Google Meetのリンクを自動生成して業務効率UP！簡単セットアップ解説

ステップ1:Googleカレンダーをマイアプリ連携

まず、GoogleカレンダーをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Googleカレンダーを検索して選択し、次の画面に進みます。

・アカウントにログインします。
続く画面でボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.Googleカレンダーを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるYoomのフォーム機能の設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローでは、Yoomのフォーム機能を利用し、回答が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】フォームが送信されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「フォームトリガー 会議予約フォーム」をクリックします。

3.会議の予約フォームを作成します。
Googleカレンダーに登録する項目や、メールを送信する際に必要な項目を作成します。
※フォームには、タイトル、会議の開始日、開始時間、終了日、終了時間、参加者のメールアドレスが必須項目です。

4.フォームで取得する内容を確認して保存します。

ステップ3:Googleカレンダーの設定

次に、Googleカレンダーに予定を登録してGoogle Meetのリンクを作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する 予定を作成」をクリックします。

2.Googleカレンダーと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.カレンダーIDと予定を登録するための項目を設定してテストを行います。
※カレンダーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※フォームに回答された内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「会議予約フォーム」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、Googleカレンダーに予定が登録され、Google Meetでリンクが作成されます。

ステップ4:メール設定

最後に、Yoomのメール機能を利用して、送信するメールの設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.メール内容の設定を行います。
※各項目は、定型文を直接入力できます。フォームに送信された情報やGoogleカレンダーから取得した情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「会議予約フォーム」や「予定を作成」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

3.メールの送信内容を確認してテストを行います。
テストが成功すると、宛先に表示されているアドレスにメールが送信されます。
問題がなければ保存します。

4.トリガーをONにすると、フォームが送信されるたび、Googleカレンダーで予定が作成され、メールでGoogle Meetのリンクが送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、Google Meetのリンク作成を自動化するだけでなく、さらに業務を効率化するための機能も充実しています。
ここでは、フローボット完了時の通知機能を紹介します！

フローボットの完了を自動通知する

フォームに回答された内容をもとに予定を登録し、会議リンクをメールで送信する業務を自動化できても、ちゃんとフローボットが動いているのか不安になる方もいるのではないでしょうか。
そんな方におすすめの機能が、完了の通知機能です。
この機能を有効にすると、フローボットが完了したことを自動で通知してくれます。
設定方法は簡単で、フローボットを設定する画面右上の「...」をクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると完了です。
通知先は、Yoomに登録しているメールアドレスに加え、SlackやChatworkを設定することもできます。
SlackやChatworkに通知する場合は、Yoom管理画面のメニューで「設定」に入り、「通知設定」を変更してください。

Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、メールを送る方法

続いては、先ほど紹介したテンプレートで、Yoomのフォーム機能とメール機能の代わりに、GoogleフォームとGmailを利用した方法を紹介します。
普段からGoogleフォームとGmailを利用している方は、この連携を利用することもおすすめです。
設定には、先ほどよりも時間はかかりますが、すでに利用しているGoogleフォームやGmailを流用できる点がメリットです！

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、Googleフォーム、Google スプレッドシート、Gmailをマイアプリに登録します。

Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」から設定します。

＜Googleフォームの場合＞

サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

サインインをし、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Gmailの場合＞

・サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

・Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。

・テストが成功したら、「+取得する値を追加」をクリックし、Googleフォームから取得した情報をアウトプットに追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するためにはJSONPATHを用いて、アウトプットを追加する必要があります。追加方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※今回のGoogleフォームには、打ち合わせの終了時間を入力する項目がないことが前提となります。

・「アプリと連携する セルに値を入力」をクリックします。
※Googleフォームに送信された会議開始時間をもとに終了時間を取得する設定を、Google スプレッドシートの関数を用いて行います。今回は開始から1時間後を終了時間とする関数を下記のように設定しています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。

・Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・Googleフォームに回答された会議の開始時刻を入力するためのセルを指定し、テストを行います。
※スプレッドシートIDとシート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択します。
※対象のセルは、会議の開始時刻を入力するセルを指定します。
※値には、Googleフォームのアウトプットから取得した「打ち合わせ開始時間」を設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストが成功したら保存します。

・「アプリと連携する 値を取得する」をクリックします。

・Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・関数を使って会議終了時間が入力されたセルの情報を取得する設定をし、テストを行います。
※スプレッドシートIDとシート名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※範囲には、会議終了時間が入力されたセルを指定します。

・テストが成功したら保存します。

・Googleカレンダーへの予定の登録は、最初のテンプレートと同様の手順で行います。
その後、「メールを送る メールを送る」からGmailの設定を行います。

・Gmailで送信するメールの設定方法は、はじめに解説したYoomメールの設定方法を参考にしてください。
設定が済んだら、フローを有効化して完了です。

予約フォームの回答を元にGoogleカレンダーへ予定を追加し、Slackに通知する方法

続いては、予約フォームの回答を元にGoogleカレンダーへ予定を追加した後、Slackに通知するテンプレートを紹介します。
このフローは、最初に紹介したテンプレートの中で、最後のオペレーションだけが異なります。
「Google Meetのリンクをメールで送信する代わりにSlackへ通知してほしい」
そんな自動化を求めている方におすすめのテンプレートです！

それでは、設定方法を紹介します。

・まずは、Slackをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリから検索して次の画面に進みます。

ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックした後、続く画面でサインインします。

投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらを確認してください。

・自動化するためのテンプレートをコピーします。

・1つ目と2つ目のオペレーションは、はじめに解説したテンプレートと同じです。
設定が完了したら、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

・Slackと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定してテストを行います。
※投稿先のチャンネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージには、定型文を直接入力できます。フォームの回答やGoogleカレンダーから取得した情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「予約フォーム」や「予定を作成」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストが成功すると、指定したチャンネルに通知されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定が完了です。

Google Meetを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Meetを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google Meetで会議が終了したらSlackに通知する

Google Meetで会議が終了したことをSlackに自動通知するテンプレートです。
会議が終了したことをメンバーに自動通知できるため、関係者に自身の状況をスムーズに伝えたい方におすすめです！

2.Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加する

Google Meetで会議が終了したら、自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加するテンプレートです。
オンライン会議の内容を手動で文字起こししている方の負担を軽減し、業務効率の向上につながる点がメリットです！

3.Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知する

Google Meetで会議が終了したら、録画データをGoogle Driveへ自動で保存し、Slackへ通知するテンプレートです。
この連携は、録画データの保存漏れを防止できるので、データ管理に課題を感じる方におすすめです！

まとめ

Google Meetで毎回リンクを作成することに手間を感じているなら、フォーム機能やアプリを使い、Googleカレンダーへ予定を自動登録する際に、会議リンクも作成してみましょう。
そうすれば、会議リンクを作成する手間を省けるだけでなく、連絡も自動化できてしまいます！
GoogleフォームやGmail、SlackなどとGoogleカレンダーを連携するときは、Yoomを利用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に実装できます。
さらに、既存のフォームやメールアドレス、チャンネルを業務フローに組み込むことも可能です。
自動化を取り入れることで、手作業を減らし、業務の効率化とミス削減を実現してみてくださいね！