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Googleフォームを使ってデータを集めた後、「書類を自動で作成して保存できたら便利なのに」と感じたことはありませんか？手作業でPDFを作成し、ファイルを整理するのは手間がかかりますし、うっかりミスも気になるところです。そんな悩みを解決するのが、Yoomを使ったGoogleフォームとDropboxの自動連携です。
Yoomを活用すれば、Googleフォームに入力された情報をもとに自動でPDFを発行し、指定のDropboxフォルダに保存できます。これにより、書類作成の負担が減るだけでなく、チーム間での共有もスムーズになります。難しいプログラミングの知識は不要！
この記事では、Yoomを使ってGoogleフォームの内容からPDFを作成し、Dropboxに格納する具体的な方法を解説します。手間をかけずに業務を最適化したい方は、ぜひチェックしてみてください。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する方法
それではここからノーコードツールYoomを使って「Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する」方法をご説明します。
■概要 Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1：Yoomとマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリと、Yoomを連携しましょう。
Yoomの左側メニューから「＋新規接続」をクリックしてください。
検索欄が出てきたら、アプリ名を入力しましょう。
Google フォームのマイアプリ連携
まずは、使用するGoogleのアカウントを選択します。
アカウント選択後にYoomにログインし、アクセスを許可します。
「続行」をクリックするとGoogle フォームのマイアプリ連携完了です。
Dropboxのマイアプリ連携
Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。
「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。
これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
■概要 Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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ステップ2：トリガー設定
まず最初にGoogle フォームでトリガー設定を行います。
今回使用するGoogle フォームは、SaaSツールを提供している会社などで使用する請求書を想定したうえでフォームを作成しました。
まず、1ページ目はマイアプリ連携をしたGoogle フォームのアカウント情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要であればタイトルをわかりやすいものに修正して次に進みます。
次にトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
フォームIDをURLから取得したら、設定用にGoogle フォームで回答してから「テスト」をクリックしてください。
設定のためのテストなので、上記のように回答は仮のもので問題ありません！
書類に必要な情報が不足していたら、こちらのページを参考に「＋取得する値を追加」から操作してください。
アウトプットが取得できたら「保存する」でトリガー設定は完了です。
ステップ3：書類を発行する設定
次に、取得した情報を元にひな形を作成して書類を発行しましょう。(ひな形の作成はこちらを参考にしてください。)
1ページ目はGoogle フォームと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正をしたら書類の情報を入力します。
ファイルIDは候補から選択し、ファイル名は設定する書類に合わせてわかりやすいものにしましょう。
今回は請求番号がわかるようなファイル名にしました。
設定ができたら次は、ひな形にアウトプットを反映させるための設定です。
テスト用のひな型を使用します。
｛｝で囲ってある部分に、Yoomの設定で取得したアウトプットが反映されるようになります。
「置換条件を取得」をクリックしてください。
取得が成功すると、｛｝の項目が取得できます。
それぞれアウトプットから合致するものを選択していきましょう。この際、すべての項目にアウトプットを入れる必要があります。
すべて設定できたら「テスト」をクリックします。
設定した通りに請求書が作成されました。
問題がなければ「保存する」で書類発行の設定も完了です！
ステップ4：ファイルをアップロードする設定
最後の設定は、発行した書類をDropboxにアップロードするものです。
これまで同様に、Dropboxのアカウント情報とタイトルの修正をしたらファイルの格納先を設定します。
ファイル名のデフォルトは上記のようになっているので、追加修正が必要ならアウトプットを活用して入力しましょう。
ファイルの添付方法はそのままにして「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、指定の場所にファイルが格納されていれば「保存する」ですべての設定は完了です！
最後にトリガーをONにしておきましょう。
これでフローが動き出し、フォームで提出された内容に従って書類が作成されるようになりました。
■概要 Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
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さらに自動化するには
設定したフローに「メールを送る」フローを追加してさらに自動化させてみましょう。
自身のチームだけではなく、取引先や他チームなど、素早く書類を共有したいときに役立ちそうですね。
メールのファイルを添付することで、すぐに書類を確認でき、次のアクションにすばやく進める利点もあります。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してOneDriveに格納する設定
発行したファイルの保存先をOneDriveにするフローです。
■概要 Googleフォームで得た回答をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成し、ファイル名を変更して特定のフォルダに保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を反映したPDF書類が自動で発行され、指定のOneDriveフォルダに格納されます。定型的な書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減と業務効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
