■概要
イベントや商談で受け取った名刺情報を、手作業でデータ化しタスク管理ツールへ入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Backlogに課題として追加します。
面倒な入力作業から解放され、迅速で正確な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBacklogを使い、名刺情報の管理を手作業で行っている方
- イベントなどで獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動を効率化したい方
- 手入力による情報登録のミスや漏れをなくし、データ精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからBacklogへの課題登録までが自動化され、手作業での入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記がなくなるため、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を選択し、抽出した情報を基に新しい課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能で名刺画像を読み取る際に、会社名や氏名、メールアドレスなど、追加で抽出したい項目があれば任意で設定してください。
- Backlogに課題を追加するアクションで、ご利用のドメインやプロジェクトID、課題の件名、優先度などを運用に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
