Google スプレッドシートとKeapを連携して、Google スプレッドシートが更新されたらKeapのタスクを自動削除する方法

タスク管理に追われて、重要な業務に集中できないと感じていませんか？Google スプレッドシートとKeapを利用している方の中には、Google スプレッドシートの更新内容に合わせてKeapのタスクを手動で調整する手間に悩む方も多いでしょう。

そんな課題を解決する方法が、ノーコードツールYoomを使ったアプリ連携です。Google スプレッドシートで行が更新されたら、Keapのタスクを自動削除するフローを簡単に設定することが可能になります。
これにより、作業効率の向上だけでなく、削除ミスの防止も期待できます。

本記事では、この便利なフローのメリットや設定方法を解説します。時間を有効活用し、タスク管理をよりスムーズに進める方法をチェックしてみませんか？

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとKeapを日常業務で活用している方
Google スプレッドシートとKeapのタスク連携に課題を感じている方
手動でのタスク削除に時間がかかり、業務効率を改善したいと考えている方
タスクの削除忘れやミスがプロジェクト進行に影響していると感じている方
チーム全体のタスク管理を効率化し、情報共有を円滑にしたい方

Google スプレッドシートとKeapの連携メリットと具体例

メリット1: 時間と労力の節約

Google スプレッドシートで行が更新されるたびにKeapのタスクを自動的に削除することで、タスク管理効率の向上が期待できます。
従来であれば、Google スプレッドシートの更新を確認し、手動でKeapのタスクを削除するという一連の作業が必要でした。しかし、アプリ連携を活用することで、これらの手作業が不要になり、日々のタスク管理にかかる時間と労力を削減できます。

特に、繰り返し発生するタスク削除作業が多い場合には、その効果が顕著に現れるでしょう。また、浮いた時間を他の重要な業務や戦略的な意思決定に振り向けられるため、全体の業務効率の向上が期待できます。
このような効率化の恩恵は、個人の作業だけでなく、チーム全体の生産性にも良い影響を与える可能性があります。

メリット2: ヒューマンエラーの防止

Google スプレッドシート更新に連動してタスクが自動的に削除される仕組みは、ヒューマンエラーのリスクの軽減につながります。
手動でのタスク削除では、削除忘れや誤操作による意図しないミスが発生しやすく、それがプロジェクト全体の進行に影響を与える場合もあります。

Google スプレッドシートとKeapの連携により、シート更新時の情報の誤りを防ぐことができます。特に、管理すべきタスク量が多い場合や複数のメンバーが関与する場合、この仕組みがもたらす安定性は、タスクの正確な進行に寄与するでしょう。
結果として、業務全体の信頼性が高まり、プロジェクトの進捗管理がよりスムーズに行えるようになります。

メリット3: タスク管理とプロジェクト進行の向上

Google スプレッドシートとKeapの連携により、タスク管理が効率化されるだけでなく、プロジェクト全体の進行状況をより正確に把握できるようになります。
Google スプレッドシートとKeapのタスクが連動することで、最新の状態が自動的に反映され、情報の整合性が保たれます。これにより、タスクの未処理や重複が発生しにくくなり、プロジェクトの進行をスムーズに保つことができるでしょう。

また、Google スプレッドシートでの更新がKeapのタスクの自動削除につながるため、メンバー間での情報共有も円滑になります。このような正確なタスク管理は、進捗状況の可視化にも役立ち、次に何をすべきかを的確に判断できる環境を整えるのに寄与します。プロジェクトの生産性を向上させる可能性が高い仕組みといえるでしょう。

それではここからノーコードツールYoomを使って「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Keapのタスクを削除する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートに追加した内容をKeapで自動削除する方法

Google スプレッドシートで行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して検知し、

Keapの提供するAPIを用いてKeapのタスクを削除することで、このフローを実現することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

YoomとGoogle スプレッドシート・Keapをマイアプリ連携
テンプレートのコピー
フローの詳細設定
トリガーをONにする

今回のフローは「タスクを登録する」フローと連携しており、すでにKeapにタスクが登録、Task IDが取得できていることが前提になっています。
またタスクの登録が済んでいない方は、そちらから試してみましょう。

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。

すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：Google スプレッドシートとKeapをマイアプリ連携

まずは、今回のフローで使用するアプリとYoomをマイアプリ連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出たら、各アプリ名を検索してください。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をして「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。

次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が出てくるので「続行」をクリックしてください。

「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻り連携が完了します。

Keapのマイアプリ連携

Keapのログイン情報を入力してください。
ログインをすると、Yoomとの連携を許可する画面が出てきます。

「Allow」をクリックすれば、Yoomとのマイアプリ連携が完了します。

マイアプリ一覧に追加されていることが確認出来たら、フローの詳細設定に移りましょう。

下のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。

ステップ2：Google スプレッドシートでアプリトリガー設定

最初の設定は「行が更新されたら」です。
指定したGoogle スプレッドシートの行が更新されたらフローが動くように設定します。

1ページ目には、マイアプリ連携したGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

スプレッドシートID：シート名を候補から選択
シートID：タブ名を候補から選択
一意の値が入った列：同列内の各行で入力されている値が重複しない列を指定(A列＝タスクNo)
更新を検知したい列：今回のフローのトリガーとなる列を指定(G列＝完了)

今回の設定では、完了にチェックが入ったらタスクが削除されるように設定しました。
なお、Keapで削除の指示を出すためには、タスク登録時に取得したTask IDの項目が必要です。

必須項目に入力をして、指定した列を更新したら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、シートの情報がアウトプットとして取得できます。
完了＝TRUEとなっているのが、チェックが入ったということになります。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Keaoでタスク削除をする設定

続いては「Delete Task」の設定です。
先ほどGoogle スプレッドシートの設定で取得した情報を元に、Keapに登録してあるタスクを削除するための設定です。

1ページ目では、Google スプレッドシートの設定と同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。

次のページでは、タスクIDを削除の条件として指定します。
アウトプットから指定して「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、作成されていたタスクがKeapsから削除されています。

ここまで確認したら「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでGoogle スプレッドシートの行更新に応じて、Keapに登録されているタスクが自動で削除されるようになりました。

設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシート・Keapを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Keapにタスクを作成する
記事冒頭でも触れた、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、自動的にKeapにタスクを作成するフローです。
これにより、タスクの手動登録が不要となり、作業ミスの防止や効率的なタスク管理が期待できます。
特に、Google スプレッドシートを頻繁に更新する業務で大きな効果が見込まれます。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Keapのタスクを更新する
Google スプレッドシートで既存の行が更新されると、Keapのタスク情報も自動的に最新の状態に更新されるフローです。
タスクの進捗管理がスムーズになり、最新情報を共有することで業務の効率化が見込まれます。
プロジェクト全体の進行状況の可視化にも貢献するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Keapの製品情報を更新する
Google スプレッドシートの製品情報を更新すると、それに連動してKeapの製品情報も自動的に更新されるフローです。
手動での更新作業が不要となり、データの整合性を保ちながら、正確な情報管理が期待できます。
製品データの頻繁な変更が発生する業務に最適な仕組みです。

まとめ

この記事では、Google スプレッドシートとKeapを連携してタスク削除を自動化する方法をご紹介しました。

ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がなくても誰でも簡単に設定が可能です。
手動作業の手間を減らし、重要な業務に集中できる環境を整えましょう。まずはYoomに無料登録して、テンプレートを活用したフローを試してみませんか？新しい作業効率化の一歩を踏み出してみてください。