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顧客情報の管理はビジネスにおいて必要な要素ですが、顧客情報を作成する際に誤りがあると、その後の業務に大きく影響します。
そういった事態を防ぐために、「Googleスプレッドシートに情報が追加されたら、CallConnectで顧客情報を作成する」という自動化をご紹介します。
顧客情報の作成を自動化すれば、手間が省け、時間の短縮が実現できるでしょう。
特に顧客管理に多くの時間を費やしているという方におすすめです。
顧客情報の作成を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎ、一貫したデータの保持が可能です。
異なるツール同士でも、データの同期がスムーズになり、顧客情報の誤りが起こりにくくなるでしょう。
特に、顧客情報を活用する営業担当者にとって、大きなメリットになるはずです。
自動化に頼ることで、手入力が不要になり、労力と時間の節約ができます。
これにより、担当者は本来の業務に集中でき、効率的に業務に取り組めます。
特に、大量の顧客情報を扱う環境においては、特に有効な自動化になるでしょう。
[Yoomとは]
今回は、「Googleスプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成する」以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Google スプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・顧客情報の管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・共同編集でGoogle スプレッドシートを使用しているチーム
2.CallConnectを業務で活用している方
・Google スプレッドシートの情報をCallConnectに追加したいと考えている方
・CallConnectを活用している営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
CallConnectは、通話内容や録音データを顧客別に管理できるのがメリットです。
しかし、顧客情報を手動で都度登録するのは非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに追加された顧客情報をCallConnectに自動で追加することができます。
CallConnectへの登録がスピーディーに行えるため、手動による作業を削減し、業務の効率化を図ることができます。
また、顧客情報の追加後にコミュニケーションツールから特定のメンバーに通知を出すことで、顧客情報の共有をスムーズに行うことも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、CallConnectのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は以下の3ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
YoomにGoogleスプレッドシートとCallConnectを接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすることで、後の自動化設定がスムーズに行えます。
まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、Googleスプレッドシートにログインしてください。
次に、CallConnectのマイアプリ登録を行います。
同様にCallConnectを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明文を確認し、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
マイアプリにGoogleスプレッドシートとCallConnectの表示があれば、マイアプリ登録は完了です。
自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・顧客情報の管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・共同編集でGoogle スプレッドシートを使用しているチーム
2.CallConnectを業務で活用している方
・Google スプレッドシートの情報をCallConnectに追加したいと考えている方
・CallConnectを活用している営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
CallConnectは、通話内容や録音データを顧客別に管理できるのがメリットです。
しかし、顧客情報を手動で都度登録するのは非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに追加された顧客情報をCallConnectに自動で追加することができます。
CallConnectへの登録がスピーディーに行えるため、手動による作業を削減し、業務の効率化を図ることができます。
また、顧客情報の追加後にコミュニケーションツールから特定のメンバーに通知を出すことで、顧客情報の共有をスムーズに行うことも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、CallConnectのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下のページより変更してください。
先にGoogleスプレッドシートの設定から行うため、「行が追加されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
画面が表示されたら、以下の設定方法を確認しましょう。
Googleスプレッドシートに移動し、テスト用に顧客情報を入力します。
例として以下のように顧客情報を設定しました。
Yoomに戻って画面をスクロールし、以下の設定を行います。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、CallConnectの設定を行うため、「顧客を作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
画面が表示されたら、注意事項を確認してください。
画面をスクロールし、必須項目である「電話番号」の設定を行いましょう。
※Googleスプレッドシートで設定したアウトプットを利用します。
アウトプットは赤枠をクリックすることで、選択できます。
{{電話番号}}←アウトプットはこのように表示されます。
他にも設定した項目があれば、アウトプットを活用して入力してください。
設定が終わったら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次にGoogleスプレッドシートで行を更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
画面をスクロールし、「データベースの連携」の設定をしましょう。
画面が表示されるので、下記の設定方法を確認します。
スクロールし、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように入力しました。
次に「更新後のレコードの値」の設定を行いましょう。
CallConnectから取得した顧客IDを更新するので、「顧客ID」にCallConnectのアウトプットを使用します。
設定完了後に、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.Googleスプレッドシートで顧客情報が更新されたら、CallConnectの情報を自動的に削除するフローです。
更新内容に基づいて、CallConnectの情報を自動的に削除できるため、わざわざ手動で削除する必要がなくなります。
■概要
Googleスプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートで情報管理を行っている方
・顧客情報を一元管理している営業担当者
・営業活動に必要なデータを都度Googleスプレッドシートに蓄積している担当者の方
2.CallConnectを運用している方
・GoogleスプレッドシートとCallConnectとのデータの整合性を保ちたい方
・Googleスプレッドシートのデータを連携して作業を効率化させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
顧客情報の管理でGoogleスプレッドシート、CallConnectの両方を利用している場合、データ更新で両方のツールを対応する必要があるため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートの更新内容を元に、CallConnectから顧客情報を削除することができます。
CallConnectを最新の状態で保てるため、チームメンバーが常に正確な顧客情報を使用することができ、効率的に業務を進めることができます。
このフローの後にコミュニケーションツールと連携することで、古くなった顧客情報が共有でき、チームの認識を統一させることも可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、CallConnectのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを自動作成するフローです。
この自動化により議事録作成の時間を短縮できます。
■概要
Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートで情報管理をしている方
・顧客情報を管理している営業担当者
・スケジュール管理でGoogleスプレッドシートを活用している方
2.業務でGoogleドキュメントを活用している方
・Googleドキュメントで議事録を都度作成している方
・Googleドキュメントによる作業を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Googleドキュメントはフォーマットの自由度が高く、業務に合わせた議事録を作成できるのがメリットです。
しかし、顧客との打ち合わせが多い場合、都度議事録を作成して用意しておくのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートに顧客情報が追加されたら、追加情報を元にGoogleドキュメントで議事録を作成することができます。
議事録の作成を自動化することで、打ち合わせ準備の時間を短縮し、他の重要な作業に時間を充てることができます。
また、このフローの後に再度Googleスプレッドシートと連携することで、Googleスプレッドシートに議事録のリンクを追加することも可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、kintoneにレコードを自動追加するフローです。
データを転記する作業が省けるので、他の業務に集中できます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、都度kintoneへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでkintoneへのレコード登録が自動で実行されるため、データ連携の課題を解消し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
4.Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、自動的にGoogleカレンダーにも登録するフローです。
同じ予定を再度登録する必要がなく、正確に予定の登録ができるようになります。
■概要
Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、その情報を取得してGoogleカレンダーにも予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを利用している方
・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーをGASを使って同期されている方
・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーをうまく連携し、業務効率を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleスプレッドシートの情報登録とともにGoogleカレンダーにも情報が追加されるので、手動操作を削減することができます。
・カレンダーへの追加漏れを防ぐこともできます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
顧客情報の作成を自動化することで、正確にデータを転記でき、ミスのない情報管理に繋がります。
また、異なるツール間でもデータの連携がスムーズに行われるため、何度も顧客情報を入力する手間が省けます。
これにより、担当者は他の業務に集中して取り組めるため、効率化が期待できます。
特に膨大な顧客情報を作成する場合に、効果的な自動化になるでしょう。
Yoomを実際に活用してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
