顧客情報の管理はビジネスにおいて必要な要素ですが、顧客情報を作成する際に誤りがあると、その後の業務に大きく影響します。
GoogleスプレッドシートとCallConnectを連携するメリット メリット1:正確な顧客情報の作成が可能になる 顧客情報の作成を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎ、一貫したデータの保持が可能です。異なるツール同士でも、データの同期がスムーズになり、顧客情報の誤りが起こりにくくなるでしょう。
メリット2:手入力の手間を省いて効率化を実現する 自動化に頼ることで、手入力が不要になり、労力と時間の節約ができます。担当者は本来の業務に集中でき、効率的に業務に取り組めます。
[Yoomとは]
GoogleスプレッドシートとCallConnectの連携フローの作り方 今回は、「Googleスプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成する」 以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
Google スプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・顧客情報の管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・共同編集でGoogle スプレッドシートを使用しているチーム
2.CallConnectを業務で活用している方
・Google スプレッドシートの情報をCallConnectに追加したいと考えている方
・CallConnectを活用している営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
CallConnectは、通話内容や録音データを顧客別に管理できるのがメリットです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに追加された顧客情報をCallConnectに自動で追加することができます。
また、顧客情報の追加後にコミュニケーションツールから特定のメンバーに通知を出すことで、顧客情報の共有をスムーズに行うことも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、CallConnectのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちら
GoogleスプレッドシートとCallConnectをYoomと接続する方法 YoomにGoogleスプレッドシートとCallConnectを接続するマイアプリ登録を行います。
まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
以下の画面が表示されるので、Googleスプレッドシートにログインしてください。
次に、CallConnectのマイアプリ登録を行います。
マイアプリにGoogleスプレッドシートとCallConnectの表示があれば、マイアプリ登録は完了です。
Googleスプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成する方法 自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Google スプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・顧客情報の管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・共同編集でGoogle スプレッドシートを使用しているチーム
2.CallConnectを業務で活用している方
・Google スプレッドシートの情報をCallConnectに追加したいと考えている方
・CallConnectを活用している営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
CallConnectは、通話内容や録音データを顧客別に管理できるのがメリットです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに追加された顧客情報をCallConnectに自動で追加することができます。
また、顧客情報の追加後にコミュニケーションツールから特定のメンバーに通知を出すことで、顧客情報の共有をスムーズに行うことも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、CallConnectのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下のページより変更してください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
「タイトル」→自由に変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら
画面が表示されたら、以下の設定方法を確認しましょう。
Googleスプレッドシートに移動し、テスト用に顧客情報を入力します。
Yoomに戻って画面をスクロールし、以下の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はC
「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、CallConnectの設定を行うため、「顧客を作成」をクリックします。
「タイトル」→自由に変更可能
「CallConnectと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「アクション」→顧客を作成
画面が表示されたら、注意事項を確認してください。
画面をスクロールし、必須項目である「電話番号」の設定を行いましょう。
他にも設定した項目があれば、アウトプットを活用して入力してください。
次にGoogleスプレッドシートで行を更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
「タイトル」→自由に変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
「実行アクション」→レコードを更新する
画面をスクロールし、「データベースの連携」の設定をしましょう。
「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択もしくは説明文を確認して設定
「テーブル範囲」→以下のような形式で設定
画面が表示されるので、下記の設定方法を確認します。
スクロールし、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
次に「更新後のレコードの値」の設定を行いましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
その他のGoogleスプレッドシートとCallConnectを使った自動化の例 1.Googleスプレッドシートで顧客情報が更新されたら、CallConnectの情報を自動的に削除するフローです。 更新内容に基づいて、CallConnectの情報を自動的に削除できるため、わざわざ手動で削除する必要がなくなります。
Google スプレッドシートで顧客情報が更新されたらCallConnectの情報を削除する
試してみる
■概要
