Google Driveを日常的に利用している皆さん、毎月のフォルダ作成作業に時間を取られていませんか？月毎に資料をまとめて保管したいけれど、フォルダの作成を月初にするのは、面倒な上に時間がかかる作業です。さらに、頻度が少ない作業は、うっかり作成し忘れることもありますよね。この記事では、毎月月初にGoogle Driveで自動的にフォルダを作成する方法をご紹介します。毎月のフォルダ作成を自動化することで、資料やファイルの管理を円滑に行うことができるかもしれません。さらに命名ルールを指定することで、ファイルへのアクセス性を高めることにつながるでしょう。
ぜひどのような方法で自動化できるのか、確認してみてくださいね。
今回の連携をぜひ使ってほしい方は、以下のような方々です！
今回の連携は以下のようなメリットが考えられます！
毎月月初に詳細を自動作成することで、従業員が手動で行なっていた定型業務にかかる時間と労力を削減できます。これにより、他の業務に集中する時間を確保できるでしょう。
例えば、月次報告書やプロジェクト資料など、多くのファイルやデータを管理するプロジェクト管理チームでは、必要なフォルダ作成作業の効率化が期待できるでしょう。 一方、経理部では、月次報告書用のフォルダーを毎回設定を毎回行う必要がなくなり、時間を大幅に節約できるかもしれません。月ごとのフォルダを自動的に生成し、手動作業の削減と業務の抜け漏れ防止を同時に実現でき、業務の正確性の向上が期待できます。
フォルダ名にルールを設け、自動でフォルダ作成することで、フォルダの命名ルールのばらつきを防ぐことができます。これにより、必要な資料を探す時間を短縮し、チームメンバーの情報アクセス性を高めるでしょう。
例えば、人事部が「2024年1月_給与管理」のようなフォルダを毎月確実に作成することで、過去の給与情報や関連データを迅速に参照できるでしょう。結果として、データ整理の一貫性が保たれ、資料管理の煩雑さを削減し、プロジェクト管理の円滑化につながります。
自動的に構造化された詳細フォルダーが毎月作成されることで、組織全体での情報共有が容易になります。 特に、複数のチームが関与するプロジェクトの場合、各チームがどこに資料をアップロードすれば良いか明確になり、混乱を防ぐことにつながります。
例えば、マーケティング部門では、月初に「2024年1月_キャンペーン資料」のようなフォルダを作成し、必要な資料を保管することで、担当者のファイルの検索や管理に関わる手間を省き、チームへの迅速な情報確認が実現できるでしょう。チーム内で同じ環境で作業できる環境を整えることで、必要な資料や進行状況をすぐに把握でき、業務効率の向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomの特定の日時に起動する定期起動のトリガー機能を使用し、指定した日時で起動したのちGoogle DriveのAPIを用いてGoogle Driveに新規フォルダを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
すると、以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
Yoomと連携するアカウントを選択しましょう。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
連携アカウントを確認したら、「続行」をクリックして完了です。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にスケジュールトリガーの設定を行うため、「毎月月初に」をクリックしましょう。
今回はテンプレートを使用しているので、すでに「毎月1日の午前9時」に起動する設定が完了しています。
起動する時間などは変更可能ですので、必要があれば設定してくださいね。
設定が完了したら「保存する」をクリックしましょう。
次にまずその月のすべてのフォルダを管理する「月毎のフォルダ」を作成します。
「月毎のフォルダを作成する」をクリックしたら、以下の画面で下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成する
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細を設定しましょう。
まず、フォルダ名を設定します。
このアクションで作成するのはフローが起動した月のフォルダなので、「2024-12」という名称を設定します。
その際アウトプットを使用することで、フロー起動ごとの値を使用することができます。
入力欄をクリックしたら、「日付」の箇所から「今月」を選択し、お好きな形式をクリックして設定完了です！
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
次に作成先のフォルダIDを指定します。
連携しているGoogleアカウントの候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
次に先ほどのアクションで作成した月のフォルダの中に、用途別のサブフォルダを作成します。
「用途別のフォルダを作成する」をクリックしたら、以下の画面で下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成する
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細を設定していきます。
まず、フォルダ名を指定します。
今回は会議議事録ようのフォルダを作成すると仮定して、以下のように設定しました。
{{this_month_%Y-%m}}_会議議事録→2024-12_会議議事録
アウトプットと入力を組み合わせることもできるので、用途に合わせて設定してくださいね。
作成先のフォルダIDを設定しましょう。
先ほどの月毎のフォルダを作成するアクションで作成したフォルダIDを指定したいので、アウトプットを設定します。
入力欄をクリックし「月毎のフォルダを作成する」から「作成したフォルダID」を選択し、設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
このアクションをフローに追加することで、会議議事録のフォルダだけでなく、別用途のフォルダを作成することもできますよ！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する
はじめに紹介するのは、特定のフォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。決められた期間ごとに新しいフォルダを作成したあと、毎回手作業で古いフォルダをアーカイブすることに手間を感じている方におすすめです。
2.Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
次に紹介するフローは、指定のフォルダにアップロードされたファイルの名称を自動で変更するフローです。ファイル名の先頭や末尾に、アップロード日などを自動付与し、名称に規則性を持たせることで、ファイル管理を明確にできるでしょう。
3.Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
最後に紹介するのは、Gmailとの連携です。メール受信後の迅速な情報共有が可能になり、保存漏れを防ぐことにもつながるでしょう。
毎月の定型業務を自動化することで、手動作業の手間を省き、業務効率を大幅に向上が期待できます。Google Driveで命名ルールを設け、フォルダ作成を自動化することで、ファイル管理の煩雑さの解消を実現できるでしょう。データ整理の一貫性や情報共有のスムーズ化の可能性があります。結果として、組織全体の生産性向上が実現できるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、定型業務を自動化し、業務の効率化を体験しましょう！
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