Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Chatworkの複数のルームに招待する

■概要

Googleフォームで集めた情報を元に、手作業でChatworkのルームへ招待していませんか？参加者が増えるほど作業は煩雑になり、招待漏れや宛先間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、対象となる複数のChatworkルームへの招待メールが自動で送信されるため、こうした招待業務の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで集めたユーザーを複数のChatworkルームへ手動で招待している方
• コミュニティ運営などで、新規メンバーのオンボーディングを効率化したいと考えている方
• 手作業による招待漏れや連絡ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に招待メール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた招待業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業での招待に伴う、招待先のルーム間違いや招待漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
2. トリガーにGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」を設定し、回答内容を取得します。
3. 次に、オペレーションでデータベース機能の「複数のレコードを取得する」を選択し、招待したいChatworkのルームID一覧を取得します。
4. 続いて、処理繰り返し機能を用いて、取得したルームIDを1件ずつ処理するよう設定します。
5. 繰り返しの処理の中で、Chatworkの「招待リンクを取得」アクションを設定し、各ルームの招待リンクを生成します。
6. 最後に、メール機能の「ルームの招待リンクをメールで送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛に招待メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのアクションでは、招待対象のルームIDを任意に設定できます。フローボット内のデータベース機能など、前段のステップで取得したルームIDの情報を変数として設定してください。
• メール機能のアクションでは、宛先や件名、メッセージ内容を自由に設定できます。Googleフォームで取得した回答内容を変数として利用したり、固定の文言を設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• 招待対象のルーム名やルームIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。