・
Google DriveとYoom定期起動機能を連携して、毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する方法
Google Driveを日常的に利用している皆さん、毎月のフォルダ作成作業に時間を取られていませんか？月毎に資料をまとめて保管したいけれど、フォルダの作成を月初にするのは、面倒な上に時間がかかる作業です。さらに、頻度が少ない作業は、うっかり作成し忘れることもありますよね。この記事では、毎月月初にGoogle Driveで自動的にフォルダを作成する方法をご紹介します。毎月のフォルダ作成を自動化することで、資料やファイルの管理を円滑に行うことができるかもしれません。さらに命名ルールを指定することで、ファイルへのアクセス性を高めることにつながるでしょう。
ぜひどのような方法で自動化できるのか、確認してみてくださいね。
こんな方におすすめ
今回の連携をぜひ使ってほしい方は、以下のような方々です！
- Google Driveをチームで活用している方
- フォルダ整理やデータ管理に課題を感じている方
- プロジェクト進行管理の効率化を目指したいリーダーの方
- 部門内のスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者の方
- 組織内でデータ命名や整理のルールを統一したい管理者
Google DriveとYoomを連携するメリットと具体例
今回の連携は以下のようなメリットが考えられます！
業務効率の向上
毎月月初に詳細を自動作成することで、従業員が手動で行なっていた定型業務にかかる時間と労力を削減できます。これにより、他の業務に集中する時間を確保できるでしょう。
例えば、月次報告書やプロジェクト資料など、多くのファイルやデータを管理するプロジェクト管理チームでは、必要なフォルダ作成作業の効率化が期待できるでしょう。 一方、経理部では、月次報告書用のフォルダーを毎回設定を毎回行う必要がなくなり、時間を大幅に節約できるかもしれません。月ごとのフォルダを自動的に生成し、手動作業の削減と業務の抜け漏れ防止を同時に実現でき、業務の正確性の向上が期待できます。
データ整理の一貫性向上
フォルダ名にルールを設け、自動でフォルダ作成することで、フォルダの命名ルールのばらつきを防ぐことができます。これにより、必要な資料を探す時間を短縮し、チームメンバーの情報アクセス性を高めるでしょう。
例えば、人事部が「2024年1月_給与管理」のようなフォルダを毎月確実に作成することで、過去の給与情報や関連データを迅速に参照できるでしょう。結果として、データ整理の一貫性が保たれ、資料管理の煩雑さを削減し、プロジェクト管理の円滑化につながります。
組織全体での情報共有のスムーズ化
自動的に構造化された詳細フォルダーが毎月作成されることで、組織全体での情報共有が容易になります。 特に、複数のチームが関与するプロジェクトの場合、各チームがどこに資料をアップロードすれば良いか明確になり、混乱を防ぐことにつながります。
例えば、マーケティング部門では、月初に「2024年1月_キャンペーン資料」のようなフォルダを作成し、必要な資料を保管することで、担当者のファイルの検索や管理に関わる手間を省き、チームへの迅速な情報確認が実現できるでしょう。チーム内で同じ環境で作業できる環境を整えることで、必要な資料や進行状況をすぐに把握でき、業務効率の向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoom定期起動機能を使って毎月月初にGoogle Driveでフォルダを自動作成する方法
Yoomの特定の日時に起動する定期起動のトリガー機能を使用し、指定した日時で起動したのちGoogle DriveのAPIを用いてGoogle Driveに新規フォルダを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
- Google Driveをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるスケジュールトリガー設定と、その後に続くGoogle Driveのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Google Driveの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方
- チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方
- 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。
- Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。
■注意事項
- Google DriveをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方
- チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方
- 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。
- Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。
■注意事項
- Google DriveをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
すると、以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
Yoomと連携するアカウントを選択しましょう。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
連携アカウントを確認したら、「続行」をクリックして完了です。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：スケジュールトリガーを設定
ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方
- チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方
- 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。
- Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。
■注意事項
- Google DriveをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方
- チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方
- 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。
- Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。
■注意事項
- Google DriveをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にスケジュールトリガーの設定を行うため、「毎月月初に」をクリックしましょう。
今回はテンプレートを使用しているので、すでに「毎月1日の午前9時」に起動する設定が完了しています。
起動する時間などは変更可能ですので、必要があれば設定してくださいね。
設定が完了したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ3：Google Drive「月毎のフォルダを作成する」「用途別のフォルダを作成する」のアクションを設定
次にまずその月のすべてのフォルダを管理する「月毎のフォルダ」を作成します。
「月毎のフォルダを作成する」をクリックしたら、以下の画面で下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成する
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細を設定しましょう。
まず、フォルダ名を設定します。
このアクションで作成するのはフローが起動した月のフォルダなので、「2024-12」という名称を設定します。
その際アウトプットを使用することで、フロー起動ごとの値を使用することができます。
入力欄をクリックしたら、「日付」の箇所から「今月」を選択し、お好きな形式をクリックして設定完了です！
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
