Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加した上でGmailでお礼メールを送信する方法

ステップ1:Googleフォーム・Google Drive・Google スプレッドシート・Gmailをマイアプリ連携

まずGoogleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、それぞれのアプリを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Googleフォームの場合＞

・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google Driveの場合＞

・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・「Sign in with Google」をクリックして、続く画面で連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認して、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Gmailの場合＞

・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.それぞれのアプリを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームに名刺画像が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら、アウトプットに取得した情報を追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」のみとなっています。回答内容を追加する方法は、こちらのヘルプページを確認してください。

ステップ3:名刺の内容をGoogle スプレッドシートに追加する設定

Googleフォームに送信された名刺画像をGoogle Driveから取得し、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに追加する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイルIDを設定してテストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。

4.テストが成功したら保存します。

5.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

6.アクションを確認し、「次へ」をクリックします。

7.ファイルの添付方法を下記の画像のように設定し、追加で抽出したい項目を入力したらテストを行います。

8.テストが成功すると、名刺から読み取った内容がアウトプットに追加されます。
問題がなければ保存します。

9.「データベースを操作する  レコードを追加する」をクリックします。

10.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

11.スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定して「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になっています。

12.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※名刺画像から読み取った情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

13.テストが成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Gmailの設定

最後に、Gmailでお礼メールを送る設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Gmailと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.メール内容を設定します。
※名刺画像から読み取った情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）件名と本文は、定型文を直接入力することもできます。

4.テストを行うと、宛先に表示されているアドレスにメールが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Googleフォームで名刺画像が送信されるたび、OCR機能で自動的に内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報が追加され、Gmailでお礼メールが送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Google スプレッドシートとOCR機能を活用したその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとOCR機能を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google Driveに保存されたファイルをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Google Driveにファイルが保存されたら、内容をYoomのOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートに追加するテンプレートです。
この連携により、手動による登録作業が削減され、担当者の負担が軽減されるでしょう。

2.フォームに添付されたファイルをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Yoomのフォーム機能を利用し、送信されたファイルをOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するテンプレートです。
この連携により、データ登録時の人為的ミスを防ぎ、データ管理の精度向上が期待できます。

3.メールで契約書を受信したら、OCRで読み取りDeepLで翻訳しGoogle スプレッドシートに追加する

Yoomのメール機能を利用し、外国語の契約書を受信したらOCR機能で読み取り、DeepLで翻訳した内容をGoogle スプレッドシートに追加するテンプレートです。
この連携により、契約書関連の業務が自動化され、効率化を図れるでしょう。

Googleフォーム・Google Drive・Google スプレッドシート・Gmailを連携するメリットと具体例

メリット1:手動での入力作業が不要になる

名刺交換をした後、手動でGoogle スプレッドシートに情報を入力し、お礼メールを送信する作業は手間がかかります。
作業自体は単調でも、忙しい状況では担当者の負担になり、業務の進行に影響することもあります。
アプリ同士を連携すれば、名刺の画像をGoogleフォームで送信するだけで済み、手動作業が減ることで負担を軽減できるでしょう。
例えば、例えば、一日に何名もの顧客と名刺を交換すると、名刺情報の登録とメール送信作業が大変になります。
この連携を利用すれば、入力作業とメールの作成・送信業務が削減され、担当者の負担が軽減されるでしょう。

メリット2:手作業による誤入力や情報の抜け漏れを防げる

名刺情報を手動で入力する場合、誤入力や抜け漏れが生じることがあります。
こうしたミスが発生すると、顧客との連絡が取れなくなる可能性があります。
アプリ同士の連携により、データの入力が自動化されれば、登録時のヒューマンエラーを防止でき、データ精度が向上するでしょう。
例えば、メールアドレスを手動で入力する場合、アルファベットの抜け漏れや誤入力が発生することがあります。
こうしたミスは、自動化を導入することで防止できるため、連携により正確な情報登録が可能になるでしょう。

メリット3:担当者がコア業務に集中できる

名刺情報の入力作業やお礼メールの送信は、定型業務になりがちです。
手動で行うとコア業務に割ける時間が減り、生産性の低下につながります。
アプリを連携して、入力やメール送信作業を自動化すれば、担当者はコア業務に集中できるようになるでしょう。
例えば、新規顧客を担当する営業メンバーの場合、顧客へのアプローチに時間をかけることが生産性の向上につながります。
この連携を利用すれば、名刺の登録やお礼メールの時間を削減し、より多くの顧客対応が可能になるでしょう。

まとめ

顧客と名刺交換をした後、手動で情報をGoogle スプレッドシートに登録してGmailでお礼メールを送る作業は、手間がかかります。
さらに、データ入力やメール送信時に人為的ミスが発生するリスクや、コア業務に割ける時間が減ってしまうことも課題になります。
これらの課題は、アプリ同士の連携により、データ入力やメールの送信作業を自動化することで解決できるでしょう。
その結果、担当者の負担軽減やミスの削減、生産性の向上が期待できます。
本記事で紹介した連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現できます。
解説通りに設定すれば、すぐに導入できるため、この機会にYoomを使った自動化を試してみてください。