名刺の情報をGoogle スプレッドシートに保存する作業を負担に感じている方は、多いのではないでしょうか。
いくつもの項目を入力し、Gmailでお礼メールを送信する作業は大変です。
さらに、入力時に発生する人為的ミスや、コア業務に割ける時間が減ってしまうことも課題になります。
これらの課題は、アプリ同士を連携し、登録作業やメール送信を自動化することで解決できるでしょう。
本記事では、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Gmailをノーコードで連携する方法を紹介します。
専門的な知識が不要で、簡単に設定できるため、自動化を導入する際に参考にしてみてください。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
こんな方におすすめ
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Gmailを利用している方
- Googleフォームに送信された名刺情報を手動で管理しており、作業に負担を感じている方
- 名刺のデータ化を行っているが、Google スプレッドシートに登録する際の誤入力や情報の抜け漏れを課題に感じている方
- 自動化によりコア業務に集中できる時間を増やしたい方
Googleフォーム・Google Drive・Google スプレッドシート・Gmailを連携するメリットと具体例
メリット1:手動での入力作業が不要になる
名刺交換をした後、手動でGoogle スプレッドシートに情報を入力し、お礼メールを送信する作業は手間がかかります。
作業自体は単調でも、忙しい状況では担当者の負担になり、業務の進行に影響することもあります。
アプリ同士を連携すれば、名刺の画像をGoogleフォームで送信するだけで済み、手動作業が減ることで負担を軽減できるでしょう。
例えば、例えば、一日に何名もの顧客と名刺を交換すると、名刺情報の登録とメール送信作業が大変になります。
この連携を利用すれば、入力作業とメールの作成・送信業務が削減され、担当者の負担が軽減されるでしょう。
メリット2:手作業による誤入力や情報の抜け漏れを防げる
名刺情報を手動で入力する場合、誤入力や抜け漏れが生じることがあります。
こうしたミスが発生すると、顧客との連絡が取れなくなる可能性があります。
アプリ同士の連携により、データの入力が自動化されれば、登録時のヒューマンエラーを防止でき、データ精度が向上するでしょう。
例えば、メールアドレスを手動で入力する場合、アルファベットの抜け漏れや誤入力が発生することがあります。
こうしたミスは、自動化を導入することで防止できるため、連携により正確な情報登録が可能になるでしょう。
メリット3:担当者がコア業務に集中できる
名刺情報の入力作業やお礼メールの送信は、定型業務になりがちです。
手動で行うとコア業務に割ける時間が減り、生産性の低下につながります。
アプリを連携して、入力やメール送信作業を自動化すれば、担当者はコア業務に集中できるようになるでしょう。
例えば、新規顧客を担当する営業メンバーの場合、顧客へのアプローチに時間をかけることが生産性の向上につながります。
この連携を利用すれば、名刺の登録やお礼メールの時間を削減し、より多くの顧客対応が可能になるでしょう。
[Yoomとは]
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する方法
この方法は、GoogleフォームのAPIを利用して回答が送信されたことを受け取り、Google DriveのAPIを用いて名刺画像を取得した後、YoomのOCR機能を使って文字を抽出することで実現可能です。
さらに、Google スプレッドシートのAPIを用いて情報を追加し、GmailのAPIを使ってメールを送信することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google スプレッドシート／Gmail
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Gmailをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定、その後に続くGoogle Drive、文字の抽出、Google スプレッドシート、Gmailの設定
- トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
ステップ1:Googleフォーム・Google Drive・Google スプレッドシート・Gmailをマイアプリ連携
まずGoogleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、それぞれのアプリを検索して選択し、次の画面に進みます。
＜Googleフォームの場合＞
・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google Driveの場合＞
・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google スプレッドシートの場合＞
以下をご確認ください。
＜Gmailの場合＞
以下をご確認ください。
上記でアプリ連携は完了です。
3.それぞれのアプリを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームに名刺画像が送信されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功したら、アウトプットに取得した情報を追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」のみとなっています。回答内容を追加する方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
ステップ3:名刺の内容をGoogle スプレッドシートに追加する設定
Googleフォームに送信された名刺画像をGoogle Driveから取得し、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに追加する設定を行います。
1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。
2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.ファイルIDを設定してテストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
4.テストが成功したら保存します。
