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名刺管理は、ビジネスの第一歩を支える重要な作業ですよね？
しかし、手作業で名刺情報を入力するのは時間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。
そこでおすすめするのが、Googleフォーム、OCR技術、サスケの連携です。
この組み合わせを活用すれば、名刺情報を効率的にデジタル化し、正確かつスピーディーに顧客データベースへ登録できます。
展示会やイベントで収集した大量の名刺も短時間で処理でき、営業やマーケティング活動の効率向上が期待できます。
本記事では、この連携の具体的なメリットと連携方法を詳しく解説します。
名刺情報を手作業で入力する場合、1枚につき数分程の作業時間がかかることがあります。これが数十枚、数百枚となると、膨大な時間と労力が必要になるでしょう。
しかし、GoogleフォームとOCR技術を活用すれば、送信された名刺画像を自動的にデータ化し、サスケに登録するプロセスを短時間で完了できます。
たとえば展示会やセミナーで収集した名刺情報を一括処理することで、入力作業を削減できます。また、登録が完了した後も、必要な情報をすぐに活用できるため、営業やマーケティング活動の効率向上が期待できます。
名刺情報をデジタル化した後、複数のツールやファイルで管理すると、データが分散してしまい、必要な情報を探すのに時間がかかっていませんか？
Googleフォームで収集した情報をサスケに登録することで、こうしたデータ管理の問題を解消できるでしょう。
たとえば、営業チーム全体で最新の顧客情報をタイムリーに共有できるため、重複登録や情報の取りこぼしを防ぎやすくなります。また、登録されたデータはサスケの検索機能を通じてスピーディーにアクセスできるため、必要な情報をすぐに活用できるでしょう。
名刺情報をタイムリーにデジタル化しサスケに登録することで、顧客対応のスピードの向上が期待できます。
特に展示会やイベント後のフォローアップにおいて、このスピード感は大きな効果を発揮するでしょう。
たとえば、イベント当日に収集した名刺情報をその日のうちにサスケに登録し、翌日にはお礼メールや資料の送付を完了させることで、顧客に対して「迅速かつ丁寧な対応」を印象付けることが期待できます。
このようなスピード間のある対応は顧客満足度を高めるだけでなく、競合他社との差別化につながるでしょう。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りサスケに登録する方法を説明します。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、サスケに自動登録できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(4)次にGoogle Driveの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle Driveをクリックします。以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(5)次にサスケの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からサスケをクリックします。
(6)「サスケの新規登録」画面から、赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークン、APIキーを入力し、「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとサスケが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックします。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)次に、Google Driveと連携してファイルをダウンロードします。
設定することで、送信された画像ファイルがフォーム作成者のGoogle Driveに保存されます。
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
(5)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Drive™と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロードする」のままで「次へ」をクリックします。
(6)「API接続設定」画面から、アウトプットを使って「fileId」を選択します。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションは一部有料プランのみ利用できる機能です。他のプランで設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にお試しください。
(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままで、アクションは「名刺を読み取る」を選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法はプルダウンから選択します。
追加で抽出したい項目は、赤枠の注意事項を確認の上、直接入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、サスケと連携して顧客情報を登録します。
「顧客情報を登録」をクリックします。
(2)サスケの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、サスケと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「顧客情報を登録」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、項目キー、項目名は赤線を確認の上、任意で設定を行ってください。
値は取得したい情報をアウトプットから選択します。
下の画像のように設定することで、OCRで読み取った情報をサスケに登録できます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りサスケに登録する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもGoogleフォームを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleフォームが送信されたら回答者に自動でメールを返信する
このフローを活用することで、Googleフォームから回答を送信すると、自動的に回答者のメールへ返信されます。これにより手動で入力する手間を省き、回答者へ好印象を与えられるでしょう。
2.Googleフォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する
GoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携することで、Googleフォームを確認しなくてもMicrosoft Teamsで情報を確認できます。コミュニケーションツールと連携することで、見逃しを防ぐことが期待できます。
3.Googleフォームの回答をGoogle スプレッドシートに追加する
このフローはGoogleフォームの回答をGoogle スプレッドシートへ転記されている方におすすめです。自動化することで、手入力を減らし、入力ミスや漏れを防ぐことができるでしょう。
さらに、Googleフォーム・サスケ・OCR機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Googleフォーム、OCR技術、サスケの連携は、名刺管理における効率化と精度向上を実現するソリューションとなりそうです！
これにより、手間のかかる手動入力を自動化し、情報の入力ミスを防ぐだけでなく、データを一元管理してスムーズな業務連携を可能にするでしょう。
さらに、スピーディーな顧客対応やカスタマイズされたデータ活用によって、営業やマーケティング活動の効率化が期待できます。
デジタルツールを活用し、次世代の名刺管理を始めてみませんか？