次に作成先のフォルダIDを指定します。
連携しているGoogleアカウントの候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
次に先ほどのアクションで作成した月のフォルダの中に、用途別のサブフォルダを作成します。
「用途別のフォルダを作成する」をクリックしたら、以下の画面で下記の設定をしましょう。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成する
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細を設定していきます。
まず、フォルダ名を指定します。
今回は会議議事録ようのフォルダを作成すると仮定して、以下のように設定しました。
{{this_month_%Y-%m}}_会議議事録→2024-12_会議議事録
アウトプットと入力を組み合わせることもできるので、用途に合わせて設定してくださいね。
作成先のフォルダIDを設定しましょう。
先ほどの月毎のフォルダを作成するアクションで作成したフォルダIDを指定したいので、アウトプットを設定します。
入力欄をクリックし「月毎のフォルダを作成する」から「作成したフォルダID」を選択し、設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
このアクションをフローに追加することで、会議議事録のフォルダだけでなく、別用途のフォルダを作成することもできますよ！
ステップ4：Google Driveの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方
- チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方
- 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。
- Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。
■注意事項
- Google DriveをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方
- チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方
- 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。
- Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。
■注意事項
- Google DriveをYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveを使ったその他の自動化例
他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動する
はじめに紹介するのは、特定のフォルダをアーカイブフォルダに移動するフローです。決められた期間ごとに新しいフォルダを作成したあと、毎回手作業で古いフォルダをアーカイブすることに手間を感じている方におすすめです。
■概要Google Drive内のファイルやフォルダは、プロジェクトの進行とともに増え続け、定期的な整理が不可欠ですが、手作業での移動は手間がかかり、後回しにしがちではないでしょうか？気づいたときにはフォルダが乱立し、必要な情報が見つけにくくなることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Drive内の特定フォルダを自動でアーカイブフォルダへ移動させ、整理された状態を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
2.Google Driveでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
次に紹介するフローは、指定のフォルダにアップロードされたファイルの名称を自動で変更するフローです。ファイル名の先頭や末尾に、アップロード日などを自動付与し、名称に規則性を持たせることで、ファイル管理を明確にできるでしょう。
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、命名規則を統一するために手作業でファイル名を変更するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での変更は時間がかかるだけでなく、入力ミスや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更でき、ファイル管理を効率化し、命名規則の統一をスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル管理で、手作業でのファイル名変更に手間を感じている方
- チームでファイル命名規則を徹底し、管理工数を削減したいと考えているチームリーダーの方
- Google Driveを活用した一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更するため、これまで手作業で行っていたリネーム作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の入力ミスや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルに対して任意のファイル名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイル名の変更を自動化したい対象のフォルダを任意で指定してください。
- トリガーの条件として、特定のファイル名や拡張子（例：「請求書」という文字を含む、拡張子が.pdfなど）を持つファイルのみを対象にするよう設定することも可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、命名規則を統一するために手作業でファイル名を変更するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での変更は時間がかかるだけでなく、入力ミスや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更でき、ファイル管理を効率化し、命名規則の統一をスムーズに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル管理で、手作業でのファイル名変更に手間を感じている方
- チームでファイル命名規則を徹底し、管理工数を削減したいと考えているチームリーダーの方
- Google Driveを活用した一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルがアップロードされると自動でファイル名を変更するため、これまで手作業で行っていたリネーム作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の入力ミスや命名規則の不徹底を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルに対して任意のファイル名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイル名の変更を自動化したい対象のフォルダを任意で指定してください。
- トリガーの条件として、特定のファイル名や拡張子（例：「請求書」という文字を含む、拡張子が.pdfなど）を持つファイルのみを対象にするよう設定することも可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
最後に紹介するのは、Gmailとの連携です。メール受信後の迅速な情報共有が可能になり、保存漏れを防ぐことにもつながるでしょう。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
まとめ
毎月の定型業務を自動化することで、手動作業の手間を省き、業務効率を大幅に向上が期待できます。Google Driveで命名ルールを設け、フォルダ作成を自動化することで、ファイル管理の煩雑さの解消を実現できるでしょう。データ整理の一貫性や情報共有のスムーズ化の可能性があります。結果として、組織全体の生産性向上が実現できるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、定型業務を自動化し、業務の効率化を体験しましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
