Google スプレッドシートとKeapの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2024/12/17

Google スプレッドシートとKeapを連携して、シートで行が追加されたらKeapにタスクを作成する方法

k.hieda

<span class="mark-yellow">「顧客情報をGoogle スプレッドシートで管理しているけれど、更新データをCRMに手作業で入力するのは大変」「タスク管理の漏れを防ぎたいが、システム化するにはハードルが高い」。そんな課題を抱えていませんか?</span>
KeapとGoogle スプレッドシートを連携すれば、タスク作成が自動化され、タスク管理がよりスムーズになります。手作業の負担が減ることで、タスク漏れを防ぎ、管理が効率的になるかもしれません。
従来ならプログラミングスキルが必要だったAPI連携も、当社のフローボットテンプレートを使えばノーコードで実現可能です。本記事では、ノーコードでの設定方法とその具体的なメリットをわかりやすく解説します。ぜひ最後までお読みください。

こんな方におすすめ

このフローボットは、次のようなお悩みを抱える方に特におすすめです。

  • 手作業でのタスク登録に時間がかかり、共有漏れや遅れが発生している方
  • 問い合わせや修正依頼が増える中、対応漏れや作業遅延を防ぎたい方
  • 複数ツール間のデータ転記や更新作業を効率化し、負担を軽減したい方

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Keapにタスクを作成するメリットと具体的な活用シーン3選

プロジェクトリーダー・Webディレクター・システム管理者の視点でこの自動化の活用シーンを考察しました。

1. 作業負担を軽減し、重要業務に集中できる環境を整備する

KeapとGoogle スプレッドシートを連携すると、新しい行が追加されるたびにタスクが自動作成されます。<span class="mark-yellow">この自動化により、プロジェクトチーム内でのタスク配分や進捗管理が効率化されることで、ミスの防止につながります。</span>

例えば、プロジェクトリーダーがシートにタスクを登録すると、Keapが自動的にタスクを作成し、記載された期限や優先度を登録します。これにより、リーダーはタスクの漏れを防ぎつつ、進捗状況をKeap上で一元管理できるため、個別の確認作業に追われる負担が軽減されます。さらに、タスクの締切や優先度が明確になることで、プロジェクト全体の進行がスムーズになるでしょう。

2. スピーディな顧客対応で信頼関係を強化する

修正依頼がGoogle スプレッドシートに入力されると、Keapでタスクが自動生成されます。<span class="mark-yellow">この自動化により、顧客対応のスピードが向上し、窓口を担うディレクターの負担を軽減できます。</span>
例えば、Web制作プロジェクトのディレクターがGoogle スプレッドシートに問い合わせ内容を記録すると、Keapで「問い合わせ確認」や「折り返し連絡」のタスクがすぐに作成されます。この仕組みによって、対応漏れを防ぐだけでなく、担当スタッフへの指示もスムーズに行えます。顧客からの信頼を維持しながら、プロジェクトの進行を円滑に進められる環境を整えることができます。

3. チーム間の情報共有をシンプルに、連携をスムーズに

<span class="mark-yellow">マーケティング部門が記録したデータを基に営業部門でフォローアップタスクを自動作成する仕組みを導入すれば、部門間の連携がスムーズになります。</span>システム管理者として、こうした自動化の導入は、情報共有の課題解決に向けた重要な一歩です。
たとえば、マーケティングキャンペーンで得たリード情報がGoogle スプレッドシートに登録されると、Keapが営業部門に対して「フォローアップ」のタスクを自動的に生成します。この連携により、データの転送や手動での通知を不要にし、タイムラグやヒューマンエラーを削減できます。また、システム管理者は、各部門がKeapやGoogle スプレッドシートを活用してオンタイムに情報を共有できるよう、全体の運用効率を高める役割を果たせます。

ここからは、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Keapにタスクを作成する】プログラミングなしで構築するフローの手順を解説します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Keapにタスクを作成するフローの作り方

Google スプレッドシートに新しいデータが入力されたら、その情報をもとにKeapでタスクが自動的に作成されるよう設定します。たとえば、スプレッドシートに「顧客名」「連絡先」「タスク内容」などが追加されると、Keapの「Title」欄にタスク名、「Contact ID」には対応する顧客IDがひもづけられ、必要なタスクが生成されます。このフローの最後には、タスク作成が完了したタイミングで「更新時間」などユニークキーをシートに追記し、フロー全体の完了を記録します。この仕組みにより、次のアクションや更新作業を確実に繋げることができます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携プロセス

  • Yoomへマイアプリ登録Google スプレッドシートとKeap
  • テンプレートをコピー
  • アプリトリガーの設定とアプリ連携
  • トリガーボタンをオンにし、連携スタート

