日々の商談などで獲得した名刺を管理することは、大変ですよね。その上、顧客へのフォローアップタスクの対応を行うと、担当者の誰もが「もっと簡単にできないものか...」と思ってしまうかもしれません。
こんな方におすすめ
GoogleフォームとBacklogを活用している方
GoogleフォームとBacklogを活用しており、名刺管理を行っており、手入力作業の負担を感じている方
GoogleフォームとBacklogを活用しており、顧客対応のスピードを向上させたいと考えている方
ここからは、ノーコードツールYoomを使って、Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Backlogに課題を追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Backlogに課題を追加する方法
Googleフォームで名刺画像が添付されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、Backlogが提供するAPIを用いて、Backlogの課題追加に用いることで実現が可能です。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
GoogleフォームとBacklogをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定と、その後のBacklogのオペレーション設定を行う
トリガーボタンをONにして、GoogleフォームとBacklogの連携フローの動作確認をする
Yoomを利用していない方は、こちら
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
イベントや商談で受け取った名刺情報を、手作業でデータ化しタスク管理ツールへ入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとBacklogを使い、名刺情報の管理を手作業で行っている方 イベントなどで獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動を効率化したい方 手入力による情報登録のミスや漏れをなくし、データ精度を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからBacklogへの課題登録までが自動化され、手作業での入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記がなくなるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BacklogをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を選択し、抽出した情報を基に新しい課題を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能で名刺画像を読み取る際に、会社名や氏名、メールアドレスなど、追加で抽出したい項目があれば任意で設定してください。 Backlogに課題を追加するアクションで、ご利用のドメインやプロジェクトID、課題の件名、優先度などを運用に合わせて任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：GoogleフォームとBacklogをマイアプリ連携 GoogleフォームとBacklogをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.表示された画面で「Sign in with Google」をクリックします。
3.続いてBacklogをマイアプリ登録します。
マイアプリにGoogleフォームとBacklogが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする 以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
イベントや商談で受け取った名刺情報を、手作業でデータ化しタスク管理ツールへ入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとBacklogを使い、名刺情報の管理を手作業で行っている方 イベントなどで獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動を効率化したい方 手入力による情報登録のミスや漏れをなくし、データ精度を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからBacklogへの課題登録までが自動化され、手作業での入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記がなくなるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BacklogをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を選択し、抽出した情報を基に新しい課題を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能で名刺画像を読み取る際に、会社名や氏名、メールアドレスなど、追加で抽出したい項目があれば任意で設定してください。 Backlogに課題を追加するアクションで、ご利用のドメインやプロジェクトID、課題の件名、優先度などを運用に合わせて任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定と、その後のBacklogのオペレーション設定を行う 1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォームに回答が送信されたら 」をクリックしてください。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
3.「フォームID 」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
4.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする 」をクリックしてください。
5.API接続設定を行います。ファイルID」 は、入力欄下の説明に従って入力するか、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
6.画像・PDFから文字を読み取る「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
7.詳細設定を行います。ファイルの添付方法 」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。追加で抽出したい項目 」に入力してください。
8.アプリと連携する「課題の追加 」をクリックしてください。
「ドメイン 」「課題を登録するプロジェクトID 」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「課題の件名 」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
「課題の種別ID 」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
「課題の優先度 」は、プルダウンから選択してください。
ステップ4：トリガーボタンをONにして、GoogleフォームとBacklogの連携フローの動作確認をする 以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
イベントや商談で受け取った名刺情報を、手作業でデータ化しタスク管理ツールへ入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとBacklogを使い、名刺情報の管理を手作業で行っている方 イベントなどで獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動を効率化したい方 手入力による情報登録のミスや漏れをなくし、データ精度を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからBacklogへの課題登録までが自動化され、手作業での入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記がなくなるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BacklogをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を選択し、抽出した情報を基に新しい課題を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能で名刺画像を読み取る際に、会社名や氏名、メールアドレスなど、追加で抽出したい項目があれば任意で設定してください。 Backlogに課題を追加するアクションで、ご利用のドメインやプロジェクトID、課題の件名、優先度などを運用に合わせて任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
その他のGoogleフォームとBacklog・OCRを使った自動化例 その他にもYoomにはGoogleフォームとBacklog・OCRを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Googleフォームの添付ファイルをOCRして、GitHubでIssueを作成する Googleフォームの添付ファイルをOCRして、GitHubでIssueを作成するフローです。このフローでは、GoogleフォームとGitHubを連携することで、添付ファイルのOCRやGitHubにおけるIssue作成の効率化が期待できます。バグに関するエラーコードの画像ファイルをGoogleフォームから送信することで、自動でOCRを行い手入力による手間の削減や検索性の向上に繋がります。
Googleフォームの添付ファイルをOCRして、GitHubでIssueを作成する
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■概要
