Googleフォームを使ってデータを集めた後、「書類を自動で作成して保存できたら便利なのに」と感じたことはありませんか？手作業でPDFを作成し、ファイルを整理するのは手間がかかりますし、うっかりミスも気になるところです。そんな悩みを解決するのが、Yoomを使ったGoogleフォームとDropboxの自動連携です。
Yoomを活用すれば、Googleフォームに入力された情報をもとに自動でPDFを発行し、指定のDropboxフォルダに保存できます。これにより、書類作成の負担が減るだけでなく、チーム間での共有もスムーズになります。難しいプログラミングの知識は不要！
この記事では、Yoomを使ってGoogleフォームの内容からPDFを作成し、Dropboxに格納する具体的な方法を解説します。手間をかけずに業務を最適化したい方は、ぜひチェックしてみてください。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する方法
それではここからノーコードツールYoomを使って「Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する」方法をご説明します。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
- 書類の作成から保管までの一連の作業を自動化し、業務効率を改善したい方
- 手作業による入力ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に書類発行から保存までが自動で実行され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積依頼や申込受付、アンケートなど、用途に合わせて収集したい質問項目を自由に設定できます。
- 書類の雛形となるGoogleドキュメントには、フォームで取得した回答内容を、会社名や氏名、金額といった変数として任意の箇所に差し込めます。
- Dropboxに保存する際、格納先のフォルダを任意に指定できるほか、ファイル名に「【会社名】様_見積書」のようにフォームの回答内容を含めることも可能です。
■注意事項
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
- YoomとGoogle フォーム、Dropboxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定(3ステップ)
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1：Yoomとマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリと、Yoomを連携しましょう。
Yoomの左側メニューから「＋新規接続」をクリックしてください。
検索欄が出てきたら、アプリ名を入力しましょう。
Google フォームのマイアプリ連携
まずは、使用するGoogleのアカウントを選択します。
アカウント選択後にYoomにログインし、アクセスを許可します。
「続行」をクリックするとGoogle フォームのマイアプリ連携完了です。
Dropboxのマイアプリ連携
Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。
「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。
これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
- 書類の作成から保管までの一連の作業を自動化し、業務効率を改善したい方
- 手作業による入力ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に書類発行から保存までが自動で実行され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積依頼や申込受付、アンケートなど、用途に合わせて収集したい質問項目を自由に設定できます。
- 書類の雛形となるGoogleドキュメントには、フォームで取得した回答内容を、会社名や氏名、金額といった変数として任意の箇所に差し込めます。
- Dropboxに保存する際、格納先のフォルダを任意に指定できるほか、ファイル名に「【会社名】様_見積書」のようにフォームの回答内容を含めることも可能です。
■注意事項
ステップ2：トリガー設定
まず最初にGoogle フォームでトリガー設定を行います。
今回使用するGoogle フォームは、SaaSツールを提供している会社などで使用する請求書を想定したうえでフォームを作成しました。
まず、1ページ目はマイアプリ連携をしたGoogle フォームのアカウント情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正して次に進みます。
次にトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
フォームIDをURLから取得したら、設定用にGoogle フォームで回答してから「テスト」をクリックしてください。
設定のためのテストなので、上記のように回答は仮のもので問題ありません！
書類に必要な情報が不足していたら、こちらのページを参考に「＋取得する値を追加」から操作してください。
アウトプットが取得できたら「完了」ボタンでトリガー設定は完了です。
ステップ3：書類を発行する設定
次に、取得した情報を元にひな形を作成して書類を発行しましょう。(ひな形の作成はこちらを参考にしてください。)
1ページ目はGoogle フォームと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正をしたら書類の情報を入力します。
ファイルIDは候補から選択し、ファイル名は設定する書類に合わせてわかりやすいものにしましょう。
今回は請求番号がわかるようなファイル名にしました。
設定ができたら次は、ひな形にアウトプットを反映させるための設定です。
テスト用のひな型を使用します。
｛｝で囲ってある部分に、Yoomの設定で取得したアウトプットが反映されるようになります。
「置換条件を取得」をクリックしてください。
取得が成功すると、｛｝の項目が取得できます。
それぞれアウトプットから合致するものを選択していきましょう。この際、すべての項目にアウトプットを入れる必要があります。
すべて設定できたら「テスト」をクリックします。
設定した通りに請求書が作成されました。
問題がなければ「完了」ボタンで書類発行の設定も完了です！
ステップ4：ファイルをアップロードする設定
最後の設定は、発行した書類をDropboxにアップロードするものです。
これまで同様に、Dropboxのアカウント情報とタイトルの修正をしたらファイルの格納先を設定します。
ファイル名のデフォルトは上記のようになっているので、追加修正が必要ならアウトプットを活用して入力しましょう。
ファイルの添付方法はそのままにして「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、指定の場所にファイルが格納されていれば「完了」ボタンですべての設定は完了です！
最後にトリガーをONにしておきましょう。
これでフローが動き出し、フォームで提出された内容に従って書類が作成されるようになりました。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
- 書類の作成から保管までの一連の作業を自動化し、業務効率を改善したい方
- 手作業による入力ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に書類発行から保存までが自動で実行され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積依頼や申込受付、アンケートなど、用途に合わせて収集したい質問項目を自由に設定できます。
- 書類の雛形となるGoogleドキュメントには、フォームで取得した回答内容を、会社名や氏名、金額といった変数として任意の箇所に差し込めます。
- Dropboxに保存する際、格納先のフォルダを任意に指定できるほか、ファイル名に「【会社名】様_見積書」のようにフォームの回答内容を含めることも可能です。