顧客情報の管理において、Google スプレッドシートとCallConnectを併用しているものの、情報の同期を手作業で行っていませんか。特に解約などで顧客情報を削除する際、片方のツールで削除漏れが発生すると、古い情報が残り続ける原因になります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している顧客リストが更新された際に、CallConnect上の該当する顧客情報を自動で削除することが可能になり、情報の整合性を保つ業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとCallConnectで顧客情報を二重管理している方 手作業での顧客情報の削除に手間を感じ、ミスをなくしたいと考えている担当者の方 顧客管理における一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートの情報を更新するだけで、CallConnectの顧客情報が自動で削除されるため、手作業での二重対応にかかる時間を短縮できます。 手動での更新作業がなくなることで、情報の削除漏れや誤削除といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとCallConnectをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」のアクションを設定します。（※削除対象顧客を管理するシートを想定） 最後に、オペレーションでCallConnectの「顧客を削除」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を元に削除対象の顧客を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。 CallConnectのオペレーション設定では、Google スプレッドシートから取得したどの情報（電話番号やメールアドレスなど）をキーに顧客を特定して削除するかを任意で設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、CallConnectのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
2.Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを自動作成するフローです。 この自動化により議事録作成の時間を短縮できます。
Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成する
試してみる
■概要
顧客との商談が増えるたびに、議事録用のドキュメントを手作業で作成していませんか？毎回同じフォーマットをコピーして、顧客名や日付を書き換える作業は、時間を要する上に、記載ミスなどの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい顧客情報を追加するだけで、議事録の雛形となるGoogleドキュメントが自動で作成され、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客管理を行い、商談の都度ドキュメントを作成している方 Googleドキュメントを使った議事録作成の手間を省き、コア業務に集中したい方 手作業によるファイル名の付け間違いや、フォーマットの不統一を防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、自動でドキュメントが作成されるため、議事録準備の手間を削減できます。 手作業でのファイル作成や顧客情報の転記が不要になるため、ファイル名の付け間違いや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、議事録の雛形となるテキストを追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください。 Googleドキュメントでドキュメントを新規作成する際、タイトルにスプレッドシートから取得した顧客名などを含めるように任意で設定できます。 Googleドキュメントにテキストを追加するオペレーションでは、議事録のフォーマットとなるテキスト内容を自由に設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kintoneにレコードを自動追加するフローです。 データを転記する作業が省けるので、他の業務に集中できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを、都度kintoneへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでkintoneへのレコード追加が自動で実行されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとkintoneを併用し、二重入力に手間を感じている方 手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方 kintoneへのデータ登録業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、kintoneへ自動でレコードが登録されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。 手作業でのデータ移行が不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を各フィールドに紐付けます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象としたいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください。 kintoneへのレコード登録オペレーションでは、前段のトリガーで取得した値を引用し、任意のフィールドに情報を登録するように設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
4.Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、自動的にGoogleカレンダーにも登録するフローです。 同じ予定を再度登録する必要がなく、正確に予定の登録ができるようになります。
Google スプレッドシートに予定が追加されたら、Googleカレンダーにも登録する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでタスクやスケジュールを管理しているものの、都度Googleカレンダーに手入力する作業に手間を感じていませんか？手作業での二重入力は、転記漏れや登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をきっかけに、Googleカレンダーへの予定登録を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで管理するタスクや予定を、Googleカレンダーに手入力している方 Google スプレッドシートとGoogleカレンダーの二重管理による転記漏れやミスを防ぎたい方 複数メンバー間でのスケジュール共有を、より効率的に行いたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でGoogleカレンダーへ予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。 手作業によるカレンダーへの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なスケジュール管理に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を元に予定を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。 Googleカレンダーで予定を作成する際に、スプレッドシートのどの列の情報を予定のタイトル、開始日時、説明などの項目に割り当てるか、自由に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
まとめ 顧客情報の作成を自動化することで、正確にデータを転記でき、ミスのない情報管理に繋がります。
Yoomを実際に活用してみたい方は、こちら
