Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する

■概要

Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
• 書類の作成から保管までの一連の作業を自動化し、業務効率を改善したい方
• 手作業による入力ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に書類発行から保存までが自動で実行され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、見積依頼や申込受付、アンケートなど、用途に合わせて収集したい質問項目を自由に設定できます。
• 書類の雛形となるGoogleドキュメントには、フォームで取得した回答内容を、会社名や氏名、金額といった変数として任意の箇所に差し込めます。
• Dropboxに保存する際、格納先のフォルダを任意に指定できるほか、ファイル名に「【会社名】様_見積書」のようにフォームの回答内容を含めることも可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133