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「あれ、この書類どこに保存したんだろう？」とフォルダを探し回った経験はありませんか？
業務で使用する書類をデータ管理している企業は多いですが、結局手作業でデータ入力している方もいるでしょう。
特に、PDFや画像データから取得したいデータを確認し、手作業で登録するのは非効率ですよね。
そんな問題を解決できるのが「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する」という自動化です。
この自動化により、ファイルのアップロードからデータ登録まで担ってくれるので、作業時間の大幅な短縮が見込まれるでしょう。
本記事では、上記のテンプレートだけでなく、関連テンプレートもいくつかご紹介しますので、この機会に試してみてくださいね！
[Yoomとは]
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する方法
最初に、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてkintoneに追加する」方法をご説明します。
■概要 Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、都度kintoneに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあり、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Google DriveのファイルアップロードAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCR機能を組み合わせることで、ファイル情報を読み取ることができます。
また、kintoneが提供するAPIを用いることで、ファイル情報をkintoneのレコードに追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録行ってください。
ステップ1:Google Driveとkintoneをマイアプリ登録
Google DriveとkintoneをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Google Driveの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle Driveを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインしてください。
使用するアカウントかどうか確認し、「続行」をクリックします。
kintoneの連携方法
先ほどと同様に、一覧からkintoneを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
設定方法は、こちらを確認してください。
自身のマイアプリ欄に、Google Driveとkintoneが表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、都度kintoneに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあり、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Google Driveで特定のフォルダ内に新しくファイルが作成された際の設定を行うため、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるGoogle Driveのトリガーを設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
Google Driveに移動し、テスト用にPDFを用意します。
今回は以下のPDFファイルを使用します。
以下は例ですので、使用するファイルは任意です。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
スクロールし、「フォルダID」を設定します。
説明に従って設定を行うか、候補から該当するIDを選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google Driveでファイルをダウンロードする設定
続いて、Google Driveでファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
ファイルの容量制限については、こちらを確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認してください。
スクロールし、「ファイルID」を設定してください。
枠内をクリックして「アウトプット」を選択します。
先ほど「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」で設定した情報が表示されます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアウトプットを活用して設定を行うので、赤枠内の矢印をクリックしましょう。
「ファイルID」を選択すると、以下のような二重括弧でアウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る設定
続いて、OCRを活用し、PDFから文字を読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRのAIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能となっています。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができますので、ぜひ試してみてください。
詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項をご確認ください。
スクロールすると、「ファイルの添付方法」が表示されます。
Google Driveから取得したファイルを活用するため、以下のような設定になっています。
スクロールし、「抽出したい項目」を設定しましょう。
今回は、以下の項目を抽出する設定を行います。
こちらは例ですので、抽出したい項目を入力してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：kintoneにレコードを追加する設定
続いて、kintoneに取得したファイル情報を追加する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。
kintoneの画面に移動し、「抽出したい項目」で設定した項目名を以下のように設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定します。
候補から選択するか、説明の通りに設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定します。
こちらにはkintoneで設定した項目名が表示されます。
項目名に合うアウトプットを「画像・PDFから読み取る」のアウトプットを活用して設定してください。
全ての項目の設定が完了すると、以下のように表示されます。
間違いがないか確認し、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要 Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、都度kintoneに手入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあり、担当者にとって負担の大きい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてChatworkに通知する方法
続いて、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてChatworkに通知する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはファイル情報取得後にChatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要 Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などを、毎回手動で開き内容を確認し、Chatworkに転記して報告する作業は手間がかかる上に、確認漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、その内容をChatworkに通知するため、一連の確認・報告業務を自動化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
