名刺の情報をGoogle スプレッドシートに保存する作業を負担に感じている方は、多いのではないでしょうか。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺を、一枚ずつ手作業でデータ化していませんか？顧客リストへの転記やお礼メールの送信は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った名刺画像をOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートへの記録とGmailでのお礼メール送信までを一貫して自動化し、こうした名刺管理にまつわる業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った名刺情報を手入力で管理している営業・マーケティング担当の方 名刺交換後のお礼メールの送信忘れや遅延を防ぎ、迅速なフォローアップを実現したい方 展示会などで獲得した多くのリード情報を、効率的にデータ化し活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからリストへの追加、お礼メールの送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による入力間違いや、お礼メールの宛先ミス・送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛にお礼のメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、名刺情報を受け付ける対象のフォームを任意で指定してください。 OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズすることが可能です。 Google スプレッドシートに追加する際、どの列にOCRで取得したどの情報を記録するかを自由にマッピングでき、固定値も設定できます。 Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文内にはOCRで取得した会社名や氏名を変数として差し込めます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
こんな方におすすめ
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Gmailを利用している方
Googleフォームに送信された名刺情報を手動で管理しており、作業に負担を感じている方
名刺のデータ化を行っているが、Google スプレッドシートに登録する際の誤入力や情報の抜け漏れを課題に感じている方
自動化によりコア業務に集中できる時間を増やしたい方
Googleフォーム・Google Drive・Google スプレッドシート・Gmailを連携するメリットと具体例
メリット1:手動での入力作業が不要になる
名刺交換をした後、手動でGoogle スプレッドシートに情報を入力し、お礼メールを送信する作業は手間がかかります。名刺の画像をGoogleフォームで送信するだけで済み、手動作業が減ることで負担を軽減 できるでしょう。
メリット2:手作業による誤入力や情報の抜け漏れを防げる
名刺情報を手動で入力する場合、誤入力や抜け漏れが生じることがあります。データの入力が自動化されれば、登録時のヒューマンエラーを防止でき、データ精度が向上 するでしょう。
メリット3:担当者がコア業務に集中できる
名刺情報の入力作業やお礼メールの送信は、定型業務になりがちです。入力やメール送信作業を自動化すれば、担当者はコア業務に集中できる ようになるでしょう。
[Yoomとは]
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する方法
この方法は、GoogleフォームのAPIを利用して回答が送信されたことを受け取り、Google DriveのAPIを用いて名刺画像を取得した後、YoomのOCR機能を使って文字を抽出することで実現可能です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム Google スプレッドシート Gmail
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、Gmailをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定、その後に続くGoogle Drive、文字の抽出、Google スプレッドシート、Gmailの設定
トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺を、一枚ずつ手作業でデータ化していませんか？顧客リストへの転記やお礼メールの送信は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った名刺画像をOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートへの記録とGmailでのお礼メール送信までを一貫して自動化し、こうした名刺管理にまつわる業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った名刺情報を手入力で管理している営業・マーケティング担当の方 名刺交換後のお礼メールの送信忘れや遅延を防ぎ、迅速なフォローアップを実現したい方 展示会などで獲得した多くのリード情報を、効率的にデータ化し活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからリストへの追加、お礼メールの送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による入力間違いや、お礼メールの宛先ミス・送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛にお礼のメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、名刺情報を受け付ける対象のフォームを任意で指定してください。 OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズすることが可能です。 Google スプレッドシートに追加する際、どの列にOCRで取得したどの情報を記録するかを自由にマッピングでき、固定値も設定できます。 Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文内にはOCRで取得した会社名や氏名を変数として差し込めます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Yoomを利用していない方は、こちら
ステップ1:Googleフォーム・Google Drive・Google スプレッドシート・Gmailをマイアプリ連携
まずGoogleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、それぞれのアプリを検索して選択し、次の画面に進みます。
＜Googleフォームの場合＞
・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google Driveの場合＞
・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google スプレッドシートの場合＞
以下をご確認ください。
＜Gmailの場合＞
以下をご確認ください。
上記でアプリ連携は完了です。
3.それぞれのアプリを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する」をクリックします。
2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
5.テストが成功したら、アウトプットに取得した情報を追加して保存します。こちら
ステップ3:名刺の内容をGoogle スプレッドシートに追加する設定
Googleフォームに送信された名刺画像をGoogle Driveから取得し、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに追加する設定を行います。
