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「入社や異動による各種システム変更に手間を感じている」「チャットツールのグループ管理の効率化に課題を感じている」このような悩みはないでしょうか？
社員の入社時や異動時における、社内システムの変更は迅速な対応が求められます。このような作業を手動で行なっていると、時間や手間がかかって作業効率が落ちてしまうでしょう。そこで本記事では、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに自動招待する方法を解説します。この自動化により、社員情報の管理が効率化されるでしょう。
ぜひ参考にしてみてください。
手動によって社員のユーザー登録やチャットスペースへの招待作業をしていると、入力ミスや招待漏れが出てくるリスクがあります。こういった課題は、GoogleフォームとGoogle Chatの連携によって解決が期待できます。例えば、新入社員がGoogleフォームで必要情報を入力すると、自動的に関連するGoogle Chatのスペース（新人研修、プロジェクトチームなど）に招待が可能です。これにより、入力ミスや招待漏れを防ぎ、正確なユーザー情報の登録ができます。
社員のシステム管理を手作業で行なっていると、時間や手間が余計にかかってしまいます。そこで、GoogleフォームとGoogle Chatの連携させることで、これらの自動化が可能です。例えば、大規模なオンラインセミナーの参加者を複数のグループに分けて管理する場合、手動で招待するのは時間がかかる上にミスが発生しやすいですが、自動化によりこれらの負担が軽減されるでしょう。結果として、運用担当者はより戦略的な業務や参加者とのコミュニケーションに注力でき、業務全体の効率化につながります。
社員情報に基づき、適切なチャットグループにユーザーを自動で割り振ることができると、チームやプロジェクトごとのスペース管理が容易になるでしょう。こういった自動化は、GoogleフォームとGoogle Chatの連携で実現可能です。例えば、社内で新しいプロジェクトのメンバーを募集する際、希望者はGoogleフォームで参加申請を行うことができ、その回答内容に応じて、「開発チーム」「デザインチーム」など、適切なスペースに自動的に招待されます。これにより、管理者は各チームのメンバー正確に把握できるうえ、スペース管理を効率化できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに招待する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームでのユーザー情報の回答時にGoogleフォームのAPIを経由してその情報を受け取り、Google ChatのAPIを用いてGoogle Chatのスペースに招待することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
イベントやプロジェクト参加者を、複数のGoogle Chatスペースに手作業で招待する業務は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。毎回同じ作業を繰り返すことに、非効率を感じる場面もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のGoogle Chatスペースへメンバーを自動で招待できます。定型的な招待業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GoogleフォームとGoogle ChatをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Googleフォームのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Googleフォーム」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記画面の赤枠部分をクリックしてログインすると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これでGoogleフォームの登録は完了です。
同様に、Google Chatも登録してみましょう。
↓
先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Google Chat」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Google Chatのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに招待する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
■概要
イベントやプロジェクト参加者を、複数のGoogle Chatスペースに手作業で招待する業務は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。毎回同じ作業を繰り返すことに、非効率を感じる場面もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のGoogle Chatスペースへメンバーを自動で招待できます。定型的な招待業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
テンプレートの設定の前に、「Yoomのデータベース設定」と「Googleフォームの作成」をして準備を行います。
「Yoomのデータベース設定」は、下記画面のようにYoomのデータベースに必要事項を記載して表を作成しましょう。
このあとの設定で、「スペースのリソース名」のデータを使用するため、この項目は必須で記載します。
※この表は、Googleフォームに回答されたデータとGoogle Chatの情報を照合するために使用いたします。
↓
「Googleフォームの作成」は、必要事項を任意で入れて作成します。
このあとの設定で、「メールアドレス」の情報は必要になるため、メールアドレスを取得できるフォーム設定をしておきましょう。
次に、Googleフォームのトリガー設定を行います。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法の詳細はこちらを参照ください。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面ではいくつか入力をしていきます。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は、該当のフォームURL内から取得が可能です。
「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Yoomの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