Googleフォームで受け取った添付ファイルの内容を確認し、手動でGitHubにIssueを作成する作業に手間を感じていませんか。画像やPDFの内容を目視で転記する作業は時間がかかる上、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、その内容を用いてGitHubのIssueを自動で作成することができ、迅速で正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手動でGitHubのIssueに転記している方 添付された画像やPDFの内容を基にしたタスク作成で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 OCRを活用して、フォームからの問い合わせ対応やタスク起票を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からIssue作成までが自動化されるため、添付ファイルの内容確認や手入力の時間を短縮できます。 OCR機能による自動テキスト抽出とIssue作成により、手作業での転記ミスや対応漏れといった人的な誤りを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GitHubをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に添付されたファイルを取得します。 オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、本文にOCRで抽出したテキストなどを指定してIssueを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定できます。 OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいファイルのどの部分のテキストを抽出するかを任意で設定することが可能です。 GitHubでIssueを作成する際、対象のオーナー名やリポジトリ名を指定できます。また、Issueのタイトルや本文には固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容やOCRで抽出した値などを組み込んで動的に作成できます。 ■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
2.Googleフォームで回答されたら、OCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する Googleフォームで回答されたら、OCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。このフローでは、GoogleフォームからWebサイトの記事画像を送信することで、OCRによる記事内容の読み取りと翻訳作業を自動で行い、Google スプレッドシートに追加することができます。一連の作業が自動化されることで、手動作業が不要となり、Google スプレッドシートの状態を常に最新化することができるでしょう。
Googleフォームで回答されたら、OCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
海外からの問い合わせ対応で、Googleフォームに外国語の書類が添付されると、翻訳やデータ入力に手間がかかることはないでしょうか。手作業での翻訳や転記は時間がかかる上、ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのOCR読み取り、DeepLでの翻訳、Google スプレッドシートへの記録までを自動化でき、多言語対応の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで海外からの申込や添付書類を受け付けている担当者の方 外国語で記載された書類の内容を都度DeepLで翻訳し、手作業で転記している方 多言語での問い合わせや申し込み対応のプロセスを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から翻訳、転記までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手作業による翻訳ミスやGoogle スプレッドシートへの転記漏れ、入力間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、DeepL、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳結果などを指定のシートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのアクションで、フォームの回答から取得したファイルのIDを正しく指定してください。 OCR機能の設定で、テキストを抽出したいファイルや項目を任意でカスタマイズしてください。 DeepLの設定で、翻訳元となるテキスト情報（OCRの抽出結果など）や翻訳先の言語を任意で指定してください。 Google スプレッドシートのアクションで、連携先のシートや、どの列にどの値（翻訳結果など）を追加するかをカスタマイズしてください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
3.Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録するフローです。このフローを導入すれば、Google Chatで共有された業務の指示や依頼、顧客の要望が、Backlogで自動的に課題登録されます。手動での登録が不要になるため、転記にかかる工数を削減できるほか、タスクの見落としや登録漏れ防止につながります。
Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する
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■概要
Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google ChatとBacklogを併用し、依頼内容の転記作業に手間を感じている方 タスクの登録漏れを防ぎ、チームの依頼フローを円滑にしたいプロジェクトリーダーの方 チャットでの依頼を起点としたタスク管理の自動化を実現したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Chatのメッセージを自動でBacklogに課題登録するため、手作業での転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。 手作業で起こりがちな課題の登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、監視対象のスペースを指定します。 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、後続アクションの実行条件を定めます。 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Google Chatで取得したメッセージ内容を件名や詳細に含めて課題を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、Google Chatから取得したメッセージ本文の内容に応じて、後続の処理を動かすかどうかを判断する条件を自由に設定できます。例えば、「#課題」というテキストが含まれるメッセージのみを対象にすることが可能です。 Backlogに課題を追加する際、件名や詳細、担当者といった各項目に、Google Chatから取得したメッセージ内容や送信者情報などを変数として設定したり、プロジェクトIDなどを固定値として設定したりできます。
GoogleフォームとOCR機能の連携メリットと具体例
メリット1: 名刺管理の効率化と人的ミスの削減
今までの名刺管理は、手作業でデータを入力する必要があり、入力ミスや紛失する恐れがあったかもしれません。しかし、Googleフォームを活用し、名刺画像をアップロードすると同時にOCRで文字を解析し、自動的にBacklogに課題として登録すれば、手作業の大幅な削減が期待できます。例えば、営業担当が展示会や商談で得た名刺をスマホで撮影し、Googleフォームにアップロードするだけで、顧客情報の正確なデータベース化に繋がります。これにより、人的ミスの削減だけでなく、手間のかかるデータ入力作業から解放され、他の重要業務に集中できるようになるでしょう。
メリット2: 顧客対応のスピード向上
商談やイベント後に得た名刺情報を手作業で入力し、社内システムに反映するまでに時間がかかると、スピーディーなフォローアップが難しくなることもあるでしょう。しかし、名刺画像をGoogleフォームにアップロードし、OCRですぐに解析してBacklogに登録することで、フォローアップスピードの大幅な向上に繋がります。例えば、営業チームが展示会で獲得した名刺をすぐにシステムに登録し、商談履歴や次回アクションをBacklog上で管理すれば、抜け漏れのない対応に繋がります。結果として、顧客に対するレスポンスが早まり、信頼性の向上に繋がるでしょう。
メリット3: チーム間の情報共有の円滑化
名刺情報を手作業で管理している場合、担当者個人のメールやエクセルに保存されてしまい、チーム全体での情報共有が難しいと感じることもあるでしょう。しかし、OCRを活用してGoogleフォーム経由でBacklogに自動登録することで、名刺情報のスピーディーなチーム内共有が期待できます。例えば、営業チームが獲得した名刺データがマーケティングチームやカスタマーサポートチームにもタイムリーに伝わることで、スピーディーなフォローアップが可能になるでしょう。特にリモートワーク環境においても、各メンバーが常に最新の顧客情報を把握でき、スムーズな連携が期待できます。
まとめ
本記事では、GoogleフォームとBacklog・OCRを連携し、名刺管理を自動化する方法を紹介しました。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
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