1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。
2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
3.ファイルIDを設定してテストを行います。こちら
4.テストが成功したら保存します。
5.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
6.アクションを確認し、「次へ」をクリックします。
7.ファイルの添付方法を下記の画像のように設定し、追加で抽出したい項目を入力したらテストを行います。
8.テストが成功すると、名刺から読み取った内容がアウトプットに追加されます。
9.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
10.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
11.スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定して「次へ」をクリックします。
※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記の設定になっています。
12.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
13.テストが成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されます。
ステップ4:Gmailの設定
最後に、Gmailでお礼メールを送る設定を行います。
1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。
2.Gmailと連携するアカウントを確認します。
3.メール内容を設定します。
4.テストを行うと、宛先に表示されているアドレスにメールが送信されます。
5.トリガーをONにすると、Googleフォームで名刺画像が送信されるたび、OCR機能で自動的に内容を読み取り、Google スプレッドシートに情報が追加され、Gmailでお礼メールが送信されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちら
その他のGoogle フォームやOCRを使った自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google フォームやOCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Google フォームの自動化例
Google フォームで収集したアンケートや申請データを自動で整理・分類し、必要な担当者に通知や承認依頼を送信できます。これにより情報収集や手続きの業務フローが効率化され、手作業の負担を減らしてスムーズな管理が可能になります。
Google フォームで受信したファイルをOCRで読み取り、AIで内容を分析してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google フォームでアンケートや申込書などを受け付けた際、添付されたファイルの情報を一つひとつ確認し、内容を分析して転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google フォームに回答が送信されると添付ファイルを自動でOCR処理し、AIが内容を分析、その結果をGoogle スプレッドシートにスムーズに追加するため、手作業による負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームで受け取った添付ファイルの情報を手作業で処理している方 ファイルのOCR処理やAIによる内容分析を業務に取り入れたいと考えている方 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れを減らしたい業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル処理、AI分析、データ追加までを自動化し、手作業の時間を削減できます。 手作業によるファイルの確認漏れや、分析結果の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google フォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを元に内容の分析や要約などを行います。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容やAIによる分析結果などを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、抽出したい項目を指定し、使用するAIモデルや言語を選択することが可能です。 AI機能では、プロンプトに固定値を設定したり、前段のOCR処理で取得したテキストなどの値を変数として埋め込んだりするカスタムができます。 Google スプレッドシートへのレコード追加では、フォームの回答内容やAIによる分析結果を記録したいスプレッドシートやページ（シート）を選択し、各項目には固定値を入力するだけでなく、前段の処理で取得した値を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Google フォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google フォームで問い合わせが送信されたら、AIでWeb接客チャットの回答案を生成してSlackに通知する
試してみる
■概要
Google フォームから寄せられるお問い合わせへの対応に、手間や時間がかかっていませんか。また、Web接客チャットでの回答作成に追われ、他の業務が進まないといった課題もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Google フォームに新しい回答が送信されると、AIがその内容に基づいたWeb接客チャット用の回答案を自動で生成し、Slackへ通知するため、顧客対応の迅速化と効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームで受け付けた問い合わせ対応の効率を上げたいと考えているご担当者の方 AIを活用してWeb接客チャットの回答作成プロセスを改善したいと考えているチームの方 Slackを使い、問い合わせへの回答案を迅速に共有し、対応品質の向上を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Google フォームへの問い合わせ内容を基にAIが回答案を自動生成するため、担当者が回答を考える時間を短縮し、迅速な初期対応が可能になります。 AIが生成した回答案をSlackで確認することで、対応の抜け漏れや遅延を防ぎ、顧客満足度の向上に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google フォームとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Google フォームで受け付けた問い合わせ内容を基に、Web接客チャット用の回答案を生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した回答案を指定したチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のアクションでは、回答案を生成するためのプロンプト（指示文）に固定のテキストを設定したり、Google フォームから取得した問い合わせ内容などの情報を変数として組み込んだりすることが可能です。 Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にも固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報（生成されたAIの回答案など）を変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google フォームで回答が送信されたら、MemにSaveしMicrosoft Excelでレコードを追加する