5.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
6.アクションを確認し、「次へ」をクリックします。
7.ファイルの添付方法を下記の画像のように設定し、追加で抽出したい項目を入力したらテストを行います。
8.テストが成功すると、名刺から読み取った内容がアウトプットに追加されます。
問題がなければ保存します。
9.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
10.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
11.スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定して「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になっています。
12.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※名刺画像から読み取った情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
13.テストが成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されます。
問題がなければ保存します。
ステップ4:Gmailの設定
最後に、Gmailでお礼メールを送る設定を行います。
1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。
2.Gmailと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.メール内容を設定します。
※名刺画像から読み取った情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）件名と本文は、定型文を直接入力することもできます。
4.テストを行うと、宛先に表示されているアドレスにメールが送信されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Googleフォームで名刺画像が送信されるたび、OCR機能で自動的に内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報が追加され、Gmailでお礼メールが送信されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
その他のGoogle フォームやOCRを使った自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google フォームやOCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Google フォームの自動化例
Google フォームで収集したアンケートや申請データを自動で整理・分類し、必要な担当者に通知や承認依頼を送信できます。これにより情報収集や手続きの業務フローが効率化され、手作業の負担を減らしてスムーズな管理が可能になります。
Google フォームで受信したファイルをOCRで読み取り、AIで内容を分析してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Google フォームで受信したファイルをOCRで読み取り、AIで内容を分析してGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Google フォームで受信したファイルをYoomを活用して自動的にOCRで読み取り、AIによって内容を分析し、その結果をGoogle スプレッドシートに追加する業務ワークフローです。AI OCR 導入 事例として、手間のかかるデータ入力作業を効率化し、精度の高い情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームを利用して大量のファイルを受信している事務担当者の方
・手動でのデータ入力に時間と労力を割いている業務担当者の方
・AI OCR 導入 事例を参考に業務自動化を検討している企業のIT担当者の方
・Google スプレッドシートを活用してデータ管理を行っているチームリーダーの方
■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google フォームで問い合わせが送信されたら、AIでWeb接客チャットの回答案を生成してSlackに通知する
試してみる
■概要
「Google フォームで問い合わせが送信されたら、AIでWeb接客チャットの回答案を生成してSlackに通知する」ワークフローは、フォームの問い合わせをキャッチし、AIを活用して回答候補を自動作成。Slackでチームにすぐ共有し、対応スピードを高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・問い合わせの初動対応をもっと早くしたいカスタマーサポート担当者の方
・AIの導入でチャット対応の品質アップを目指すマーケティング担当者
・Google フォームとSlackを連携し、チームで情報共有をスムーズにしたいマネージャー
・RPAやAIの専門知識がなくても、簡単にワークフローを作りたい業務効率化初心者の方
・Slackでの通知漏れを減らし、対応遅れを防ぎたいビジネスオーナーや責任者
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームで回答が送信されたら、MemにSaveしMicrosoft Excelでレコードを追加する
試してみる
■概要
Google フォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、思考整理ツールのMemやデータ管理用のMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかり、情報の反映に遅れが生じることもあります。このワークフローを活用すれば、Google フォームに回答が送信されると、自動でMemに情報を保存し、同時にMicrosoft Excelのシートへレコードを追加するため、手作業による転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームで収集した情報を手作業で転記しており、手間を感じている方
・Microsoft ExcelとMemを活用した情報収集やアイデア整理を効率化したいと考えている方
・フォームからの問い合わせ対応やデータ入力のプロセスを自動化したいチームの担当者の方
