Google スプレッドシートとCallConnectを連携して、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成する方法

工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

GoogleスプレッドシートとCallConnectをYoomと接続する方法

YoomにGoogleスプレッドシートとCallConnectを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすることで、後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、Googleスプレッドシートにログインしてください。

次に、CallConnectのマイアプリ登録を行います。
同様にCallConnectを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明文を確認し、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。

マイアプリにGoogleスプレッドシートとCallConnectの表示があれば、マイアプリ登録は完了です。

Googleスプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成する方法

自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下のページより変更してください。
先にGoogleスプレッドシートの設定から行うため、「行が追加されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

画面が表示されたら、以下の設定方法を確認しましょう。

Googleスプレッドシートに移動し、テスト用に顧客情報を入力します。
例として以下のように顧客情報を設定しました。

Yoomに戻って画面をスクロールし、以下の設定を行います。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なります。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はC
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。氏名の列のAを指定しました。どの列を指定するかは任意です。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、CallConnectの設定を行うため、「顧客を作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「CallConnectと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→顧客を作成

画面が表示されたら、注意事項を確認してください。

画面をスクロールし、必須項目である「電話番号」の設定を行いましょう。
※Googleスプレッドシートで設定したアウトプットを利用します。
アウトプットは赤枠をクリックすることで、選択できます。
{{電話番号}}←アウトプットはこのように表示されます。

他にも設定した項目があれば、アウトプットを活用して入力してください。
設定が終わったら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次にGoogleスプレッドシートで行を更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する

画面をスクロールし、「データベースの連携」の設定をしましょう。

• 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択もしくは説明文を確認して設定
• 「テーブル範囲」→以下のような形式で設定
  

画面が表示されるので、下記の設定方法を確認します。

スクロールし、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように入力しました。

次に「更新後のレコードの値」の設定を行いましょう。
CallConnectから取得した顧客IDを更新するので、「顧客ID」にCallConnectのアウトプットを使用します。
設定完了後に、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGoogleスプレッドシートとCallConnectを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートで顧客情報が更新されたら、CallConnectの情報を自動的に削除するフローです。
更新内容に基づいて、CallConnectの情報を自動的に削除できるため、わざわざ手動で削除する必要がなくなります。

2.Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを自動作成するフローです。
この自動化により議事録作成の時間を短縮できます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kintoneにレコードを自動追加するフローです。
‍データを転記する作業が省けるので、他の業務に集中できます。

4.Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、自動的にGoogleカレンダーにも登録するフローです。
同じ予定を再度登録する必要がなく、正確に予定の登録ができるようになります。

まとめ

顧客情報の作成を自動化することで、正確にデータを転記でき、ミスのない情報管理に繋がります。
また、異なるツール間でもデータの連携がスムーズに行われるため、何度も顧客情報を入力する手間が省けます。
これにより、担当者は他の業務に集中して取り組めるため、効率化が期待できます。
特に膨大な顧客情報を作成する場合に、効果的な自動化になるでしょう。

Yoomを実際に活用してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。