試してみる
■概要
Google フォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、思考整理ツールのMemやデータ管理用のMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかり、情報の反映に遅れが生じることもあります。このワークフローを活用すれば、Google フォームに回答が送信されると、自動でMemに情報を保存し、同時にMicrosoft Excelのシートへレコードを追加するため、手作業による転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームで収集した情報を手作業で転記しており、手間を感じている方 Microsoft ExcelとMemを活用した情報収集やアイデア整理を効率化したいと考えている方 フォームからの問い合わせ対応やデータ入力のプロセスを自動化したいチームの担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームの回答を起点に、Memへの保存とMicrosoft Excelへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、Google フォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでMemを選択し、「Save to Mem」アクションを設定し、フォームの回答内容を保存するように指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のファイルとシートに回答内容を追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Memに保存する内容として、Google フォームのどの回答項目をテキストとして反映させるかなどを任意で設定してください Microsoft Excelに追加するレコードについて、どのファイル・シートのどの列に、Google フォームのどの回答項目をそれぞれ追加するかを任意で設定してください ■注意事項
Google フォーム、Microsoft Excel、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームで回答されたデータをAIで分析し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Google フォームで集めたアンケート回答や顧客データ、手作業で内容を確認し、分析結果をMicrosoft Teamsに報告する業務に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームで収集したデータの分析と共有に時間を要している担当者の方 AIを活用してフォーム回答の分析精度を高め、業務効率化を図りたい方 Microsoft Teamsでの情報共有を迅速かつ自動で行いたいと考えているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google フォームへの回答後、AIによる分析とMicrosoft Teamsへの通知が自動で行われるため、手作業による時間と手間を削減できます。 手作業によるデータ転記や分析時の見落とし、通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを抑えることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、フォームの回答内容をAIで分析するよう指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、AIによる分析結果を指定したチャネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 テキスト生成機能のアクション設定では、生成したいテキストの文字数に応じて適切なアクションを選択し、AIへの指示（プロンプト）や出力したい言語を任意で設定してください。 Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送信するアクション設定では、通知先のチームID、チャネルID、そして送信するメッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
Google フォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの回答内容をNotionに追加しTelegramに通知する
試してみる
■概要
Google フォームを活用してデータ収集を行っているが、手動での管理に時間がかかっている方 Notionを情報管理ツールとして使用しており、データの一元化を図りたい方 重要なフォーム回答をリアルタイムでチームに共有したいTelegramユーザー 業務の自動化を進め、効率化を目指しているビジネスオーナーやチームリーダー RPAやAPI連携を活用して、日常業務の負担を軽減したい方
データ管理の効率化：Google フォームの回答が自動的にNotionに追加されるため、手動入力の手間が省けます。 通知：Telegramを通じて即時に通知が届くため、重要な情報を迅速に共有できます。 エラーレスな運用：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。
Google フォームの回答内容をもとにGitLabでプロジェクトを作成する
試してみる
■概要
Google フォームで収集した情報を基に、GitLabで手動でプロジェクトを作成する作業は、時間もかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、多くの回答を処理する場合、その負担は無視できません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、GitLabでのプロジェクト作成が自動化され、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームの回答を基にGitLabプロジェクトを手作業で作成している方 GitLabを利用したプロジェクト管理の初動を効率化したい開発チームの方 フォーム回答処理とプロジェクト作成の連携に課題を感じている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答後、GitLabでのプロジェクト作成が自動化されるため、手作業による時間の拘束から解放されます。 手動での情報入力に伴う転記ミスや、プロジェクト作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGitLabをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGitLabを選択し、「新規プロジェクトを作成」アクションを設定します。この際、Googleフォームから取得した回答内容をプロジェクト名や説明などに活用できます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