ステップ1～5までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Chatworkのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
Chatworkにメッセージを送る設定を行うため、「メッセージを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項をご確認ください。
メンションをつけたい方は、こちらからアカウントIDの取得方法を確認しましょう。
スクロールし、「ルームID」を候補から選択するか、説明に従って設定します。
最後に「メッセージ内容」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを使用することで、Chatwork上でファイル情報を確認できます。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアウトプットから「親フォルダID」を選択すれば、保存先も把握できるので、ぜひ活用してみてくださいね！
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する方法
続いて、「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する」方法をご説明します。
こちらはファイル情報取得後にAirtableにレコードを作成するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要 Google Driveにアップロードした請求書や申込書の内容を、一つひとつ手作業で確認しAirtableに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableのデータベースへレコードとして追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
ステップ1～5までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Airtable（OAuth）のマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
マイアプリ登録の設定方法は、こちらを確認してください。
Airtableに取得したファイル情報を追加する設定を行うため、「レコードを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、説明に従って以下の設定を行います。
最後に、「フィールド情報」の設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用し、Airtableで確認したい項目の設定をします。
以下は例ですので、任意で設定してください。
項目を追加したい場合は、「フィールド情報を追加」で追加可能です。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
その他のGoogle Driveを使った自動化の例
その他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加し、Google Chatに自動通知するフローです。
こちらはGoogleフォームで受信した契約書情報をGoogle Driveにアップロードし、OCRで読み取り、読み取ったデータをkintoneに追加した後にGoogle Chatに通知できるため、契約書情報を手動で登録する手間が省けます。
Googleフォームに送信された契約書情報をOCRで読み取るため、正確にデータを取得できるでしょう。
■概要 Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するフローです。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google フォームで契約書を受信している方 ・業務の効率化を図り、煩雑な作業を自動化したいと考えている方 2.kintoneを利用して情報管理を行っている方 ・kintoneに情報を手軽に追加したいが、手動での入力が多くて時間がかかっている方 3.Google Chatを利用している企業 ・通知を確実に行い、チーム全員が最新情報を見逃さないようにしたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google フォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加してGoogle Chatに通知する仕組みを導入することで、業務効率化が期待できます。 また、Google Chatに自動的に通知が来るため、業務の進捗状況をスピーディに把握でき、チーム内のコミュニケーションも円滑になります。 ■注意事項 ・Googleフォーム、kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
このフローにより、契約書の手動入力作業が不要になり、迅速かつ正確に情報が管理されます。
手間が省けるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも減少します。
このように業務の負担を軽減することで、他の重要な業務に集中できるようになり、全体的な生産性が向上します。
2.Google Driveにファイルが格納されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Google Driveへのファイル格納をトリガーにSlackに通知できるため、データの共有が容易になるでしょう。
共有されたデータをスピーディーに確認したい方におすすめの自動化です。
■概要 Google Driveにファイルが格納されたら、Slackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveで新しいファイルが追加されたとき、手動でSlackに知らせるのは手間がかかります。特にチームでのファイル共有が頻繁だと、見逃しや通知漏れが発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされた瞬間に自動でSlackに通知が届くため、情報共有がスムーズになります。
このフローにより、ファイル共有をスムーズにすることができます。
これにより、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、作業効率の向上が期待できます。
また手作業を省くことで、手動での通知漏れやミスを防ぐことができます。
3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加し、Gmailでお礼メールを送信するフローです。
ファイルデータや契約書だけでなく、名刺情報もOCRで読み取ることができるため、名刺管理がスムーズになるでしょう。
お礼メールを自動的に送信できるため、送信ミスや漏れを防ぎます。
■概要 イベントなどで受け取った名刺情報の入力や、その後のフォローアップに手間を感じていませんか？手作業でのデータ入力は時間がかかるうえ、お礼メールの送信が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されるだけで、OCR機能がテキストを読み取りMicrosoft Excelへ自動でデータを追加し、Gmailでお礼メールを送信するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
まとめ
日々の業務において、手作業でのファイル管理やデータ入力に時間を取られるのは大きな課題ですよね。
しかし、Google Driveとkintoneを連携し、自動的にファイルデータを取得して管理することでその課題を解消できるかもしれません。
今回ご紹介したテンプレート3つは、ファイルをアップロードすることでOCRが文字を抽出し、データを追加・共有するといったフローでした。
これにより、「どこにPDFを保存したんだろう？」とフォルダを探す必要がなくなり、「PDFデータの転記ミスが…」と悩むこともなくなるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、簡単にデータ管理できるので、この機会に試してみてくださいね！