DropboxではなくOneDriveを普段使用している方は、こちらのフローを試してみてください！
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定の方法も難しくありません！ファイルを格納したい場所を指定して、アウトプットを活用しながらファイルタイトルを設定します。
普段、WordやExcelを使う方はOneDriveに保存すると書類がシームレスに使えるので便利です。
Googleフォームに添付されたPDF書類をSlackで送信する設定
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
このフローは、ひな形から作成するのではなくフォームに添付された書類をダウンロードして、Slackに通知する設定です。
■概要 Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなど、ファイルが添付された回答を確認し、都度手動でSlackに共有していませんか？この作業は手間がかかる上に、共有漏れや対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたPDFファイルを自動でSlackの指定チャンネルに通知することが可能です。手作業による共有の手間をなくし、迅速な情報連携を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
フォームに書類を添付して、回答を送信することがトリガーになります。
そのあとの設定で、添付ファイルをダウンロードして、ダウンロードしたファイルをSlackのメッセージに添付して通知させます。
シンプルな設定で、素早く書類発行の通知を受け取れるので見落としが心配な方はぜひこのフローを利用してみてください。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
他にもGoogle フォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Googleフォームの重複チェックをしてNotionに顧客情報を登録
Googleフォームに送信されたデータを自動でチェックし、同じ情報がない場合だけNotionに登録する仕組みです。手作業での確認が減るので、スムーズにデータを管理できるようになります。
さらに、情報の正確性が高まり、ミスの防止にもつながることが期待できます。
■概要 ■このテンプレートを使うメリット
「Googleフォームが送信されたら、重複チェックを行いNotionに顧客情報を追加する」フローは、顧客データ管理をスムーズにする業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた情報を自動的にNotionに登録する際、重複チェックを実施することでデータの一貫性を保ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームから送信された情報をNotionへ自動連携することで、手動入力の時間を削減することができます。
また、Googleフォームから送信された情報とNotionの情報を元に重複チェックを行うことで、顧客情報の一貫性を確保できます。
Notionへの入力作業が自動化されることにより、ヒューマンエラーの発生を防止し、信頼性の高いデータ管理が可能になります。
Googleフォームの内容をAIが分析し、Notionに整理して保存
Googleフォームに入力された内容をAIのGeminiが分析し、適切なカテゴリーに分類してNotionに登録するフローです。問い合わせが自動で整理されるので、対応のしやすさがぐっと増します。
さらに、データをしっかり活用できるようになり、業務の効率アップも期待できます。
■概要 ■このテンプレートを使うメリット
「Googleフォームの内容をGeminiで分析してNotionに追加する」ワークフローは、収集したフォームデータを効率的に活用するための自動化プロセスです。
データ処理の手間を減らし、より迅速な意思決定が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで収集した大量のテキストデータを効率的に分析したいと考えている方
・GeminiのAI機能を活用してデータの傾向や重要なポイントを把握したい方
・分析結果をNotionに自動で追加し、チーム全体での情報共有をスムーズにしたい方
・手動で行っていたデータ処理を自動化し、時間と労力を節約したい方
・Yoomを活用して、統一された業務プロセスを実現したい方
このフローは、Notionへのデータ入力やGoogleフォームの内容の分析が不要になり、作業工数の削減に寄与します。
お問い合わせ内容の解析をGeminiで行うことにより、内容の正確な分析が可能です。
また、Notionへのデータ追加が自動化ｓれることで、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。
Googleフォームの問い合わせを抽出して、自動でGmail返信
Googleフォームで受け付けた問い合わせを条件に応じて抽出し、自動でGmailから返信する仕組みです。素早く対応できるので、お客様にも安心してもらいやすくなります。
さらに、返信内容を統一することで、やりとりの質を安定させることが期待できます。
■概要 フォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつメールで返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
定型的な返信作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが最適な返信文を生成しGmailから自動で返信することが可能になります。
手作業による課題を解消し、迅速かつ丁寧な顧客対応を実現しましょう。
フォームの回答者のメールアドレスや名前といった変数を埋め込み、パーソナライズされたメールを作成しましょう。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
Googleフォームで収集したデータを自動でPDF化し、Dropboxに保存することで、手作業の負担を減らし、業務の流れをスムーズにできます。Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、誰でもすぐに活用できるのが魅力です。
さらに、Dropboxへの保存だけでなく、メール送信や他のアプリとの連携も可能なため、業務の自動化をさらに広げることができます。少しでも興味を持った方は、まずはYoomに無料登録して、便利な機能を試してみてください！