GitLabで「新規プロジェクトを作成」アクションを設定する際、プロジェクト名、説明、公開範囲などの各項目に、Googleフォームの回答内容（アウトプット）を動的に割り当てることができます。例えば、フォームの「プロジェクト名」の回答をGitLabのプロジェクト名に設定したり、特定の回答をプロジェクトの説明文に含めたりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Google フォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度Google スプレッドシートに転記し、関係者にGmailで通知する作業は手間がかかるものです。また、手作業による対応は、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームの送信をきっかけに、Google スプレッドシートへの記録とGmailでの通知までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームを活用したお問い合わせやアンケートの管理を担当している方 フォームの回答内容をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している方 回答者へのサンクスメールや、社内への通知を手動で送信している方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると、スプレッドシートへの記録からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのデータ転記やメール作成が不要になるため、コピー＆ペーストによる入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、Google フォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでYoomの「フォームトリガー」を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 3.次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」といったアクションを設定し、フォームで受け付けた情報を指定のシートに記録します。 4.最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、フォームの内容を含んだメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーに設定するGoogle フォームは、対象とするフォームのIDや、後続の処理で利用したい回答項目を任意で設定できます。 Google スプレッドシートへの記録では、対象のスプレッドシートIDやシート名を指定し、フォームのどの回答をどの列に記録するかを自由に設定可能です。 Gmailでのメール送信では、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズでき、フォームの回答内容を本文に差し込むこともできます。 ■注意事項
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Notionに追加する
試してみる
■概要
Google フォームで受け付けた回答を、手作業でGoogle スプレッドシートやNotionに転記していませんか？複数のツールに同じ情報を入力する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、Google スプレッドシートの更新とNotionへのレコード追加が自動で実行されるため、データ管理の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームの回答を手作業でGoogle スプレッドシートやNotionに移している方 複数ツール間のデータ転記作業における入力ミスや対応漏れをなくしたい方 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答が自動で各ツールに反映されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮し、迅速な情報共有が可能になります。 手作業によるデータの転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google フォーム、Google スプレッドシート、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google フォームのトリガー設定では、フローボットが起動するフォームのIDと、回答をチェックする間隔を任意で設定してください。 Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定し、更新したいレコードの条件や更新後の値を設定します。 Notionでレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースIDを指定し、どの項目にフォームのどの回答内容を反映させるか、アウトプット情報を活用して設定してください。 ■注意事項
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
Google フォームで受け付けた問い合わせや申し込みの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者にOutlookで通知する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google フォームへの回答をきっかけに、Google スプレッドシートの該当レコードを自動で更新し、Outlookから通知メールを送信できます。面倒な定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームの回答を毎回手動でGoogle スプレッドシートに転記している方 フォーム回答後にOutlookで定型的な通知メールを手動で送信している担当者の方 手作業によるデータの入力ミスや関係者への通知漏れを防ぎ、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からスプレッドシート更新、メール送信までを自動化し、手作業の時間を短縮します。 手作業によるデータの転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google フォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに特定のレコードを更新します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定の内容で関係者にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google フォームのトリガー設定では、フローが起動する間隔や、対象となるフォームIDを任意で設定してください。 Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シート名、テーブル範囲を具体的に指定します。また、更新したいレコードを特定する条件や、更新後の値をフォームの回答内容などを用いて設定してください。 Outlookでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。Google フォームの回答内容といったアウトプット情報を活用し、動的なメールを作成することが可能です。 ■注意事項
Google フォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの送信内容をもとにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知する
試してみる
■概要
