■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、kintoneへデータが追加されます。面倒な名刺管理業務を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとkintoneを利用して、顧客情報を手作業で管理している方
- 展示会などで獲得した大量の名刺のデータ化に課題を感じている営業担当者の方
- 手入力によるデータ転記ミスをなくし、顧客情報の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに名刺画像が送信されるとkintoneへ自動で情報が登録されるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、会社名や担当者名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信された名刺画像を指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした名刺画像を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出した情報をkintoneの各項目に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、名刺画像から読み取る項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報に変数を組み合わせ、kintoneアプリの各フィールドに設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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