Googleフォーム・サスケ・OCR機能を連携して、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りサスケに登録する方法

ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・サスケのマイアプリ登録

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(4)次にGoogle Driveの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle Driveをクリックします。以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(5)次にサスケの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からサスケをクリックします。
(6)「サスケの新規登録」画面から、赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークン、APIキーを入力し、「追加」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとサスケが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Googleフォームと連携してフォームに回答された際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックします。

※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

‍Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法

アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

(4)次に、Google Driveと連携してファイルをダウンロードします。
設定することで、送信された画像ファイルがフォーム作成者のGoogle Driveに保存されます。
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。

(5)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Drive™と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロードする」のままで「次へ」をクリックします。

(6)「API接続設定」画面から、アウトプットを使って「fileId」を選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取る

(1)次に、OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。

(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままで、アクションは「名刺を読み取る」を選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法はプルダウンから選択します。
追加で抽出したい項目は、赤枠の注意事項を確認の上、直接入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：サスケと連携して顧客情報を登録する

(1)次に、サスケと連携して顧客情報を登録します。
「顧客情報を登録」をクリックします。

(2)サスケの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、サスケと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「顧客情報を登録」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、項目キー、項目名は赤線を確認の上、任意で設定を行ってください。
値は取得したい情報をアウトプットから選択します。
下の画像のように設定することで、OCRで読み取った情報をサスケに登録できます。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りサスケに登録する」フローボットの完成です。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGoogleフォームを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleフォームが送信されたら回答者に自動でメールを返信する

このフローを活用することで、Googleフォームから回答を送信すると、自動的に回答者のメールへ返信されます。これにより手動で入力する手間を省き、回答者へ好印象を与えられるでしょう。

2.Googleフォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する

GoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携することで、Googleフォームを確認しなくてもMicrosoft Teamsで情報を確認できます。コミュニケーションツールと連携することで、見逃しを防ぐことが期待できます。

3.Googleフォームの回答をGoogle スプレッドシートに追加する

このフローはGoogleフォームの回答をGoogle スプレッドシートへ転記されている方におすすめです。自動化することで、手入力を減らし、入力ミスや漏れを防ぐことができるでしょう。

さらに、Googleフォーム・サスケ・OCR機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Googleフォームを使用したフローボットテンプレート一覧

サスケを使用したフローボットテンプレート一覧

OCR機能を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Googleフォーム、OCR技術、サスケの連携は、名刺管理における効率化と精度向上を実現するソリューションとなりそうです！
これにより、手間のかかる手動入力を自動化し、情報の入力ミスを防ぐだけでなく、データを一元管理してスムーズな業務連携を可能にするでしょう。
さらに、スピーディーな顧客対応やカスタマイズされたデータ活用によって、営業やマーケティング活動の効率化が期待できます。
デジタルツールを活用し、次世代の名刺管理を始めてみませんか？