Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに招待する方法

ステップ1：GoogleフォームとGoogle Chatをマイアプリ登録

GoogleフォームとGoogle ChatをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Googleフォームのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Googleフォーム」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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下記画面の赤枠部分をクリックしてログインすると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これでGoogleフォームの登録は完了です。

同様に、Google Chatも登録してみましょう。

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先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Google Chat」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

下記の画面でログインをすれば、Google Chatのアプリ登録も完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに招待する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：データベースの準備

テンプレートの設定の前に、「Yoomのデータベース設定」と「Googleフォームの作成」をして準備を行います。‍

「Yoomのデータベース設定」は、下記画面のようにYoomのデータベースに必要事項を記載して表を作成しましょう。
このあとの設定で、「スペースのリソース名」のデータを使用するため、この項目は必須で記載します。

※この表は、Googleフォームに回答されたデータとGoogle Chatの情報を照合するために使用いたします。

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「Googleフォームの作成」は、必要事項を任意で入れて作成します。
このあとの設定で、「メールアドレス」の情報は必要になるため、メールアドレスを取得できるフォーム設定をしておきましょう。

ステップ4：トリガーの設定

次に、Googleフォームのトリガー設定を行います。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法の詳細はこちらを参照ください。

まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次の画面ではいくつか入力をしていきます。

「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「フォームID」は、該当のフォームURL内から取得が可能です。
「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：Yoomの設定

次に、Yoomの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。

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下記画面の項目では、「データベースの連携」を入力していきます。
欄をクリックすると選択メニューがでてくるので、先ほど作成したデータベースをクリックして入力しましょう。

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次に、「取得したいレコードの条件」を入力していきます。

下記画面のように、先ほどつくったYoomのデータベースからスペース情報を全て取得できるように入力していきます。
下記では、「スペース名」が「空でない」という条件で設定しています。

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最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ6：処理繰り返しの設定

次に、「処理繰り返し」の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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下記画面で「繰り返し対象のアウトプット」を選択します。
このあとの設定で「スペースのリソース名」のデータを使用するため、「アウトプット」にはこれを必須で入力しましょう。

入力完了後、「保存する」をクリックして次に進みます。

ステップ7：Google Chatの設定

最後にGoogle Chatの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。

※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。

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ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。

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次の画面では2つの項目を入力します。
「スペースのリソース名」は下記画面のように、前のステップで取得した情報をクリックして入力しましょう。

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「招待するユーザーのメールアドレス」にも、取得した情報の中から該当するものをクリックして入力してください。

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次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。

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最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。

その他のGoogleフォームやGoogle Chatを使った自動化の例

他にもGoogleフォームやGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知するテンプレート

このフローでは、Googleフォームで問合せがあると回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知することができるため、回答内容の作成時間を短縮します。Googleフォーム、Google Chat、Difyを連携することで、問い合わせ内容に応じた回答内容の作成を自動化できるため、他の業務と並行している場合でもスムーズに対応することが可能です。

2. Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてGoogle Chatのスペースに招待するテンプレート

このフローでは、GoogleフォームからカオナビとGoogle Chatで必要な情報を送信すると、従業員情報の登録とスペースの招待できます。カオナビとGoogle Chatによる登録作業を効率化することで、新入社員が初日から使うべきツールへアクセスできるようになり、業務運営をスムーズにすることが可能です。

3. Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待するテンプレート

入社や異動で複数のルームへ招待する際、1件ずつの手作業が不要となるため、作業時間が短縮されて担当者の負担が軽減されます。また、この自動化によって招待の漏れや誤りを防止できます。

まとめ

以上、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに招待する方法をご紹介しました。

社員の入社時や異動時における、社内システムの変更は迅速な対応が求められます。これらの業務を手作業で行なっていると、時間や手間がかかってしまい作業効率が落ちてしまうでしょう。

そこでGoogleフォームとGoogle Chatを連携させることで、これまで手動で行っていたユーザー招待や情報共有のプロセスを自動化できます。この自動化により、正確な情報の共有や業務効率の向上、チームごとのスペース管理の効率化といったメリットが期待できるでしょう。

ぜひ本記事を参考に試してみてください。