Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRしてAirtableに追加する

■概要

Google Driveにアップロードした請求書や申込書の内容を、一つひとつ手作業で確認しAirtableに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableのデータベースへレコードとして追加します。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したファイルの内容を手作業でAirtableに転記している方
• 紙の請求書や申込書などをスキャンし、データ管理を効率化したいと考えている方
• OCR処理からデータベースへの登録までを自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロード後のOCR処理からAirtableへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 続いて、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を任意のフィールドに追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。
• Airtableでレコードを作成するアクションを設定する際に、データを追加したいベースIDやテーブルIDを任意で設定してください。