■概要

Googleフォームで得た回答をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成し、ファイル名を変更して特定のフォルダに保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を反映したPDF書類が自動で発行され、指定のOneDriveフォルダに格納されます。定型的な書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減と業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
• 作成したPDF書類をOneDriveで管理しており、手動での格納作業に手間を感じている方
• 書類作成から格納までを自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、書類発行からOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記ミスやファイル名の付け間違い、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答があったら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続けて、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、フォームの回答内容を反映したPDFを作成します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、発行したPDFファイルを指定のフォルダに格納するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、見積依頼や申込受付など、用途に合わせて自由に質問項目を設定することが可能です。
• 書類発行機能では、請求書や契約書など、あらかじめ用意したGoogleドキュメントのテンプレートを雛形として設定でき、フォームで取得した回答を変数として差し込めます。
• OneDriveでは、ファイルを保存するフォルダを任意で指定できます。またファイル名に、フォームの回答に含まれる会社名や日付などの情報を変数として設定することも可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ‍Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。