Googleフォームの回答をPDFに自動変換！Dropboxへ簡単保存する方法

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとGoogle フォーム、Dropboxをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定(3ステップ)
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：Yoomとマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリと、Yoomを連携しましょう。
Yoomの左側メニューから「＋新規接続」をクリックしてください。

検索欄が出てきたら、アプリ名を入力しましょう。

Google フォームのマイアプリ連携

まずは、使用するGoogleのアカウントを選択します。

アカウント選択後にYoomにログインし、アクセスを許可します。

「続行」をクリックするとGoogle フォームのマイアプリ連携完了です。

Dropboxのマイアプリ連携

Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。

「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：トリガー設定

まず最初にGoogle フォームでトリガー設定を行います。
今回使用するGoogle フォームは、SaaSツールを提供している会社などで使用する請求書を想定したうえでフォームを作成しました。

まず、1ページ目はマイアプリ連携をしたGoogle フォームのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認し、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正して次に進みます。

次にトリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
フォームIDをURLから取得したら、設定用にGoogle フォームで回答してから「テスト」をクリックしてください。

設定のためのテストなので、上記のように回答は仮のもので問題ありません！
書類に必要な情報が不足していたら、こちらのページを参考に「＋取得する値を追加」から操作してください。

アウトプットが取得できたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：書類を発行する設定

次に、取得した情報を元にひな形を作成して書類を発行しましょう。(ひな形の作成はこちらを参考にしてください。)

1ページ目はGoogle フォームと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正をしたら書類の情報を入力します。

ファイルIDは候補から選択し、ファイル名は設定する書類に合わせてわかりやすいものにしましょう。
今回は請求番号がわかるようなファイル名にしました。

設定ができたら次は、ひな形にアウトプットを反映させるための設定です。
テスト用のひな型を使用します。

｛｝で囲ってある部分に、Yoomの設定で取得したアウトプットが反映されるようになります。

「置換条件を取得」をクリックしてください。
取得が成功すると、｛｝の項目が取得できます。

それぞれアウトプットから合致するものを選択していきましょう。この際、すべての項目にアウトプットを入れる必要があります。

すべて設定できたら「テスト」をクリックします。

設定した通りに請求書が作成されました。
問題がなければ「保存する」で書類発行の設定も完了です！

ステップ4：ファイルをアップロードする設定

最後の設定は、発行した書類をDropboxにアップロードするものです。

これまで同様に、Dropboxのアカウント情報とタイトルの修正をしたらファイルの格納先を設定します。

ファイル名のデフォルトは上記のようになっているので、追加修正が必要ならアウトプットを活用して入力しましょう。
ファイルの添付方法はそのままにして「テスト」をクリックしてください。

テストが成功して、指定の場所にファイルが格納されていれば「保存する」ですべての設定は完了です！
最後にトリガーをONにしておきましょう。

これでフローが動き出し、フォームで提出された内容に従って書類が作成されるようになりました。

さらに自動化するには

設定したフローに「メールを送る」フローを追加してさらに自動化させてみましょう。

<span class="mark-yellow">自身のチームだけではなく、取引先や他チームなど、素早く書類を共有したいときに役立ちそうですね。</span>

メールのファイルを添付することで、すぐに書類を確認でき、次のアクションにすばやく進める利点もあります。

Googleフォームの内容からPDF書類を発行してOneDriveに格納する設定

発行したファイルの保存先をOneDriveにするフローです。

DropboxではなくOneDriveを普段使用している方は、こちらのフローを試してみてください！
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定の方法も難しくありません！ファイルを格納したい場所を指定して、アウトプットを活用しながらファイルタイトルを設定します。

<span class="mark-yellow">普段、WordやExcelを使う方はOneDriveに保存すると書類がシームレスに使えるので便利です。</span>

Googleフォームに添付されたPDF書類をSlackで送信する設定

このフローは、ひな形から作成するのではなくフォームに添付された書類をダウンロードして、Slackに通知する設定です。

フォームに書類を添付して、回答を送信することがトリガーになります。

そのあとの設定で、添付ファイルをダウンロードして、ダウンロードしたファイルをSlackのメッセージに添付して通知させます。

シンプルな設定で、素早く書類発行の通知を受け取れるので<span class="mark-yellow">見落としが心配な方はぜひこのフローを利用してみてください。</span>

Googleフォームを使ったその他の自動化例

他にもGoogle フォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

Googleフォームの重複チェックをしてNotionに顧客情報を登録‍

Googleフォームに送信されたデータを自動でチェックし、<span class="mark-yellow">同じ情報がない場合だけNotionに登録する</span>仕組みです。手作業での確認が減るので、スムーズにデータを管理できるようになります。

さらに、情報の正確性が高まり、ミスの防止にもつながることが期待できます。

Googleフォームの内容をAIが分析し、Notionに整理して保存

‍Googleフォームに入力された内容をAIのGeminiが分析し、<span class="mark-yellow">適切なカテゴリーに分類してNotionに登録する</span>フローです。問い合わせが自動で整理されるので、対応のしやすさがぐっと増します。

さらに、データをしっかり活用できるようになり、業務の効率アップも期待できます。

Googleフォームの問い合わせを抽出して、自動でGmail返信

‍Googleフォームで受け付けた問い合わせを条件に応じて抽出し、<span class="mark-yellow">自動でGmailから返信する</span>仕組みです。素早く対応できるので、お客様にも安心してもらいやすくなります。

さらに、返信内容を統一することで、やりとりの質を安定させることが期待できます。

まとめ

Googleフォームで収集したデータを自動でPDF化し、Dropboxに保存することで、手作業の負担を減らし、業務の流れをスムーズにできます。Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、誰でもすぐに活用できるのが魅力です。

さらに、Dropboxへの保存だけでなく、メール送信や他のアプリとの連携も可能なため、業務の自動化をさらに広げることができます。少しでも興味を持った方は、まずはYoomに無料登録して、便利な機能を試してみてください！