「Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送信するのが面倒…」
そんな悩み、ありませんか？
会議や打ち合わせごとにリンクを作成する手間を削減できたら、どれだけ楽になるでしょう。
さらに、メールやチャットツールなどを連携して、通知作業まで自動化できたら、作業が効率化しそうですよね。
これまで、会議の日程調整や参加者への連絡を手作業で行い、ミスが発生したり、余計な時間を取られたりしている方は多いのではないでしょうか。
でも、今日からそんな煩わしい業務とはお別れです。
ノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、Googleカレンダーへの予定の登録、関係者への通知を自動化できます。
今回は、会議情報を取得するためのフォームツールや連絡ツールとGoogleカレンダーと連携し、予定の登録とリンク作成、そして通知を自動化する方法を詳しく解説するので、参考にしてみてください！
[Yoomとは]
フォームが送信されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送信する方法
この方法は、GoogleカレンダーのAPIを利用して予定の登録と会議リンクの作成を行い、Yoomが提供するメール機能で連絡することで実現可能です。
なお、会議情報を取得するためにYoomのフォーム機能を利用しています。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Googleカレンダーをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるフォーム機能の設定、その後に続くGoogleカレンダーとメール設定
- トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
フォームが送信されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送信する
試してみる
■概要
Webフォームで受け付けた会議予約をカレンダーに登録し、案内メールを送る作業は手間がかかりますよね。
手作業での予定管理は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。
このワークフローならフォーム送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までを自動化でき、迅速かつ正確な対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応で、カレンダー登録とメール連絡を手作業で行っている方
- イベントや面談などの予約管理を効率化し、日程調整のミスをなくしたいと考えている方
- 手作業による顧客対応の遅れや漏れを解消し、サービス品質を向上させたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のカレンダー登録やメール作成が自動化され、これらに費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 日時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能の「フォームが送信されたら」アクションを選択し、予定名や日時などを入力するフォームを作成します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを選択し、フォームから取得した情報を基に予定を作成します。
- オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを選択し、フォーム送信者や担当者へ予定のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、予定のタイトルや説明、開始・終了日時など、業務に応じた項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定してください。
予定のタイトルや日時などの項目には、フォームから取得した値を埋め込むことができます。 - メール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームから取得した氏名などを本文に埋め込むことができます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
ステップ1:Googleカレンダーをマイアプリ連携
まず、GoogleカレンダーをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
続く画面で、Googleカレンダーを検索して選択し、次の画面に進みます。
・アカウントにログインします。
続く画面でボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームが送信されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送信する
試してみる
■概要
Webフォームで受け付けた会議予約をカレンダーに登録し、案内メールを送る作業は手間がかかりますよね。
手作業での予定管理は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。
このワークフローならフォーム送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までを自動化でき、迅速かつ正確な対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応で、カレンダー登録とメール連絡を手作業で行っている方
- イベントや面談などの予約管理を効率化し、日程調整のミスをなくしたいと考えている方
- 手作業による顧客対応の遅れや漏れを解消し、サービス品質を向上させたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のカレンダー登録やメール作成が自動化され、これらに費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 日時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能の「フォームが送信されたら」アクションを選択し、予定名や日時などを入力するフォームを作成します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを選択し、フォームから取得した情報を基に予定を作成します。
- オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを選択し、フォーム送信者や担当者へ予定のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、予定のタイトルや説明、開始・終了日時など、業務に応じた項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定してください。
予定のタイトルや日時などの項目には、フォームから取得した値を埋め込むことができます。 - メール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームから取得した氏名などを本文に埋め込むことができます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
ステップ3：トリガーとなるYoomのフォーム機能の設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローでは、Yoomのフォーム機能を利用し、回答が送信されるとトリガーが起動します。
「フォームトリガー 会議予約フォーム」をクリックします。
会議の予約フォームを作成します。
Googleカレンダーに登録する項目や、メールを送信する際に必要な項目を作成します。
※フォームには、タイトル、会議の開始日、開始時間、終了日、終了時間、参加者のメールアドレスが必須項目です。
フォームで取得する内容を確認して「完了」をクリックします。
ステップ4：Googleカレンダーの設定
次に、Googleカレンダーに予定を登録してGoogle Meetのリンクを作成する設定を行います。
「アプリと連携する 予定を作成」をクリックします。
Googleカレンダーと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