お問い合わせやアンケートなどでGoogle フォームに寄せられた回答を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、さらにSlackで関係者に通知していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google フォームに回答が送信されるだけで、Google スプレッドシートの更新からSlackへの通知までが自動で実行され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google フォームの回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 フォームの回答内容をSlackですばやく関係者に共有したいと考えている担当者の方 手作業によるデータ入力や通知業務をなくし、本来の業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答からGoogle スプレッドシート更新、Slack通知までが自動化されるため、手作業での転記や通知対応にかかっていた時間を削減できます。 人の手による転記作業がなくなることで、入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google フォーム、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容が指定のシートに反映されるようにします。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、指定したチャンネルに更新内容を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google フォームのトリガー設定では、フローを起動させたいフォームのIDや、トリガーの起動間隔を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、更新対象のスプレッドシートID、シート名、データ範囲を指定し、どのレコードをどう更新するかを設定します。 Slackのオペレーションでは、通知を送信したいチャンネルIDや、フォームの回答内容を含んだメッセージ本文を自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google フォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法 」を参照ください。
OCRの自動化例
紙の書類やスキャンデータをOCRで自動読み取りし、テキスト化・分類して必要な担当者やシステムに連携できます。これにより書類処理やデータ入力の業務フローが効率化されます。
納品書データをOCRで読み取りGoogleスプレッドシートにデータ転記・GoogleDriveにファイル格納しGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
納品書データをフォームで送信するとAIが自動で任意の情報を読み取り、読み取った情報の確認依頼を経てGoogleスプレッドシートに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
納品書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、GoogleDrive、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OCRしリストに詳細を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointを活用した在庫管理において、紙やPDFで受け取った発注書などを手作業でリストに入力する業務に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を自動的に読み取りリストに情報を追加するため、手入力に伴う作業負担や入力ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointを利用した在庫管理で、手作業での入力に課題を感じている方 発注書や納品書などの書類をOCRで自動的にデータ化し、業務を効率化したいと考えている方 Microsoft SharePointのリスト機能を活用して、在庫情報の管理をよりスムーズにしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルが追加されると、OCRによる読み取りからリストへのアイテム追加までが自動で実行されるため、データ入力にかかっていた時間を短縮できます 手作業による転記が不要になることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、在庫データの正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルかどうかに応じて後続の処理を分けます 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します 最後に、Microsoft SharePointの「リストにアイテムを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をリストに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでリストにアイテムを追加する際に、どの項目にどの情報を追加するかを自由に設定できます。例えば、OCR機能で読み取った「商品名」や「数量」といった値を、Microsoft SharePointリストの対応する列に変数として埋め込むことが可能です また、登録日や担当者名など、特定の項目に固定のテキストや日付を入力するようなカスタムも行えます ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
請求書が添付されたメールを受信したらAI-OCRで請求書を読み取りSlackに通知
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◼️概要
請求書添付メールを受信したらAI-OCRで請求書を読み取り、読み取り内容を担当者がチェックしてからSlackに通知するフローです。
途中で担当者チェックを入れることでより正確に請求書情報の連携が可能です。
OCRでの読み取り項目やSlackの通知先チャンネルや通知内容は自由に変更が可能です。
◼️注意事項
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
車検証をOCRで読み取り、Microsoft Excelに入力する
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■概要
自動車関連の業務では、車検証の情報を手作業で転記する場面が多く、時間や手間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AI-OCRが文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定のファイルへ転記します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
車検証の情報をMicrosoft Excelへ手入力しており、作業を効率化したいと考えている方 大量の書類データを扱うため、手作業による転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方 OCR機能を活用したデータ入力の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームからアップロードされた車検証の情報をAIが自動で読み取り転記するため、手作業による入力業務の時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。 トリガーで、車検証の画像ファイルをアップロードするための専用フォームを作成します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームからアップロードされた車検証の情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、AI-OCRで読み取ったテキストデータを指定のファイルに新しい行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、車検証の中からどの項目のテキストを抽出するかを任意でカスタマイズできます。 Microsoft Excelへのレコード追加オペレーションでは、各列に対してどのOCR抽出データを割り当てるか、または固定の値を入力するかなどを柔軟に設定可能です。 ■注意事項
Microsoft ExcelとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで写真が送信されたら、OCRしKnackでRecordを作成する
試してみる
■概要
