Googleフォームで送信された問い合わせを抽出し、Gmailで自動返信する

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■概要

フォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつメールで返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。
定型的な返信作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが最適な返信文を生成しGmailから自動で返信することが可能になります。
手作業による課題を解消し、迅速かつ丁寧な顧客対応を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームで受け付けた問い合わせに、手作業で一次対応を行っているご担当者の方
問い合わせ対応の迅速化と、返信内容の質を両立させたいと考えているチームリーダーの方
Gmailを活用した顧客対応の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへの回答後、自動でGmailから返信されるため、手作業での返信業務に費やしていた時間を短縮できます。
対応漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減が、対応品質の安定化に繋がります。

■フローボットの流れ

GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいた返信メールの文章を作成します。
オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを用いてフォーム回答者にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象とするフォームを指定してください。
AIによるテキスト生成では、フォームから取得した情報をもとに、返信文を生成するためのプロンプト（指示文）を設定できます。
Gmailでのメール送信では、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。
フォームの回答者のメールアドレスや名前といった変数を埋め込み、パーソナライズされたメールを作成しましょう。

■注意事項

Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133