カレンダーIDと予定を登録するための項目を設定してテストを行います。
※カレンダーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※フォームに回答された内容を反映させる項目は、枠をクリックして表示される取得した値の「会議予約フォーム」から設定します。
テストが成功すると、Googleカレンダーに予定が登録され、Google Meetでリンクが作成されます。
ステップ5：メール設定
最後に、Yoomのメール機能を利用して、送信するメールの設定を行います。
「メールを送る メールを送る」をクリックします。
メール内容の設定を行います。
※各項目は、定型文を直接入力できます。フォームに送信された情報やGoogleカレンダーから取得した情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示される取得した値の「会議予約フォーム」や「予定を作成」から設定します。
メールの送信内容を確認してテストを行います。
テストが成功すると、宛先に表示されているアドレスにメールが送信されます。
問題がなければ完了します。
ステップ6：トリガーをONにする
トリガーをONにすると、フォームが送信されるたび、Googleカレンダーで予定が作成され、メールでGoogle Meetのリンクが送信されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
フォームが送信されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送信する
試してみる
■概要
Webフォームで受け付けた会議予約をカレンダーに登録し、案内メールを送る作業は手間がかかりますよね。
手作業での予定管理は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。
このワークフローならフォーム送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までを自動化でき、迅速かつ正確な対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応で、カレンダー登録とメール連絡を手作業で行っている方
- イベントや面談などの予約管理を効率化し、日程調整のミスをなくしたいと考えている方
- 手作業による顧客対応の遅れや漏れを解消し、サービス品質を向上させたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のカレンダー登録やメール作成が自動化され、これらに費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 日時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能の「フォームが送信されたら」アクションを選択し、予定名や日時などを入力するフォームを作成します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを選択し、フォームから取得した情報を基に予定を作成します。
- オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを選択し、フォーム送信者や担当者へ予定のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、予定のタイトルや説明、開始・終了日時など、業務に応じた項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定してください。
予定のタイトルや日時などの項目には、フォームから取得した値を埋め込むことができます。 - メール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームから取得した氏名などを本文に埋め込むことができます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
Googleカレンダーを活用すれば、NotionやWrike、Toggl、ホットプロファイルなどの情報を、自動的にカレンダーへ反映し一元管理できます。
また、Zoho Forms、Tally、SPIRALなどのフォーム回答や、楽楽販売のデータをもとに予定を作成し、同時に会議URLや資料をGmailで自動送信するワークフローの構築も可能です。
毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しdirectに通知する
試してみる
■概要
毎朝、その日のスケジュールを確認するためにGoogleカレンダーを開き、内容をコピーしてdirectに投稿する、といった作業を繰り返していませんか？このルーティンワークは日々の業務開始前の小さな手間ですが、積み重なると大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にGoogleカレンダーからその日の予定を自動で取得し、directへ通知できるため、毎朝の確認・共有作業から解放され、スムーズに業務を開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーとdirectを利用し、毎朝の予定共有を手作業で行っている方
- チームメンバーのスケジュール共有を自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化することで、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝のGoogleカレンダーの確認とdirectへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による共有漏れや予定の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとdirectをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日9時になったら」フローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、当日の予定を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した予定を元に通知用のメッセージを作成します。
- 最後に、オペレーションでdirectの「メッセージを投稿」アクションを設定し、生成したメッセージを指定のトークルームに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、通知メッセージを作成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。例えば、「今日の予定はこちらです。」のような固定の文言と、Googleカレンダーから取得した予定の情報を組み合わせて、分かりやすい通知内容を作成することが可能です。
- directに投稿するメッセージ内容は自由に編集できます。AI機能で生成したテキストだけでなく、前段のフローで取得した情報を変数として本文に埋め込むことで、より詳細な通知を作成できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、directとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
楽楽販売で登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
楽楽販売で登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleカレンダーを業務に活用している方
・チームの予定の可視化に活用している方
・タスク期限を登録している方
2.楽楽販売を活用してデータ管理を行なっている方
・プロジェクトの進行の予定管理に活用している方
・タスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはチーム全体のタスク期限を可視化させ、確実な業務進行を行うことのできるツールです。
しかし楽楽販売に登録された情報をGoogleカレンダーに毎回手入力で登録するのは、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを活用すると、楽楽販売に登録された情報でGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。