フォームで受け取った写真や画像内のテキスト情報を、一つひとつ手作業でデータ化していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った写真のテキストをテキストに変換する作業を自動化したい方 写真などの画像データに含まれる文字情報を、効率的にKnackで管理したいと考えている方 OCR機能を活用して、手作業によるデータ転記のミスをなくし、業務を正確に進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームで写真が送信されると、自動でテキストを抽出しKnackへ登録されるため、データ入力にかかっていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとKnackをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイル送信フォーム」のアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、トリガーで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定では、写真内のどのテキスト情報を抽出するか、任意の項目を設定してください。 Knackでレコードを作成するアクションを設定する際に、データを登録したいObject IDとField IDを任意で設定してください。 ■注意事項
Googleドキュメント、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームで名刺ファイルが送信されたら、OCRを行いGoogleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
受け取った名刺の情報を、一枚ずつ手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺ファイルをアップロードするだけでOCRが情報を自動で読み取り、Googleコンタクトへの名刺情報の登録が完了するため、こうした手間を解消し、より正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
交換した名刺の情報を手作業でGoogleコンタクトに登録しており、手間を感じている方 手入力による連絡先の登録ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 名刺登録を自動化し、Googleコンタクトを活用した顧客管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに名刺ファイルをアップロードするだけで、Googleコンタクトへの連絡先登録が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。 OCRによる自動読み取りと登録により、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleコンタクトをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、名刺ファイルを受け取るためのフォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで受け取った名刺ファイルからテキスト情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に連絡先を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、名刺ファイルのアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。 OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど）を任意で設定し、抽出できます。 Googleコンタクトに連絡先を作成する際、OCRで読み取った情報やフォームで入力された情報を、どの項目に登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
GoogleコンタクトとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
毎日、Google Driveの特定フォルダに格納されたファイルを一括でOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や領収書などをスキャンしてGoogle Driveで管理しているものの、その後のデータ入力に手間がかかっていませんか？このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle Drive内のファイルを一括でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。手作業による転記作業から解放され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存された請求書などの書類を、一括でOCR処理したいと考えている方 OCRツールで読み取ったテキストデータを、手作業で転記する手間をなくしたい方 紙媒体の書類管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日定時に起動し、複数ファイルを一括でOCR処理するため、これまで手作業で行っていたデータ化業務の時間を短縮できます システムが自動でテキストを抽出し転記するので、手入力による転記ミスや読み取り漏れといったヒューマンエラーを防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎日決まった時間など、フローを起動させたい日時を設定します オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します 次に、繰り返し処理機能を設定し、3で取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、5で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、フローを起動したい曜日や時間などを任意で設定してください Google Driveでファイル一覧を取得するアクションでは、対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください 繰り返し処理では、前段のオペレーションで取得したファイル一覧の情報を変数として用い、処理の条件を任意で設定できます Google Driveでファイルをダウンロードする際、ファイルIDは固定値だけでなく、前段で取得した情報を変数として設定することも可能です OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分のテキストを抽出するか、項目を任意で設定してください Google スプレッドシートへの追加アクションでは、書き込み先のスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などを任意で指定してください ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
顧客と名刺交換をした後、手動で情報をGoogle スプレッドシートに登録してGmailでお礼メールを送る作業は、手間がかかります。
よくあるご質問
Q：読み取る項目を事前に指定することは可能ですか？
A：
デフォルトで「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」を読み取ります。Google スプレッドシートに反映する必要のない情報は、一旦読み取った後に精査することとなります。
Q：名刺以外の書類でも同じ仕組みは応用できますか？
A：
OCRは他の書類でも行えます。名刺だけでなく履歴書や請求書など様々な雛型で読み取ることができますので、ご確認の上お試しください。（消費するタスク数はそれぞれ違いますので、そちらも予めご了承ください。）
Q：OCRでの読み取りに失敗した場合はどうなりますか？
A：
読み取りし損ねるなどして連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
