Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてChatworkに通知する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などを、毎回手動で開き内容を確認し、Chatworkに転記して報告する作業は手間がかかる上に、確認漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でファイル内の文字を読み取り、その内容をChatworkに通知するため、一連の確認・報告業務を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ・Google Driveに保存される書類の内容をChatworkで都度報告・共有している方
• ・手作業でのファイル確認やテキストの転記に時間がかかり、負担を感じている方
• ・OCRを活用した業務自動化を検討しているものの、具体的な方法がわからない方

■このテンプレートを使うメリット

• ・ファイルアップロードを起点にOCRでの文字抽出から通知までを自動化し、手作業による確認や報告業務の時間を短縮します。
• ・システムが自動で処理を行うため、手作業による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Google DriveとChatworkをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 3.次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 4.続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取り対象とします。
5. 5.最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、読み取ったテキスト情報を含んだメッセージを送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• ・Google Driveのトリガー設定で、監視対象としたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• ・Chatworkのオペレーション設定で、通知を送信したいルームのIDや、送信するメッセージの定型文を任意で設定してください。