■注意事項
・Google フォーム、Microsoft Excel、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームで回答されたデータをAIで分析し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Google フォームで回答されたデータをAIで分析し、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、収集したデータを効率的に分析し、チーム内で迅速に共有するプロセスを自動化します。
アンケートやフィードバックの結果をAIで解析し、重要なインサイトをMicrosoft Teamsに通知します。これにより、意思決定のスピードアップと情報共有の円滑化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームを活用して大量のデータを収集しているビジネス担当者
・データ分析にAI技術を取り入れ、業務効率を向上させたい方
・Microsoft Teamsをチーム内コミュニケーションの中心に据えている管理職
・手動でデータを分析・共有する手間を省きたい業務担当者
■注意事項
・Google フォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの回答内容をNotionに追加しTelegramに通知する
試してみる
■概要
「Google フォームの回答内容をNotionに追加しTelegramに通知する」フローは、フォームのデータ管理と通知を自動化する業務ワークフローです。このワークフローを活用すれば、回答内容が自動的にNotionに登録され、さらにTelegramで即座に通知が届くため、効率的かつ確実な情報管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームを活用してデータ収集を行っているが、手動での管理に時間がかかっている方
・Notionを情報管理ツールとして使用しており、データの一元化を図りたい方
・重要なフォーム回答をリアルタイムでチームに共有したいTelegramユーザー
・業務の自動化を進め、効率化を目指しているビジネスオーナーやチームリーダー
・RPAやAPI連携を活用して、日常業務の負担を軽減したい方
■注意事項
・Google フォーム、Notion、TelegramそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの回答内容をもとにGitLabでプロジェクトを作成する
試してみる
■概要
「Google フォームの回答内容をもとにGitLabでプロジェクトを作成する」ワークフローは、フォーム送信をトリガーにGitLab apiを介してプロジェクトを自動で立ち上げる業務ワークフローです。手作業での入力ミスや立ち上げ遅延を防ぎ、スムーズに開発準備を進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームで収集した要件を手動でGitLabに登録する作業が負担と感じている開発チームリーダー
・GitLab apiによるプロジェクト自動作成を試してみたいエンジニア
・案件ごとに一貫したプロジェクトテンプレートを素早く準備したいプロジェクトマネージャー
・フォームの回答タイミングですぐに開発環境を整えたい中小企業やスタートアップのIT担当者
■注意事項
・Google フォーム、GitLabそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Gmailで送信する」ワークフローは、フォームで収集された情報をGoogle スプレッドシートに更新し、その内容をGmailで自動的に送信する業務ワークフローです。これにより、データ管理とメール送信が自動化され、業務の効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを通じてデータを収集している営業担当者やサポート担当者の方
・Google スプレッドシートでデータを整理している方
・Gmailを活用して迅速に情報を送信したい方
・自動化によってメール送信作業を効率化したい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Notionに追加する
試してみる
■概要
「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Notionに追加する」ワークフローは、フォームで送信された情報をGoogle スプレッドシートに更新し、その内容をNotionに自動的に追加する業務ワークフローです。これにより、データの整理とチーム内での情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームからのデータをNotionで管理したい方
Google スプレッドシートをデータ整理に活用している方
Notionを使ってチームと効率的に情報共有したい方
フォームのデータを整理し、簡単に追加したいチームリーダー
■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Outlookで送信する」ワークフローは、フォームで送信された情報をGoogle スプレッドシートに自動的に更新し、その内容をOutlookを通じて迅速に送信する業務ワークフローです。このプロセスはデータ更新からメール送信までをスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで収集されたデータをMicrosoft Outlookを使用して送信したい方
・Google スプレッドシートでデータ管理を行っている方
・手動でメール送信する作業を減らし、効率化したいIT担当者の方
・顧客対応を迅速に行いたい営業担当者の方
■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する」ワークフローは、フォームで送信された情報をスムーズにGoogle スプレッドシートに反映させ、さらにその内容をSlackに通知する業務ワークフローです。これにより、フォーム送信後のデータ管理とチーム内の情報共有が迅速かつ効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google フォームを利用して情報収集を行っている方
・Google スプレッドシートでデータ管理をしている方
・Slackを活用してチーム内で情報を素早く共有したい方
■注意事項
