■概要
イベントやプロジェクト参加者を、複数のGoogle Chatスペースに手作業で招待する業務は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。毎回同じ作業を繰り返すことに、非効率を感じる場面もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のGoogle Chatスペースへメンバーを自動で招待できます。定型的な招待業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle Chatを使い、手作業でメンバー招待を行っている方
- イベントやコミュニティ運営で、参加者のオンボーディングを効率化したい担当者の方
- 複数のプロジェクトを兼務しており、各スペースのメンバー管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に招待が自動実行されるため、手作業での招待にかけていた時間を短縮することができます。
- 手作業による招待漏れや、誤ったスペースへの招待といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なメンバー管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでYoomのデータベース機能を使い、「複数のレコードを取得する」アクションで、あらかじめ作成した招待先のスペースリストを取得します。
- 次に、オペレーションで処理繰り返し機能を使い、取得したスペースの情報を1件ずつ処理するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメンバーを招待」アクションを設定し、招待を実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのデータベース機能では、招待対象としたいGoogle Chatのスペースリストの内容を任意に設定してください。
- Google Chatのアクションでは、招待先のスペースIDや招待するメンバーのメールアドレスを、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報（変数）をもとに任意に設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- 招待対象のスペースのリソース名を記載したデータベースを事前に用意しておいてください。
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