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営業担当者やプロジェクトマネージャーの皆さん、タスク管理でこんな悩みはありませんか？
「Google スプレッドシートで管理しているが、Closeへの入力を忘れてしまう」「手動作業が増え、タスクが漏れやすい」といった課題です。
Yoomを使えば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたびに、Closeにタスクが自動的に作成されます。これにより、手動作業の負担が減り、タスク漏れを防ぐことが可能です。
この記事では、プログラミング不要で簡単に設定できるYoomを使った連携方法をご紹介します。
タスク管理の手間を省き、業務をスムーズに進めましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートとCloseを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
Google スプレッドシートとCloseのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
これにより、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チームの連携を強化することができるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Closeに自動でタスクを作成するフローです。
手作業でのデータ転記が不要になることで、タスクの登録漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Closeにリードを作成するフローです。
Google スプレッドシートにリード情報を集約している場合、Closeへのリード追加をシームレスに行えるため、作業スピードの向上に寄与します。
それでは、さっそくGoogle スプレッドシートとCloseを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Close
[Yoomとは]
このフローは、スプレッドシートのデータを元にタスク管理を効率化することができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
上記ナビの手順に沿って登録してください。
Closeのマイアプリ連携
Yoomの新規接続一覧からCloseをクリックします。
以下の画面に移行しアカウント名、APIキーを入力していきます。
APIキーは、Closeの管理画面から取得しましょう。
「＋New API Key」をクリックして、Yoomに登録するようにキーを作成してください。
キーが取得できたら、Yoomの画面にペーストして「追加」をクリックしましょう。
マイアプリ一覧に表示されていれば、マイアプリ連携完了です。
次からはフローの詳細設定に進みます。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
最初の設定は「行が追加されたら」です。
指定したGoogle スプレッドシートで新しい行が追加されたら、フローを起動させます。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。
必要であればタイトルの修正をして、アカウント名の確認ができたら次に進んでください。
次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分までの間で選択できます。
Yoomで契約しているプランによって選択できない場合があるので、注意してください。
ここで、今回テストで使用するシートを作成しておきましょう。
作成する内容は架空の情報でOKです。
完了したらYoomに戻り、続きの設定を行います。
「スプレッドシートID」：使用するGoogle スプレッドシート名を候補から選択
「シートID」：使用するタブ名を候補から選択
「一意の値が入った列」：同列内のほかの行同士で値が重複しない列を指定
一意の値が入った列は、今回の使用するシートではA列(Lead ID)を指定しています。
必要な項目の設定ができたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットの値(取得した値)にGoogle スプレッドシートに入力した内容が反映されます。
取得できるアウトプット(取得した値)の内容は、追加される行の内容に合わせて変化します。
ここまで確認ができたら「保存する」をクリックして、アプリトリガーの設定は完了です。
続いては「Create Task」の設定です。
Google スプレッドシートの情報をCloseに登録するための詳細設定を行いましょう。
1ページ目は、Google スプレッドシートと同様に、タイトルの修正とアカウント情報の確認を行ったら次に進んでください。
次に、Closeに情報を反映させるための設定を行います。
アウトプット(取得した値)から項目を選択して入力してください。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。
成功すると、アウトプット(取得した値)がCloseに新しいタスクとして登録されるか確認します。
正しく情報が反映されていることが確認出来ました。
これでCloseにタスクを追加するための設定は完了です。
最後の設定「レコードを更新する」です。
この設定は、今回の設定の対になるCloseのタスクを更新するフローのために必要なもので、Closeの設定で取得したTask IDの情報をGoogle スプレッドシートに反映させるためのものです。
1ページ目では、今まで同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行い、下にスクロールしてください。
「データベースの連携」に情報を更新するGoogle スプレッドシートの情報を入力します。
今回は、設定で使用したシートと同じものを使用しています。
次に進んで情報更新の条件を設定しましょう。
①の条件に合致する行の②の項目だけを更新するように設定できます。
上記画像ではGoogle スプレッドシートに入力されているLead IDがアウトプットで取得したLead IDと等しくなる行に、Task IDを追加(更新)するようになっています。
設定ができたら「テスト」をクリックして指定した内容がGoogle スプレッドシートに反映されるか確認しましょう。
無事にGoogle スプレッドシートにTask IDが追加されました。
最後に「保存する」をクリックしてすべての設定が完了です。
トリガーをONにしてフローを動かせば、Google スプレッドシート行が追加されたら自動でCloseにタスクが追加されるようになりました。
Yoomを使えば、Google スプレッドシートとCloseの連携が簡単に実現し、手動作業の負担を減らせます。
タスク漏れや入力ミスを防げるため、業務効率と管理精度の向上が期待できます。
さらに、Yoomはプログラミングの知識が不要なので、誰でも手軽に設定できます。
「タスク管理を効率化したい」「手間を省きたい」と考えている方は、ぜひYoomに無料登録してみてください。
Q：行の「更新」をきっかけに連携できますか？
A：
可能です。
今回のフローでは行の「追加」をトリガーとしましたが、行の「更新」をトリガーにすることもできます。
設定方法は、アプリトリガーをクリックし、アクションの【変更】から「行が更新されたら」を選択してください。
Q：Closeのカスタムフィールドにもデータを連携できますか？
A：
はい、カスタムフィールドにも連携可能です。
スプレッドシートの列と、Close側のカスタムフィールドをマッピング設定することで、必要な項目だけを任意に連携できます。
Q：連携がエラーになった場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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