事前に準備するもの

Google スプレッドシート

  • Google アカウント情報(メールアドレス・パスワード)
  • 更新するシートを作成しておいてください。今回はKeapから抽出されるアウトプットの項目に合わせて、表を作成しました。

Keap

  • ログイン情報(メールアドレス・パスワード)

ステップ1 マイアプリ連携の設定

連携するアプリ情報をYoomに登録します。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で+新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧と検索窓が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めます。

Google スプレッドシート

ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。

Googleアカウントにログインする画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。

ログインができたら、権限の付与を進めてください。

 

権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。

Keap

検索窓からアプリ名を探します。ヒットしたアプリ名をクリックします。Keapのサインイン画面に移ります。

既存のアカウントでログインすると、セキュリティ質問を選択する画面に切り替わります。初めて買ったペットの名前など、覚えやすい質問を選び答えを入力します。

次にYoomの連携画面に切り替わります。

このアプリしか選択できませんので、【許可】をクリックでマイアプリ登録完了です。

ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3 アプリトリガー「行が追加されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。

こちらでは、Google スプレッドシートで追加された情報を取得する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

  • トリガーの起動間隔
    • フローボットの起動間隔を設定します。
    • 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。※ ご契約のプランによって、最短の起動間隔が異なります。
  • スプレッドシートID
    • 編集欄をクリックすると、連携済みのアカウントと紐づいたシートがピックアップされます。
  • 使用するシートを選ぶとIDが引用されます。

  • シートID
    • 使用するシートのタブのIDを入力します。こちらも編集欄をクリックで候補が表示されるので、選択してください。
  • テーブルの範囲(始まり)
    • 表の最初の列の値を入力します。サンプルの表だとAです。
  • テーブルの範囲(終わり)
    • 表の最後の列の値を入力します。サンプルだとSです。
  • 一意の値が入った列
    • ユニーク値が入る列を選択してください。

→テストをクリックします。 →成功します。 シートの項目名とテスト値が取得できました。

→保存するをクリックします。

ステップ4 アプリと連携する「Create Task」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

こちらでは、Keapにタスク作成する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • Keapと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

  • Title(必須)
    • タスクのタイトルに該当する項目を埋め込みます。編集欄をクリックで、Google スプレッドシートから取得した値が表示されます。(アウトプットと呼びます)この中から、選択すると引用コードが埋め込まれます。

それ以降の項目もKeapの項目に対し、Google スプレッドシートの中で該当する項目を紐づけていきます。

→テストをクリックします。 →成功 Keapに新規タスク内容が表示されます。

→保存するをクリックします。

ステップ5 データベースを操作する「レコードを更新する」

テンプレートの3つ目の工程をクリックします。

こちらでは連携したGoogle スプレッドシートの行でKeapにタスクを作成済みの行を更新しておく設定です。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション
データベースの連携

使用するシートを連携します。最初に連携したシートと同じ内容です。

それぞれ編集欄をクリックすると、候補の名称と値が表示されるので選択します。

→次へをクリックします。

(2/2)データベース操作の詳細設定

  • ①更新したいレコードの条件
    • タスクを更新するシートの任意Noを条件に設定します。

②更新後のレコードの値には、Keapのアウトプットから取得できるTask IDを入力します。

→テストをクリックします。 →成功  

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ6 アプリトリガーをONにする

すべての工程が設定されると設定完了の画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えられます。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が完了しました。</span>今回使用したテンプレートは、こちらです。

もっと広がる!KeapとGoogle スプレッドシートの連携で実現する自動化の可能性を拡大する3つの事例

KeapとGoogle スプレッドシートを連携すると、タスク作成だけでなく他の自動化も可能です。

1.  Google スプレッドシート更新でタスク情報にも自動反映

Google スプレッドシートのデータが更新されると、Keapのタスクも自動で更新されます。手動修正の手間が減り、最新の情報を反映したタスク管理がしやすくなります。

2.  Google スプレッドシートの行を削除するとKeapタスクも自動削除

Google スプレッドシートの行が更新されるとKeap内の関連タスクが自動的に削除されるよう設定できます。これにより、削除忘れやタスクの重複を防ぎ、タスク管理の精度が向上します。

3.  Google スプレッドシートを更新すると、製品情報も自動更新

Google スプレッドシートの製品情報が更新されると、Keapのデータも自動で反映されます。手動入力の時間を減らし、最新情報を迅速に共有することで、正確な対応や顧客満足度の向上が期待できます。

まとめ

Google スプレッドシートとKeapを連携することで、二重作業負担を軽減しタスク進行管理をもっとスムーズにできます。Yoomのフローボットを使えばプログラミング不要で簡単に導入可能です。このフローボットを活用して、自社のプロセスをさらに最適化しませんか?

お試しは以下のバナーからご確認ください。

では、またお会いしましょう!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
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Google スプレッドシート
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