Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに招待する
Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Google Chatの複数のスペースに招待する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
イベントや研修の参加者をGoogle Chatのスペースに招待する際、一人ひとりのメールアドレスを手作業で追加するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に複数のスペースに招待する必要がある場合、その作業は煩雑になり、招待漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のGoogle Chatスペースへユーザーを自動で招待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle Chatを用いて、イベントや研修の参加者管理を行っている方
- 新入社員などを、関連部署の複数のGoogle Chatスペースに一括で招待したいと考えている方
- 手作業による招待プロセスを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけに自動で招待処理が実行されるため、これまで手作業での招待にかけていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、メールアドレスの入力間違いや特定のスペースへの招待漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
- トリガーで、Googleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Yoomの「複数のレコードを取得する」を選択し、招待したいGoogle Chatスペースのリスト情報を取得します。
- 次に、ループ機能を設定し、取得したスペースのリスト情報をもとに、後続の招待アクションを繰り返し実行するようにします。
- ループ処理の中でGoogle Chatの「スペースにメンバーを招待」を設定し、フォームで回答されたユーザーを各スペースに招待します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、本ワークフローの起点としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のオペレーションで取得した情報のうち、繰り返し処理の対象としたい値（今回は招待先のスペース情報）を任意で設定します。
- Google Chatの招待アクションでは、招待するユーザーのメールアドレスとして、Googleフォームの回答項目から対応する値を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週鍵の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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