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Google スプレッドシートとKeapを活用している中で、手動更新の負担やタスク情報の見落としに悩む方も多いのではないでしょうか。このような課題は、両者を連携させることで効率的に解消できます。
Google スプレッドシートで行が更新されると、自動的にKeapのタスク情報が反映される仕組みを取り入れることで、手間を削減しミスを防ぐ効果が期待できます。
アプリ連携を通じて、タスク管理がよりスムーズになる具体的な方法とそのメリットについて、本文で詳しくご紹介します。
こんな方におすすめ
Google スプレッドシートとKeapの連携メリットと具体例
メリット1: タスク管理の効率化
Google スプレッドシートとKeapを連携することで、タスク管理の効率性が向上します。Google スプレッドシートで更新されたタスク情報がKeapに自動的に反映されるため、手動での更新作業が不要となり、時間と労力を節約できます。
たとえば、プロジェクト進行中に複数の担当者が関与する場合、Google スプレッドシート上でタスクの進捗状況や担当者を編集するだけで、Keapにその情報が同期され、すばやく関係者全員が最新の状況を把握できるようになります。
この仕組みは、変更点が漏れるリスクを減らすだけでなく、ミスを防ぐだけでなく、タスクの全体像を明確にすることで、より的確なスケジュール管理につながるでしょう。また、自動化により、反復的な手作業から解放されるため、他の重要な業務に集中できる環境を整えやすくなります。
メリット2: 重要なタスクの見逃し防止
Google スプレッドシートとKeapの連携により、重要なタスクの見逃しを防ぎやすくなります。特にタスクが多岐にわたるプロジェクトでは、更新情報がすぐに反映されないことで生じる混乱を回避できる可能性が高まります。
たとえば、緊急性変更があったタスクをGoogle スプレッドシートで更新すると、その内容が自動でKeapに通知される仕組みを活用できます。これにより、プロジェクトマネージャーが優先順位の高いタスクを見落とすことなく、適切なタイミングで指示を出すことにつながるでしょう。
さらに、Keapのリマインダー機能や通知機能と組み合わせることで、タスクの進行状況を定期的に確認する仕組みを作れます。このような自動化の恩恵を受けることで、プロジェクト全体の進行が滞るリスクを軽減しやすくなります。
メリット3: チーム間の情報共有の効率化
Google スプレッドシートとKeapの連携は、チーム内での情報共有を効率化します。
たとえば、Google スプレッドシート上に各タスクの担当者や進捗状況の変更を追記し、それをKeapに同期することで、チーム全員が最新の情報を同時に参照できる環境を整えられます。
このような情報共有の仕組みにより、メンバー間での情報伝達の遅延が減少し、タスクの進行状況の誤解や重複作業の発生を防ぎやすくなります。この連携はチームの生産性向上を支えるための重要なツールとして機能するでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Keapのタスクを更新する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートに追加した内容をKeapで管理する方法
Googleスプレッドシートで行が更新されたことをGoogleスプレッドシートのAPIを利用して検知し、
Keapの提供するAPIを用いて該当タスクを更新することで、このフローを実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローのおおまかな流れは以下の通りです。
今回のフローは「タスクを登録する」フローと連携しており、すでにタスクが登録されていTask IDを取得できていることが前提になっています。
またタスクの登録が済んでいない方は、そちらを試してみましょう。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：Google スプレッドシートとKeapをマイアプリ連携
まずは、今回のフローで使用するアプリとYoomをマイアプリ連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出たら、各アプリ名を検索してください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)
Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。
「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をして「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。
次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が出てくるので「続行」をクリックしてください。
「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻り連携が完了します。
Keapのマイアプリ連携
Keapのログイン情報を入力してください。
ログインをすると、Yoomとの連携を許可する画面が出てきます。
「Allow」をクリックすれば、Yoomとのマイアプリ連携が完了します。
マイアプリ一覧に追加されていることが確認出来たら、フローの詳細設定に移りましょう。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
ステップ2：Google スプレッドシートでアプリトリガーを設定
最初の設定は「行が更新されたら」です。
指定したGoogle スプレッドシートの行が更新されたら、フローが動くように設定します。
1ページ目では、Google スプレッドシートのアカウントを連携しましょう。
マイアプリ連携したGoogle スプレッドシートのアカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルの修正をして次に進みましょう。
次に、トリガーの起動間隔などを設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
今回設定で使用するシートは以下のものです。
更新を検知したい列は、納期や担当者などでも設定可能なので業務内容に合わせて設定してください。
設定ができたら、指定した列を更新してから「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、シートの情報がアウトプットとして取得できます。
確認ができたら「保存する」でアプリトリガー設定は完了です。
ステップ3：Keapでタスク更新の設定
続いての設定は「Update Task」の設定です。
Google スプレッドシートの設定で取得した変更点をKeapに反映させましょう。
1ページ目では、Google スプレッドシートの設定と同様にタイトルの修正とアカウント情報を行って、次に進んでください。
次のページでは、更新する情報の詳細設定を行います。
Keapに反映させたい内容を、アウトプットから入力して「テスト」を行ってください。
テストが成功すると、Keapのタスク情報が更新されています。
情報の更新が確認出来たら「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これでGoogle スプレッドシートの行が更新されたら、Keapのタスク情報が自動更新されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Google スプレッドシート・Keapを使ったその他の自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Keapにタスクを作成する
記事冒頭でも触れた、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、自動的にKeapにタスクを作成するフローです。
これにより、タスクの手動登録が不要となり、作業ミスの防止や効率的なタスク管理が期待できます。
スプレッドシートを頻繁に更新する業務では、特に大きな効果が見込まれます。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Keapのタスクを削除する
Google スプレッドシートの行が更新されると、Keap内のタスクを自動削除するフローです。この仕組みを導入することで、タスクの整理が容易になり、無駄な作業や混乱を防ぐ効果が期待できます。また、作業時間の短縮や業務効率化が見込まれるため、日常業務の負担軽減に役立つでしょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Keapの製品情報を更新する
Google スプレッドシートの製品情報を更新すると、それに連動してKeapの製品情報も自動的に更新されるフローです。
手動での更新作業が不要となり、データの整合性を保ちながら正確な情報管理が期待できます。
製品データの頻繁な変更される業務に最適な仕組みです。
まとめ
タスク管理を効率化し、業務負担を軽減するためにGoogle スプレッドシートとKeapの連携は非常に効果的です。Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化フローを作成できます。
これにより、手動での更新作業を減らし、正確で効率的なタスク管理の実現に近づくでしょう。
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