予定の登録を自動化することでヒューマンエラーを防ぐことができ、共有される情報の正確性を保つことで業務効率化に繋げます。
■注意事項
・Googleカレンダー、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法はこちらをご参照ください。
ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される
試してみる
■概要
ホットプロファイルで管理しているタスクを、別途Googleカレンダーに手入力で登録していませんか？この作業は二度手間になるだけでなく、入力漏れや日時の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで期限付きのタスクが追加されると、自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、タスク管理とスケジュール管理をスムーズに連携させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルでタスク管理を行い、対応漏れを防ぎたいと考えている営業担当者の方
- メンバーのタスクをGoogleカレンダーで可視化し、進捗管理を効率化したいマネージャーの方
- 手作業による二重入力や転記ミスをなくし、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにタスクを追加するだけで、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとGoogleカレンダーをYoomに連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、トリガーで取得したタスク情報の中から、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションの計算機能で、タスクの期日情報などを基に日時の計算を行います
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成する」アクションを設定し、タスク情報をカレンダーに登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、ホットプロファイルから取得したタスク情報（担当者や内容など）を利用して、後続のオペレーションを起動させるための条件を任意にカスタマイズできます。
- 日時・日付の加算減算では、変換対象の日付として前段のホットプロファイルで取得した値を変数として利用でき、変換後の形式も候補の中から自由に選択可能です。
- Googleカレンダーに予定を作成する設定では、予定のタイトルや説明といった各項目に、固定値だけでなく前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ホットプロファイルはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
日程調整の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- 日程調整後の確認メールや資料送付に手間や時間を要している営業担当者の方
- 繰り返し発生する連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に予定登録とメール送信が自動で行われるため、予定管理や連絡業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、日時の入力間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、フォームで受け付けた情報を基に予定を登録します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、予定の詳細や関連資料のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、会社名や氏名、予約希望日時といった、取得したい項目を設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定していしてください。
予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。 - Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho Formsの回答をもとに、Googleカレンダーに予定を追加する
試してみる
■概要
Zoho Formsで受け付けたイベント予約や面談の申し込みなどを、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？ この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォームが送信されると、その内容を自動でGoogleカレンダーに登録でき、スケジュール管理に関する手間を削減し、正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで受けた申し込みを手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- フォームからのスケジュール登録における、入力ミスや対応漏れをなくしたい方
- イベントや面談などの日程調整業務を効率化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsの回答が自動でGoogleカレンダーに登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記がなくなることで、予定の日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に予定が作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、予定のタイトル、開始時刻、終了時刻、説明といった各項目を設定します。これらの項目には、Zoho Formsから取得した回答データ（氏名、希望日時、詳細など）を動的に埋め込むことが可能ですので、どの情報をどの項目に設定するかを任意に指定してください。
■注意事項
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Wrikeで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wrikeを利用して業務を進めている方
・タスク管理をWrikeで行っている方
・Wrikeでプロジェクト管理を行うマネージャー層の方
2. スケジュールの共有でGoogleカレンダーを利用している方
・タスクの期日の共有をGoogleカレンダーで行っているチーム
・メンバーのスケジュールをGoogleカレンダーで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはリモートワークのメンバーとも手軽にスケジュールの共有ができるのがメリットです。
しかし、Googleカレンダーへの登録漏れがあるとメンバー間の認識に齟齬が発生する場合もあり、タスク見落としのリスクがあります。
このフローでは、Wrikeで登録されたタスクの期日を自動でGoogleカレンダーに登録するため、Googleカレンダーへの登録漏れを防止することができます。
Googleカレンダーへの手動作業におけるヒューマンエラーを防止することで、スケジュールの信頼性が向上し、プロジェクト管理の正確性を高めることが可能です。
また、タスクの対応漏れの心配も無くなるため、業務を効率的に進めることができます。
■注意事項
・Wrike、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TogglでTime Entryが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Togglで記録した作業時間を、手作業でGoogleカレンダーに転記していませんか？タスクの記録とスケジュール管理が別々になっていると、二度手間になったり、転記漏れが発生したりする可能性があります。このワークフローを活用すれば、Togglで新しいTime Entryが作成されると同時に、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Togglで時間を記録し、Googleカレンダーでスケジュールを管理している方
