■概要
イベントなどで受け取った名刺情報の入力や、その後のフォローアップに手間を感じていませんか？手作業でのデータ入力は時間がかかるうえ、お礼メールの送信が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されるだけで、OCR機能がテキストを読み取りMicrosoft Excelへ自動でデータを追加し、Gmailでお礼メールを送信するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームやMicrosoft Excelを使い、名刺情報を手入力している方
- 名刺交換後のお礼メールの送信に時間がかかり、対応漏れが発生している方
- イベントや商談で獲得したリード情報を迅速にデータ化し、管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像の読み取りからデータ入力、お礼メールの送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による会社名や氏名などの転記ミスや入力漏れを防ぎ、正確なデータ管理と適切なフォローアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された名刺画像をダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取ったメールアドレス宛にお礼メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携させたい任意のフォームを指定してください。
- OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズできます。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、どの列にどの情報（OCRで読み取った会社名など）を登録するかを自由に設定できます。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCRで読み取った会社名や氏名などを本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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