Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneへ追加した上でGoogle Chatに通知する方法

ステップ1:Googleフォーム・Google Drive・kintone・Google Chatをマイアプリ連携

まずGoogleフォーム、Google Drive、kintone、Google ChatをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、それぞれのアプリを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Googleフォームの場合＞

・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google Driveの場合＞

・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜kintoneの場合＞

・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。

＜Google Chat（OAuth）の場合＞

・「Sign in with Google」をクリックし、続く画面でClient IDとClient Secretを入力して「登録する」をクリックすると、マイアプリ登録が完了します。
※Client IDとClient Secretの取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを確認してください。

3.それぞれのアプリを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームに契約書が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら、アウトプットに取得した値を追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」のみとなっています。回答内容を追加する方法は、こちらのヘルプページを確認してください。

ステップ3:契約書の内容をkintoneに追加する設定

Googleフォームに送信された契約書をGoogle Driveから取得し、OCR機能で内容を読み取った後、kintoneに追加する設定を行います。

1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイルIDを設定してテストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。

4.テストが成功したら保存します。

5.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

6.アクションを確認し、「次へ」をクリックします。

7.ファイルの添付方法を下記の画像のように設定し、追加で抽出したい項目があれば入力してテストを行います。

8.テストが成功すると、契約書から読み取った内容がアウトプットに追加されます。
問題がなければ保存します。

9.「データベースを操作する  レコードを追加する」をクリックします。

10.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定したら「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

11.追加するレコードの値を設定します。
※GoogleフォームやOCR機能で読み取った情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

12.テストを行い、成功するとkintoneにレコードが追加されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Google Chatの設定

最後に、Google Chatに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する メッセージを送信」を行います。

2.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.スペースのリソース名とメッセージ内容を設定してテストを行います。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。GoogleフォームやOCR機能で読み取った情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、Google Chatにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Googleフォームで契約書を受信するたび、OCRで自動で読み取った情報がkintoneに追加され、Google Chatに通知されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

kintoneとOCR機能を活用したその他の自動化例

他にもkintoneとOCR機能を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.メールで受け取った適格請求書をOCRで読み取り、kintoneに情報を追加してGoogle Chatへその旨を通知する

Yoomのメール機能を利用して受け取った適格請求書をOCRで自動で読み取り、kintoneに情報を追加してGoogle Chatへその旨を通知するテンプレートです。
この連携により、手作業の請求書対応が減り、担当者の負担軽減が期待できます。

2.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneに情報を追加する

Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで自動的に読み取り、kintoneに情報を追加するテンプレートです。
この連携により、名刺情報の登録が自動化され、業務効率が向上するでしょう。

3.名刺データをOCRで読み取りkintoneに情報を追加してGoogle Chatに通知する

Yoomのフォームトリガーを利用し、名刺データをアップロードするとOCRで読み取り、kintoneに情報を追加してGoogle Chatに通知するテンプレートです。
この連携により、手動登録時のミスを削減でき、名刺管理の精度が向上するでしょう。

Googleフォーム・Google Drive・kintone・Google Chatを連携するメリットと具体例

メリット1:作業時間の削減と業務効率化

Googleフォームで受信した契約書の情報をkintoneに登録する作業は大変です。
書類の確認やレコードの追加、関係者への報告など、1つ1つの作業は単調でも、完了までに時間がかかります。
アプリ同士を連携すれば、契約書の内容が自動でkintoneに追加され、完了通知もされることで業務効率が向上するでしょう。
例えば、契約書の処理が多い企業の場合、担当者は対応に膨大な時間がかかります。
この連携を利用すれば、契約書対応に費やしていた時間を他の業務に充てられるため、業務の効率化が期待できます。

メリット2:入力ミスの防止

手動による登録作業やメッセージの送信作業には、ミスがつきものです。
間違った情報をkintoneに追加してしまったり、メッセージの送信先を間違えたりすると、効率的な業務進行を妨げてしまいます。
アプリ同士の連携により業務を自動化すれば、ヒューマンエラーを防止でき、ミスを削減できるでしょう。
例えば、kintoneに登録する項目数や、完了通知を送る相手が増えるにつれ、手動作業ではミスが発生しやすくなります。
この連携を利用すれば、人的ミスの防止により、正確な業務プロセスが実現するでしょう。

メリット3:情報共有の円滑化

手動での作業には、工程間でタイムラグが生じることがあります。
kintoneに情報がすぐに追加されても、関係者への通知が遅れてしまうと、業務を進められなくなってしまいます。
アプリ同士を連携し、契約書情報の登録と通知作業を自動化すれば、関係者への情報共有が円滑化するでしょう。
例えば、担当者が受信した契約書の対応を行い、完了通知を上司に送る場合、kintoneへの登録が済んだ状態で緊急の業務が発生すれば、上司への通知が遅れてしまいます。
この連携を利用すれば、通知まで自動化されるため、関係者間の情報共有がスムーズになるでしょう。

まとめ

Googleフォームで受信した契約書の内容を手動でkintoneに追加して、Google Chatで関係者に通知する作業は時間がかかります。
さらに、作業中に発生する人的ミスやタイムラグが課題になることもあります。
これらの課題は、アプリ同士を連携し、業務を自動化することで解決できるでしょう。
その結果、業務の効率化やミスの削減、情報共有の円滑化が期待できます。
本記事で紹介した自動化は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
解説通りに設定するだけで導入でき、すぐに利用できるため、自動化を検討している場合は、Yoomを使った連携を試してみてください。