- 手作業による情報の二重入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- タスクの記録漏れやスケジュールの転記ミスを防ぎ、正確な実績管理をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Togglでの時間記録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとGoogle カレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTogglを選択し、「New Time Entry」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Togglで取得した情報を元に予定を作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google カレンダーで予定を作成する際、件名や説明欄にTogglから取得したプロジェクト名やタスク内容を変数として埋め込むことが可能です。また、固定のテキストを組み合わせるなど、柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Toggl、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
Tallyの回答をもとに、Googleカレンダーに予定を追加する
試してみる
■概要
Tallyフォームで受け付けたイベントの申し込みや面談予約などを、一件ずつGoogleカレンダーに手作業で登録するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyに新しい回答が送信されると、その内容をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されます。手作業による転記の手間をなくし、日程調整や予約管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyを使ってイベントの申し込みや面談の日程調整を行っている方
- Tallyの回答内容をGoogleカレンダーに手作業で登録し、非効率を感じている方
- フォーム受付からスケジュール登録までのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへの回答送信をトリガーに自動で予定が作成されるため、これまで手作業で行っていた登録作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「Form Submission」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成する」アクションを設定し、Tallyのフォームで受け付けた回答内容を、作成する予定のタイトルや日時の項目に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーに予定を作成するアクションでは、予定のタイトル、開始時刻、終了時刻、説明といった各項目を任意に設定できます。
- Tallyのフォームで取得した回答内容（例えば、参加者名や希望日時など）を、それぞれの項目に紐付けることで、より詳細な予定を自動で作成することが可能です。
■注意事項
- Tally、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
試してみる
■概要
SPIRALで管理する顧客との会議を設定する際、Googleカレンダーへの予定登録やGmailでの案内メール作成を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SPIRALの画面上での操作を起点に、Googleカレンダーへの予定登録からGmailでの会議URLの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALで顧客管理を行い、頻繁にオンライン会議を設定する営業担当者の方
- GoogleカレンダーとGmailを使った会議案内業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による会議設定での情報転記ミスや、案内メールの送信漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALの画面からカレンダー登録、メール送信までの一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、会議の日時や宛先の間違い、会議URLの貼り忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SPIRAL、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、SPIRALの画面上の任意のボタンクリックでフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、SPIRALから取得した情報を基に会議予定を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された会議のURLを含む案内メールを顧客に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定のタイトルや説明欄に、SPIRALから取得した顧客名などの動的な値を埋め込むことが可能です。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、宛先（To/Cc/Bcc）を自由に設定できるほか、件名や本文にも顧客名や会議日時といった動的な情報を挿入できます。
■注意事項
- SPIRAL、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Notionの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Notionでタスクやプロジェクト情報を管理し、Googleカレンダーでスケジュールを調整する際、手作業での情報転記に手間を感じていませんか。二重入力の手間や転記ミスは、業務効率の低下を招く一因です。このワークフローを活用すれば、NotionのページからワンクリックでGoogleカレンダーへ予定を自動で登録できます。手作業による非効率やヒューマンエラーの課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理しているタスクや会議情報をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
- 情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、スケジュール管理の精度を高めたい方
- チーム内のタスクや予定の共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのページから直接Googleカレンダーに予定を作成できるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮することが可能です。
- 手作業による日付や内容の入力間違い、予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして「Chrome拡張機能トリガー」を選択し、Notionの特定のページでフローボットを起動できるよう設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、起動したページから予定作成に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーで予定を作成するアクションでは、予定を登録したいカレンダーのIDを任意で設定できます。個人のカレンダーやチームで共有しているカレンダーなど、用途に応じて指定してください。
■注意事項
まとめ
フォーム機能を使い、Googleカレンダーへ予定を自動登録する際に、会議リンクも作成してみましょう。
そうすれば、会議リンクを作成する手間を省けるだけでなく、連絡も自動化できてしまいます！
さらに、既存のフォームやメールアドレス、チャンネルを業務フローに組み込むことも可能です。
自動化を取り入れることで、手作業を減らし、業務の効率化とミス削減を実現してみてくださいね！
