Google スプレッドシートに顧客情報が追加されたら、Googleドキュメントで議事録用のドキュメントを作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

顧客との商談が増えるたびに、議事録用のドキュメントを手作業で作成していませんか？毎回同じフォーマットをコピーして、顧客名や日付を書き換える作業は、時間を要する上に、記載ミスなどの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい顧客情報を追加するだけで、議事録の雛形となるGoogleドキュメントが自動で作成され、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートで顧客管理を行い、商談の都度ドキュメントを作成している方
Googleドキュメントを使った議事録作成の手間を省き、コア業務に集中したい方
手作業によるファイル名の付け間違いや、フォーマットの不統一を防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、自動でドキュメントが作成されるため、議事録準備の手間を削減できます。
手作業でのファイル作成や顧客情報の転記が不要になるため、ファイル名の付け間違いや記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
続けて、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
最後に、オペレーションで再度Googleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、議事録の雛形となるテキストを追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください。
Googleドキュメントでドキュメントを新規作成する際、タイトルにスプレッドシートから取得した顧客名などを含めるように任意で設定できます。
Googleドキュメントにテキストを追加するオペレーションでは、議事録のフォーマットとなるテキスト内容を自由に設定してください。

■注意事項

Google スプレッドシート、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。