Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待する
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Chatwork
を自動連携できます。
■概要
イベント参加者やコミュニティメンバーをGoogleフォームで募集した後、手作業で一人ひとりChatworkのルームに招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のChatworkルームへの招待が自動で完了します。煩雑な招待作業から解放され、よりスムーズなコミュニケーションの開始を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、手作業でChatworkへ招待している方
- 複数のChatworkルームへの招待作業に時間がかかり、効率化を考えている担当者の方
- 招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、円滑なメンバー管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、Chatworkへの招待プロセスが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による招待漏れや、異なるルームへ招待してしまうといった人為的なミスの防止に繋がり、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの「複数のレコードを取得する」を設定し、招待したいChatworkのルームリストなどを取得します。
- 次に、オペレーションでループ機能を設定し、取得したルーム情報をもとに繰り返し処理を実行します。
- 最後に、ループ処理の中でChatworkの「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のオペレーションで取得した情報のうち、どの値を基に処理を繰り返すかを任意で設定します。
- Chatworkのオペレーションでは、招待したいチャンネル（ルーム）のIDを任意で設定してください。
- 追加のオペレーションとして、Yoomのメール送信機能を組み合わせることで、作成した招待URLをフォーム回答者宛に自動で送付することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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