、kintoneで一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化し、作業効率を向上させたい企業の方
・kintoneを活用してデータ管理を行っており、データ追加を自動化したい部署やチームのリーダー
■注意事項
・Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてChatworkに通知する方法
続いて、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてChatworkに通知する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはファイル情報取得後にChatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてChatworkに通知する」フローは、ファイル管理とコミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、効率的に情報共有ができ、業務の流れがスムーズになります！
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに毎日大量のファイルをアップロードしており、内容確認や共有に時間を取られている企業の方
・手動での情報抽出や通知が煩雑で効率化を図りたいチームリーダーの方
・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内のコミュニケーションを円滑にしたい管理職の方
・OCR技術を活用して、紙ベースの資料をデジタル化し、速やかに共有したい事務担当の方
・業務ワークフローの自動化に興味があり、具体的な導入方法を探している方
■注意事項
・Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1～5までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Chatworkのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
Chatworkにメッセージを送る設定を行うため、「メッセージを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項をご確認ください。
メンションをつけたい方は、こちらからアカウントIDの取得方法を確認しましょう。
スクロールし、「ルームID」を候補から選択するか、説明に従って設定します。
最後に「メッセージ内容」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを使用することで、Chatwork上でファイル情報を確認できます。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアウトプットから「親フォルダID」を選択すれば、保存先も把握できるので、ぜひ活用してみてくださいね！
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する方法
続いて、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する」方法をご説明します。
こちらはファイル情報取得後にAirtableにレコードを作成するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する」ワークフローは、ファイル管理とデータ入力の手間を軽減する自動化プロセスです。
アプリ間でのデータ連携がスムーズになり、業務プロセス全体の効率がアップします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのファイルを保存し、それらの内容をAirtableで管理している方
・手動で行っているデータ入力作業を自動化し、業務効率を改善したいビジネスユーザー
・OCR技術を活用して、画像やPDFからテキストデータを抽出し、データベースに反映させたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて、シームレスな業務ワークフローを構築したいIT担当者
・データの正確性を向上させ、ヒューマンエラーを減少させたいチームリーダーやプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google Drive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1～5までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Airtable（OAuth）のマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
マイアプリ登録の設定方法は、こちらを確認してください。
Airtableに取得したファイル情報を追加する設定を行うため、「レコードを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、説明に従って以下の設定を行います。
最後に、「フィールド情報」の設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用し、Airtableで確認したい項目の設定をします。
以下は例ですので、任意で設定してください。
項目を追加したい場合は、「フィールド情報を追加」で追加可能です。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
その他のGoogle Driveを使った自動化の例
その他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加し、Google Chatに自動通知するフローです。
こちらはGoogleフォームで受信した契約書情報をGoogle Driveにアップロードし、OCRで読み取り、読み取ったデータをkintoneに追加した後にGoogle Chatに通知できるため、契約書情報を手動で登録する手間が省けます。
Googleフォームに送信された契約書情報をOCRで読み取るため、正確にデータを取得できるでしょう。
Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するフローです。
2.Google Driveにファイルが格納されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Google Driveへのファイル格納をトリガーにSlackに通知できるため、データの共有が容易になるでしょう。
共有されたデータをスピーディーに確認したい方におすすめの自動化です。
■概要
Google Driveにファイルが格納されたら、Slackに通知するフローです。
このフローにより、ファイル共有をスムーズにすることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを頻繁に活用しているチームリーダー
ファイル共有が日常的に行われている環境で、通知の手間を省きたい方
・SlackとGoogle Driveを連携させて情報共有を強化したいエンジニアやプロジェクトマネージャー
チームメンバーに迅速に情報を届けたい方
・手動での通知によるミスや漏れを防ぎたい業務担当者
自動化を活用して確実に情報を共有したい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加し、Gmailでお礼メールを送信するフローです。
ファイルデータや契約書だけでなく、名刺情報もOCRで読み取ることができるため、名刺管理がスムーズになるでしょう。
お礼メールを自動的に送信できるため、送信ミスや漏れを防ぎます。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
日々の業務において、手作業でのファイル管理やデータ入力に時間を取られるのは大きな課題ですよね。
しかし、Google Driveとkintoneを連携し、自動的にファイルデータを取得して管理することでその課題を解消できるかもしれません。
今回ご紹介したテンプレート3つは、ファイルをアップロードすることでOCRが文字を抽出し、データを追加・共有するといったフローでした。
これにより、「どこにPDFを保存したんだろう？」とフォルダを探す必要がなくなり、「PDFデータの転記ミスが…」と悩むこともなくなるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、簡単にデータ管理できるので、この機会に試してみてくださいね！
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