↓
下記画面の項目では、「データベースの連携」を入力していきます。
欄をクリックすると選択メニューがでてくるので、先ほど作成したデータベースをクリックして入力しましょう。
↓
次に、「取得したいレコードの条件」を入力していきます。
下記画面のように、先ほどつくったYoomのデータベースからスペース情報を全て取得できるように入力していきます。
下記では、「スペース名」が「空でない」という条件で設定しています。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、「処理繰り返し」の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
↓
下記画面で「繰り返し対象のアウトプット」を選択します。
このあとの設定で「スペースのリソース名」のデータを使用するため、「アウトプット」にはこれを必須で入力しましょう。
入力完了後、「保存する」をクリックして次に進みます。
最後にGoogle Chatの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面では2つの項目を入力します。
「スペースのリソース名」は下記画面のように、前のステップで取得した情報をクリックして入力しましょう。
↓
「招待するユーザーのメールアドレス」にも、取得した情報の中から該当するものをクリックして入力してください。
↓
次に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
■概要
イベントやプロジェクト参加者を、複数のGoogle Chatスペースに手作業で招待する業務は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。毎回同じ作業を繰り返すことに、非効率を感じる場面もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のGoogle Chatスペースへメンバーを自動で招待できます。定型的な招待業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもGoogleフォームやGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知するテンプレート
このフローでは、Googleフォームで問合せがあると回答内容をDifyで作成しGoogle Chatに通知することができるため、回答内容の作成時間を短縮します。Googleフォーム、Google Chat、Difyを連携することで、問い合わせ内容に応じた回答内容の作成を自動化できるため、他の業務と並行している場合でもスムーズに対応することが可能です。
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して回答を作成し、社内へ共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。この定型的な業務に時間を取られていると、本来注力すべきコア業務に集中できなくなってしまいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、DifyがAIで回答内容を生成し、Google Chatへ自動で通知できます。これにより、問い合わせ対応の初動を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2. Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてGoogle Chatのスペースに招待するテンプレート
このフローでは、GoogleフォームからカオナビとGoogle Chatで必要な情報を送信すると、従業員情報の登録とスペースの招待できます。カオナビとGoogle Chatによる登録作業を効率化することで、新入社員が初日から使うべきツールへアクセスできるようになり、業務運営をスムーズにすることが可能です。
■概要
Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてGoogle Chatのスペースに招待するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報をカオナビで管理している方
・新入社員の情報登録を行う人事部門の方
2.Google Chatのスペースを部署別に管理している方
・スペースの割り当てを効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
新入社員ごとにカオナビへの登録とGoogle Chatへのスペースの招待を行う場合、スペースの招待が遅れると初期のコミュニケーションが不十分となる恐れがあります。
このフローでは、GoogleフォームからカオナビとGoogle Chatで必要な情報を送信すると従業員情報の登録とスペースの招待を効率化します。
カオナビとGoogle Chatによる登録作業を効率化することで、初日から使うべきツールへ新入社員がアクセスできるようになり、業務運営をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、カオナビ、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3. Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待するテンプレート
入社や異動で複数のルームへ招待する際、1件ずつの手作業が不要となるため、作業時間が短縮されて担当者の負担が軽減されます。また、この自動化によって招待の漏れや誤りを防止できます。
■概要
Googleフォームで集めた情報を元に、手作業でChatworkのルームへ招待していませんか？参加者が増えるほど作業は煩雑になり、招待漏れや宛先間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、対象となる複数のChatworkルームへの招待メールが自動で送信されるため、こうした招待業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以上、Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに招待する方法をご紹介しました。
社員の入社時や異動時における、社内システムの変更は迅速な対応が求められます。これらの業務を手作業で行なっていると、時間や手間がかかってしまい作業効率が落ちてしまうでしょう。
そこでGoogleフォームとGoogle Chatを連携させることで、これまで手動で行っていたユーザー招待や情報共有のプロセスを自動化できます。この自動化により、正確な情報の共有や業務効率の向上、チームごとのスペース管理の効率化といったメリットが期待できるでしょう。
ぜひ本記事を参考に試してみてください。