・Google フォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCRの自動化例
紙の書類やスキャンデータをOCRで自動読み取りし、テキスト化・分類して必要な担当者やシステムに連携できます。これにより書類処理やデータ入力の業務フローが効率化されます。
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OCRしリストに詳細を追加する
試してみる
納品書データをOCRで読み取りGoogleスプレッドシートにデータ転記・GoogleDriveにファイル格納しGoogle Chatに通知する
試してみる
納品書データをフォームで送信するとAIが自動で任意の情報を読み取り、読み取った情報の確認依頼を経てGoogleスプレッドシートに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
請求書が添付されたメールを受信したらAI-OCRで請求書を読み取りSlackに通知
試してみる
■概要
請求書添付メールを受信したらAIで請求書を読み取り、読み取り内容担当者にチェックしてからSlackに通知するフローです。
途中で担当者チェックを入れることでより正確に請求書情報の連携が可能です。
■注意事項
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
車検証をOCRで読み取り、Microsoft Excelに入力する
試してみる
車検証をOCRで読み取り、Microsoft Excelに入力するフローです。
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで写真が送信されたら、OCRしKnackでRecordを作成する
試してみる
■概要
フォームで受け取った写真や画像内のテキスト情報を、一つひとつ手作業でデータ化していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った写真のテキストをテキストに変換し、自動でKnackにレコードを作成するため、データ入力業務を効率化し、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで受け取った写真のテキストをテキストに変換する作業を自動化したい方
・写真などの画像データに含まれる文字情報を、効率的にKnackで管理したいと考えている方
・OCR機能を活用して、手作業によるデータ転記のミスをなくし、業務を正確に進めたい方
■注意事項
・Googleドキュメント、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームで名刺ファイルが送信されたら、OCRを行いGoogleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
受け取った名刺の情報を、一枚ずつ手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、フォームに名刺ファイルをアップロードするだけでOCRが情報を自動で読み取り、Googleコンタクトへの名刺情報の登録が完了するため、こうした手間を解消し、より正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・交換した名刺の情報を手作業でGoogleコンタクトに登録しており、手間を感じている方
・手入力による連絡先の登録ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・名刺登録を自動化し、Googleコンタクトを活用した顧客管理を効率化したい方
■注意事項
・GoogleコンタクトとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
毎日、Google Driveの特定フォルダに格納されたファイルを一括でOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や領収書などをスキャンしてGoogle Driveで管理しているものの、その後のデータ入力に手間がかかっていませんか？
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle Drive内のファイルを一括でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。
手作業による転記作業から解放され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存された請求書などの書類を、一括でOCR処理したいと考えている方
・OCRツールで読み取ったテキストデータを、手作業で転記する手間をなくしたい方
・紙媒体の書類管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
顧客と名刺交換をした後、手動で情報をGoogle スプレッドシートに登録してGmailでお礼メールを送る作業は、手間がかかります。
さらに、データ入力やメール送信時に人為的ミスが発生するリスクや、コア業務に割ける時間が減ってしまうことも課題になります。
これらの課題は、アプリ同士の連携により、データ入力やメールの送信作業を自動化することで解決できるでしょう。
その結果、担当者の負担軽減やミスの削減、生産性の向上が期待できます。
本記事で紹介した連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現できます。
解説通りに設定すれば、すぐに導入できるため、この機会にYoomを使った自動化を試してみてください。
よくあるご質問
Q：読み取る項目を事前に指定することは可能ですか？
A：
デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取ります。Google スプレッドシートに反映する必要のない情報は、一旦読み取った後に精査することとなります。
Q：名刺以外の書類でも同じ仕組みは応用できますか？
A：
OCRは他の書類でも行えます。名刺だけでなく履歴書や請求書など様々な雛型で読み取ることができますので、ご確認の上お試しください。（消費するタスク数はそれぞれ違いますので、そちらも予めご了承ください。）
Q：OCRでの読み取りに失敗した場合はどうなりますか？
A：
読み取りし損ねるなどして連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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