指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
指定のスケジュールになったらGoogle Drive内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動・整理する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Drive内のファイルやフォルダは、プロジェクトの進行とともに増え続け、定期的な整理が不可欠ですが、手作業での移動は手間がかかり、後回しにしがちではないでしょうか？気づいたときにはフォルダが乱立し、必要な情報が見つけにくくなることもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Drive内の特定フォルダを自動でアーカイブフォルダへ移動させ、整理された状態を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでファイルやフォルダを管理しており、手動での整理に手間を感じている方
- 定期的なフォルダのアーカイブ作業を自動化し、整理業務の抜け漏れを防ぎたい方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にフォルダが移動されるため、定期的な整理作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの移動忘れや、誤った場所への移動といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の標準化を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を選択し、整理したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」を設定し、検索したファイルやフォルダをアーカイブ用のフォルダに移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎週末や月末の深夜など、ユーザーの運用に合わせて任意の周期や時間帯を柔軟に設定できます。
- Google Driveのオペレーション設定で、整理対象としたいフォルダ、および移動先となるアーカイブフォルダをそれぞれ任意で指定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
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