自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。 テンプレートはマイプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。 以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。 使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。 最初に、Google Driveで特定のフォルダ内に新しくファイルが作成された際の設定を行うため、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるGoogle Driveのトリガーを設定 以下の画面が表示されるので、設定を確認します。 問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
Google Driveに移動し、テスト用にPDFを用意します。 今回は以下のPDFファイルを使用します。 以下は例ですので、使用するファイルは任意です。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。 5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。 ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
スクロールし、「フォルダID」を設定します。 説明に従って設定を行うか、候補から該当するIDを選択しましょう。 候補は枠内をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4:Google Driveでファイルをダウンロードする設定 続いて、Google Driveでファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックします。 ※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ファイルの容量制限については、こちら を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。 問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認してください。
スクロールし、「ファイルID」を設定してください。 枠内をクリックして「アウトプット」を選択します。 先ほど「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」で設定した情報が表示されます。 「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアウトプットを活用して設定を行うので、赤枠内の矢印をクリックしましょう。 「ファイルID」を選択すると、以下のような二重括弧でアウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5:画像・PDFから文字を読み取る設定 続いて、OCRを活用し、PDFから文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。 ※OCRのAIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能となっています。 他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができますので、ぜひ試してみてください。 詳しい設定方法は、こちら を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。 問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項をご確認ください。
スクロールすると、「ファイルの添付方法」が表示されます。 Google Driveから取得したファイルを活用するため、以下のような設定になっています。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定しましょう。 今回は、以下の項目を抽出する設定を行います。 こちらは例ですので、抽出したい項目を入力してください。 設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6:kintoneにレコードを追加する設定 続いて、kintoneに取得したファイル情報を追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。 以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。 問題なければ、「次へ」をクリックします。
kintoneの画面に移動し、「抽出したい項目」で設定した項目名を以下のように設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定します。 候補から選択するか、説明の通りに設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定します。 こちらにはkintoneで設定した項目名が表示されます。 項目名に合うアウトプットを「画像・PDFから読み取る」のアウトプットを活用して設定してください。
全ての項目の設定が完了すると、以下のように表示されます。 間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動 こちらで全ての項目の設定が完了しました! 以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。 設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう!
今回使用したテンプレートはこちらです。