■注意事項
さらに自動化するには
設定したフローに「メールを送る」フローを追加してさらに自動化させてみましょう。
自身のチームだけではなく、取引先や他チームなど、素早く書類を共有したいときに役立ちそうですね。
メールのファイルを添付することで、すぐに書類を確認でき、次のアクションにすばやく進める利点もあります。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してOneDriveに格納する設定
発行したファイルの保存先をOneDriveにするフローです。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してOneDriveに格納する
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■概要
Googleフォームで得た回答をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成し、ファイル名を変更して特定のフォルダに保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を反映したPDF書類が自動で発行され、指定のOneDriveフォルダに格納されます。定型的な書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
- 作成したPDF書類をOneDriveで管理しており、手動での格納作業に手間を感じている方
- 書類作成から格納までを自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、書類発行からOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記ミスやファイル名の付け間違い、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答があったら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続けて、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、フォームの回答内容を反映したPDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、発行したPDFファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積依頼や申込受付など、用途に合わせて自由に質問項目を設定することが可能です。
- 書類発行機能では、請求書や契約書など、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートを雛形として設定でき、フォームで取得した回答を変数として差し込めます。
- OneDriveでは、ファイルを保存するフォルダを任意で指定できます。またファイル名に、フォームの回答に含まれる会社名や日付などの情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
DropboxではなくOneDriveを普段使用している方は、こちらのフローを試してみてください！
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定の方法も難しくありません！ファイルを格納したい場所を指定して、アウトプットを活用しながらファイルタイトルを設定します。
普段、WordやExcelを使う方はOneDriveに保存すると書類がシームレスに使えるので便利です。
Googleフォームに添付されたPDF書類をSlackで送信する設定
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
このフローは、ひな形から作成するのではなくフォームに添付された書類をダウンロードして、Slackに通知する設定です。
Googleフォームに添付されたPDF書類をSlackで送信する
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■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなど、ファイルが添付された回答を確認し、都度手動でSlackに共有していませんか？この作業は手間がかかる上に、共有漏れや対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたPDFファイルを自動でSlackの指定チャンネルに通知することが可能です。手作業による共有の手間をなくし、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDF書類を手動でダウンロードしSlackで共有している方
- ファイルの共有漏れや対応遅れを防ぎ、チームでの情報連携を円滑にしたいと考えている方
- 定型的なファイル共有業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があるたびに発生していたファイルのダウンロードやSlackへの投稿作業が自動化され、手作業にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応によるファイルの共有漏れや送信ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現できるようになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付を含むフォームの回答を検知します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルIDを元にファイル情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「ファイルを送る」アクションを設定します。前のステップで取得したファイルを指定のチャンネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackに通知する際、通知先のチャンネルは任意のパブリックチャンネルやプライベートチャンネルに設定できます。
- Slackへの通知メッセージは自由にカスタマイズが可能です。Googleフォームの回答内容をメッセージに含めることで、何のファイルが届いたか一目で分かるようになります。
■注意事項
- GoogleフォームとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
フォームに書類を添付して、回答を送信することがトリガーになります。
そのあとの設定で、添付ファイルをダウンロードして、ダウンロードしたファイルをSlackのメッセージに添付して通知させます。
シンプルな設定で、素早く書類発行の通知を受け取れるので見落としが心配な方はぜひこのフローを利用してみてください。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
他にもGoogle フォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Googleフォームの重複チェックをしてNotionに顧客情報を登録
Googleフォームに送信されたデータを自動でチェックし、同じ情報がない場合だけNotionに登録する仕組みです。手作業での確認が減るので、スムーズにデータを管理できるようになります。
さらに、情報の正確性が高まり、ミスの防止にもつながることが期待できます。
Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いNotionに顧客情報を追加する
