Google スプレッドシートとXeroを連携して、シートで行を追加したらXeroで注文書を自動作成する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとXeroをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
‍連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

今回テスト用に作成したシートは、以下のものです。

作成ができたら、Google スプレッドシートの連携に移ります。
Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をして「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。

次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が出てくるので「続行」をクリックしてください。

「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻ります。

Xeroのマイアプリ連携

連携したいXeroのアカウントにログインします。
Email宛にログイン承認のメールが届くので、URLをクリックして承認します。

Yoomの画面に戻り「Allow access」をクリックすればマイアプリ連携完了です。

一覧に追加されていることが確認出来たら、フローの詳細設定に移りましょう。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

ステップ2：Google スプレッドシートでアプリトリガー設定

最初の設定は「業太追加されたら」です。
指定したシートで、行が追加されたらフローが動くように設定しましょう。

1ページ目には、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートの情報が反映されています。

必要であればタイトルをわかりやすいものに修正し、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択でき、設定した時間ごとにGoogle スプレッドシートでの行追加の有無を確認します。

なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

• スプレッドシートID：使用するGoogle スプレッドシート名を候補から選択
• シートID：使用するタブ名を候補から選択
• 一意の値が入った列：同列内で値が重複しない列を指定(A=No)

すべて設定ができたら、仮の情報で行を追加してから「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、指定したシートに追加した情報がアウトプットとして取得できます。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、アプリトリガー設定は完了です。

ステップ3：注文書を作成するための設定

続いて「Create Purchase Order」で注文書を作成するための設定を行います。
1ページ目は、Google スプレッドシートと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行って次に進んでください。

次のページでは、注文書作成のための詳細設定を行います。

Tenant IDを候補から選択し、アウトプットを活用しながらその他必須項目などを埋めていきましょう。

すべての項目を埋めたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できるので確認したら「保存する」で注文書作成の設定は完了です。

ステップ4：レコード更新の設定

最後の設定は「レコードを更新する」です。
この設定は、注文書を更新するフローの設定時に使用します。

1ページ目は、今まで同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行います。
そのまま下に進むと、データ連携の入力欄があるのでGoogle スプレッドシートの情報を入力しましょう。

情報の更新をするシートなので、今までの設定で使用していたものと同様のものを入力しています。
次に進んで連携の確認ができたら、指定したシートの更新条件を設定します。

①の条件(Noがアウトプットで取得したものと等しい行)の、②の値(Purchase Order ID)を更新する設定です。

条件の設定ができたら「テスト」をクリックして、指定した条件に従って更新されているか確認しましょう。

更新が確認出来たら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでフローが動き始めました！設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシート・Xeroを使ったその他の自動化例

ほかにもYoomには、Google スプレッドシートとXeroを使ったフローがあるのでいくつか紹介します。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの注文書を更新する

Google スプレッドシートの行が更新されると、Xeroの注文書情報を自動で反映させるフローです。データの手動更新が不要になり、入力ミスのリスク軽減が期待できます。
これにより、注文情報が正確に保たれ、業務のスピードアップが見込まれます。特に、日々の業務効率化を目指す企業に最適です。

Google スプレッドシートで行が追加・更新されたら、Xeroのアイテムを自動的に管理する

Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Xeroに自動でアイテムが作成され、行が更新されるとアイテム情報が反映されるフローです。
この仕組みにより、手動作業を減らし、データの一貫性と正確性を保つことが期待されます。商品やサービスの管理がスムーズになり、業務効率化に役立ちます。

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まとめ

Google スプレッドシートとXeroを使った業務の効率化は、ノーコードツールYoomを活用すればとても簡単です。プログラミングの知識がなくても、Google スプレッドシートで行が追加された際にXeroに注文書を自動作成する仕組みを構築できます。

これにより、作業時間を削減しながら、入力ミスのリスクを軽減し、正確なデータ管理が可能になります。Yoomに無料登録して、業務効率化への第一歩を踏み出しましょう！