Google スプレッドシートとCloseを連携して、Google スプレッドシートに新しい行が追加されたらCloseにタスクを自動で作成する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとCloseをマイアプリ連携

まずは、今回のフローで使用するアプリとYoomをマイアプリ連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出たら、各アプリ名を検索してください。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をして「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。

次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が出てくるので「続行」をクリックしてください。

「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻り連携が完了します。

Closeのマイアプリ連携

Closeのマイアプリ連携にはAPIキーが必要です。
Closeの管理画面から取得しましょう。

「＋New API Key」をクリックして、Yoomに登録するようにキーを作成してください。
キーが取得できたら、Yoomの画面にペーストして「追加」をクリックしましょう。

マイアプリ一覧に表示されていれば、マイアプリ連携完了です。

次からはフローの詳細設定に進みます。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：Google スプレッドシートでアプリトリガーを設定

最初の設定は「行が追加されたら」です。
指定したGoogle スプレッドシートで新しい行が追加されたら、フローを起動させます。

1ページ目は、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルの修正をして、アカウント名の確認ができたら次に進んでください。

次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分までの間で選択できます。
Yoomで契約しているプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

• スプレッドシートID：使用するGoogle スプレッドシート名を候補から選択
• シートID：使用するタブ名を候補から選択
• 一意の値が入った列：同列内のほかの行同士で値が重複しない列を指定

‍一意の値が入った列は、今回の使用するシートではA列(Lead ID)を指定しています。

必要な項目の設定ができたら、テスト用にシートに情報を入力して「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットの値にGoogle スプレッドシートに入力した内容が反映されます。

取得できるアウトプットの内容は、追加される行の内容に合わせて変化します。
ここまで確認ができたら「保存する」をクリックして、アプリトリガーの設定は完了です。

ステップ3：Closeでタスクを追加する設定

続いては「Create Task」の設定です。

Google スプレッドシートの情報をCloseに登録するための詳細設定を行いましょう。
1ページ目は、Google スプレッドシートと同様に、タイトルの修正とアカウント情報の確認を行ったら次に進んでください。

次に、Closeに情報を反映させるための設定を行います。

アウトプットから項目を選択して入力してください。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。

アウトプットが取得され、その内容がCloseに新しいタスクとして登録されるか確認します。

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正しく情報が反映されていることが確認出来ました。
これでCloseにタスクを追加するための設定は完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートの情報更新の設定

最後の設定「レコードを更新する」です。
この設定は、今回の設定の対になるCloseのタスクを更新するフローのために必要なもので、<span class="mark-yellow">Closeの設定で取得したTask IDの情報をGoogle スプレッドシートに反映させるためのものです。</span>

1ページ目では、今まで同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行い、下にスクロールしてください。

「データベースの連携」に情報を更新するGoogle スプレッドシートの情報を入力します。
今回は、設定で使用したシートと同じものを使用しています。

入力ができたら、次に進んで情報更新の条件を設定しましょう。

①の条件に合致する行の②の項目だけを更新するように設定できます。
上記画像ではGoogle スプレッドシートに入力されているLead IDがアウトプットで取得したLead IDと等しくなる行に、Task IDを追加(更新)するようになっています。

設定ができたら「テスト」をクリックして指定した内容がGoogle スプレッドシートに反映されるか確認しましょう。

無事にGoogle スプレッドシートにTask IDが追加されました。
最後に「保存する」をクリックしてすべての設定が完了です。

トリガーをONにしてフローを動かせば、Google スプレッドシート行が追加されたら自動でCloseにタスクが追加されるようになりました。

設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシート・Closeを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Closeのタスクを更新する

<span class="mark-yellow">今回紹介したフローの更新バージョンです。

</span>Google スプレッドシート内の行が更新されると、Closeのタスクが自動的に更新され、手動の変更作業を省けます。
これによりタスク管理が効率化され、最新の情報に基づいた業務遂行が期待できるため、作業の遅延やミスが減少する可能性があります。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Closeのタスクを削除する‍

Google スプレッドシートの行が更新されると、Close上の不要なタスクが自動で削除されます。
これにより、タスクの整理がスムーズになり、作業の進捗を効率的に把握できる環境が整うことが見込まれます。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Closeに連絡先を作成する‍

スプレッドシートに新しい行が追加されると、自動的にCloseに新しい連絡先が作成されます。この自動化により、新規の連絡先登録作業が簡便になり、データ管理の効率化が期待されます。

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まとめ

Yoomを使えば、Google スプレッドシートとCloseの連携が簡単に実現し、手動作業の負担を減らせます。タスク漏れや入力ミスを防げるため、業務効率と管理精度の向上が期待できます。

さらに、Yoomはプログラミングの知識が不要なので、誰でも手軽に設定できます。

「タスク管理を効率化したい」「手間を省きたい」と考えている方は、ぜひYoomに無料登録してみてください。

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