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■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせ情報を、手作業でNotionへ転記する際に手間を感じていませんか？手入力による作業は、転記ミスや既に登録済みの情報を重複して追加してしまうといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームが送信されると自動でNotion内の既存データをチェックし、重複がない場合のみ顧客情報を追加できます。顧客情報管理の手間を省き、よりスムーズな対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionで顧客管理をしており、手作業での転記に非効率を感じている方
- Notionで構築した顧客データベースで、情報の重複登録を防ぎたいと考えているご担当者様
- フォームから得たリード情報をスムーズに管理し、営業活動の効率化を図りたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にNotionへの情報追加が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 登録済みの情報を自動でチェックするため、データの重複登録や手作業による転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に既存データがないか検索します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を使い、Notionに該当データが存在しない場合のみ次の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をデータベースに新規追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionに顧客情報を追加する際、対応ステータスなどの特定の項目に「新規リード」といった固定のテキストを自動で入力するよう設定することが可能です。
- Googleフォームで受け付けた回答内容（お名前、会社名、メールアドレスなど）を、Notionデータベースの対応する各項目に自動で振り分けて登録するよう設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの内容をAIが分析し、Notionに整理して保存
Googleフォームに入力された内容をAIのGeminiが分析し、適切なカテゴリーに分類してNotionに登録するフローです。問い合わせが自動で整理されるので、対応のしやすさがぐっと増します。
さらに、データをしっかり活用できるようになり、業務の効率アップも期待できます。
Googleフォームの内容をGeminiで分析してNotionに追加する
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■概要
Googleフォームで収集したアンケートやお問い合わせ内容の分析、Notionへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、Geminiが自動で内容を分析・要約し、その結果をNotionへ自動で追加することが可能です。これにより、一連の作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた顧客の声を、Geminiを活用して効率的に分析したいと考えている方
- フォームの回答内容を手作業でNotionへ転記しており、業務を効率化したいマーケティング担当者の方
- Notionを情報集約のハブとして活用しており、様々な情報入力を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、Geminiでの分析からNotionへの追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記やコピー＆ペーストが不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Gemini、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGeminiを選択し、フォームの回答内容をもとに「コンテンツを生成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、Geminiが生成した内容をデータベースに「レコードを追加する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、データベースの各項目に対して固定のテキストを設定したり、Googleフォームの回答内容やGeminiの分析結果といった前段のステップで取得した情報を動的に埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Gemini、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの問い合わせを抽出して、自動でGmail返信
Googleフォームで受け付けた問い合わせを条件に応じて抽出し、自動でGmailから返信する仕組みです。素早く対応できるので、お客様にも安心してもらいやすくなります。
さらに、返信内容を統一することで、やりとりの質を安定させることが期待できます。
Googleフォームで送信された問い合わせを抽出し、Gmailで自動返信する
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■概要
フォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつメールで返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。
定型的な返信作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが最適な返信文を生成しGmailから自動で返信することが可能になります。
手作業による課題を解消し、迅速かつ丁寧な顧客対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせに、手作業で一次対応を行っているご担当者の方
- 問い合わせ対応の迅速化と、返信内容の質を両立させたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailを活用した顧客対応の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でGmailから返信されるため、手作業での返信業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 対応漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減が、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいた返信メールの文章を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを用いてフォーム回答者にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象とするフォームを指定してください。
- AIによるテキスト生成では、フォームから取得した情報をもとに、返信文を生成するためのプロンプト（指示文）を設定できます。
- Gmailでのメール送信では、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。
フォームの回答者のメールアドレスや名前といった変数を埋め込み、パーソナライズされたメールを作成しましょう。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Googleフォームで収集したデータを自動でPDF化し、Dropboxに保存することで、手作業の負担を減らし、業務の流れをスムーズにできます。Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、誰でもすぐに活用できるのが魅力です。
さらに、Dropboxへの保存だけでなく、メール送信や他のアプリとの連携も可能なため、業務の自動化をさらに広げることができます。少しでも興味を持った方は、まずはYoomに無料登録して、便利な機能を試してみてください！
