Google Driveにファイルをアップロードするだけ！OCRを活用した自動化術

Google DriveのファイルアップロードAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCR機能を組み合わせることで、ファイル情報を読み取ることができます。
また、kintoneが提供するAPIを用いることで、ファイル情報をkintoneのレコードに追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！

今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。

• Google Driveとkintoneをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定とその後に続くOCR・kintoneのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。

ステップ1:Google Driveとkintoneをマイアプリ登録

Google DriveとkintoneをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Google Driveの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle Driveを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインしてください。

使用するアカウントかどうか確認し、「続行」をクリックします。

kintoneの連携方法

先ほどと同様に、一覧からkintoneを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
設定方法は、こちらを確認してください。

自身のマイアプリ欄に、Google Driveとkintoneが表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Google Driveで特定のフォルダ内に新しくファイルが作成された際の設定を行うため、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGoogle Driveのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

Google Driveに移動し、テスト用にPDFを用意します。
今回は以下のPDFファイルを使用します。
以下は例ですので、使用するファイルは任意です。

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。

スクロールし、「フォルダID」を設定します。
説明に従って設定を行うか、候補から該当するIDを選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。

設定が完了したら、「テスト」をクリックします。

テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Google Driveでファイルをダウンロードする設定

続いて、Google Driveでファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
ファイルの容量制限については、こちらを確認しましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、注意事項を確認してください。

スクロールし、「ファイルID」を設定してください。
枠内をクリックして「アウトプット」を選択します。
先ほど「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」で設定した情報が表示されます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアウトプットを活用して設定を行うので、赤枠内の矢印をクリックしましょう。
「ファイルID」を選択すると、以下のような二重括弧でアウトプットが表示されます。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る設定

続いて、OCRを活用し、PDFから文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRのAIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能となっています。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができますので、ぜひ試してみてください。
詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の注意事項をご確認ください。

スクロールすると、「ファイルの添付方法」が表示されます。
Google Driveから取得したファイルを活用するため、以下のような設定になっています。

スクロールし、「抽出したい項目」を設定しましょう。
今回は、以下の項目を抽出する設定を行います。
こちらは例ですので、抽出したい項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：kintoneにレコードを追加する設定

続いて、kintoneに取得したファイル情報を追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。

kintoneの画面に移動し、「抽出したい項目」で設定した項目名を以下のように設定しましょう。

Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定します。
候補から選択するか、説明の通りに設定しましょう。

以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定します。
こちらにはkintoneで設定した項目名が表示されます。
項目名に合うアウトプットを「画像・PDFから読み取る」のアウトプットを活用して設定してください。

全ての項目の設定が完了すると、以下のように表示されます。
間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。

ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

今回使用したテンプレートはこちらです。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてChatworkに通知する方法

続いて、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてChatworkに通知する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはファイル情報取得後にChatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

ステップ1～5までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Chatworkのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！

Chatworkにメッセージを送る設定を行うため、「メッセージを送る」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の注意事項をご確認ください。
メンションをつけたい方は、こちらからアカウントIDの取得方法を確認しましょう。

スクロールし、「ルームID」を候補から選択するか、説明に従って設定します。

最後に「メッセージ内容」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを使用することで、Chatwork上でファイル情報を確認できます。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアウトプットから「親フォルダID」を選択すれば、保存先も把握できるので、ぜひ活用してみてくださいね！
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する方法

続いて、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する」方法をご説明します。
こちらはファイル情報取得後にAirtableにレコードを作成するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

ステップ1～5までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Airtable（OAuth）のマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
マイアプリ登録の設定方法は、こちらを確認してください。

Airtableに取得したファイル情報を追加する設定を行うため、「レコードを作成」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、説明に従って以下の設定を行います。

最後に、「フィールド情報」の設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用し、Airtableで確認したい項目の設定をします。
以下は例ですので、任意で設定してください。
項目を追加したい場合は、「フィールド情報を追加」で追加可能です。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

その他のGoogle Driveを使った自動化の例

その他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加し、Google Chatに自動通知するフローです。
‍こちらはGoogleフォームで受信した契約書情報をGoogle Driveにアップロードし、OCRで読み取り、読み取ったデータをkintoneに追加した後にGoogle Chatに通知できるため、契約書情報を手動で登録する手間が省けます。
Googleフォームに送信された契約書情報をOCRで読み取るため、正確にデータを取得できるでしょう。

2.Google Driveにファイルが格納されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
‍Google Driveへのファイル格納をトリガーにSlackに通知できるため、データの共有が容易になるでしょう。
共有されたデータをスピーディーに確認したい方におすすめの自動化です。

3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加し、Gmailでお礼メールを送信するフローです。
ファイルデータや契約書だけでなく、名刺情報もOCRで読み取ることができるため、名刺管理がスムーズになるでしょう。
お礼メールを自動的に送信できるため、送信ミスや漏れを防ぎます。

まとめ

日々の業務において、手作業でのファイル管理やデータ入力に時間を取られるのは大きな課題ですよね。
しかし、Google Driveとkintoneを連携し、自動的にファイルデータを取得して管理することでその課題を解消できるかもしれません。
今回ご紹介したテンプレート3つは、ファイルをアップロードすることでOCRが文字を抽出し、データを追加・共有するといったフローでした。
これにより、「どこにPDFを保存したんだろう？」とフォルダを探す必要がなくなり、「PDFデータの転記ミスが…」と悩むこともなくなるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、簡単にデータ管理できるので、この機会に試してみてくださいね！