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多くの企業が業務効率化を目指してさまざまなITツールを導入していますが、ツールが増えるほどにデータ転記や情報管理の手間が増加し、結果的に効率が損なわれるケースも少なくありません。
こうした課題に対して、アプリ連携による自動化は非常に効果的な解決策となり得ます。営業活動における取引先情報の管理や現場での行動を支援するため、ホットプロファイルとcyzenを併用している企業にとっては、今回ご紹介するアプリ連携の活用で大きなメリットが得られる可能性があります。
具体的には、取引先情報の一元管理とフォローアップの効率化が実現し、営業活動全体の最適化が期待できます。
本記事では、ホットプロファイルで新しく取引先が登録された際に、cyzenにスポットが自動で登録される仕組みについて詳しく解説します。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。
ホットプロファイルで取引先が登録されると、cyzenに自動でスポットが登録されることで、情報が一元化されるため、従業員が別々のツールやリストを確認する手間を省くことができます。
特に、営業担当者が多くの顧客を担当している場合、各顧客の情報を各ツールに個別登録する時間を削減できるため、より早く次のアクションを計画することが可能です。
また、情報の一元化により、同じ顧客に対して重複したアプローチを避けることができ、業務の効率化とともに顧客体験の向上がサポートされます。
結果として、取引先情報の透明性が高まり、データ管理に関する手間の削減が期待できます。
ホットプロファイルからcyzenにスポットが自動登録される仕組みにより、取引先の情報がすぐに反映されるため、効率的なフォローアップが可能になります。
これにより、営業担当者やフィールドスタッフは登録された取引先へ素早く訪問することができ、機会を逃すことなく最適なタイミングでアプローチできるかもしれません。
例えば、新規取引先が登録された直後に通知を受け取り、その日のうちに営業訪問やスケジュール連絡を行うといった流れが予想されます。
また、自動で更新されるデータに基づき、フォローアップの優先順位を適切に判断できるため、重要な取引を見落とすリスクを軽減する効果が期待できます。
このように、顧客対応のスピードアップは信頼関係の構築にもつながり、ビジネス全体の効率向上に寄与します。
ホットプロファイルで登録された情報が自動でcyzenに反映されることで、手動でのデータ入力や更新作業を省略でき、ヒューマンエラーのリスクも軽減できるため、情報の正確性が向上するはずです。
例えば、住所や連絡先情報など細かな情報がホットプロファイルで登録された場合でも、システムが自動でcyzenで登録を行うため、現場のスタッフが誤った情報に基づいて行動することを防げます。
また、正確な情報をもとに顧客に対してアプローチしやすくなり、結果として信頼感の維持や向上に寄与するでしょう。
このように、正確でタイムリーな情報管理は、業務全体の質を向上させる重要な要素となります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、ホットプロファイルで取引先が登録されたらcyzenにスポットを自動登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
ホットプロファイルで取引先が登録されたことを、ホットプロファイルのAPIを利用して受け取り、cyzenの提供するAPIを用いてホットプロファイルで登録された取引先データをcyzenに自動登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
■概要
ホットプロファイルに新しい取引先情報を登録した後、cyzenへ訪問先として手動でスポット登録する作業に手間を感じていませんか。二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、日々の業務における非効率の原因となり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへの会社登録をきっかけに、cyzenへスポット情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずホットプロファイルとcyzenをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からホットプロファイルを検索してください。
「アカウント名」は、任意の名称を設定してください。（例:管理アカウント）
「アクセストークン」は注釈を参照し、ホットプロファイルで発行したAPIキーを設定してください。
「ドメイン」も同様に、注釈を参照しホットプロファイルのドメインを設定してください。
各項目を設定した後「追加」をクリックすると、ホットプロファイルの連携が完了します。
続いて、先ほどと同様の手順で「+新規接続」からcyzenを検索してください。
「アカウント名」には任意の名称を設定してください。（例:管理アカウント）
「アクセストークン」はスタティックトークンを設定してください。スタティックトークンについては、cyzen担当者までお問い合わせください。
各項目の設定後、「追加」をクリックするとcyzenの連携が完了します。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
ホットプロファイルに新しい取引先情報を登録した後、cyzenへ訪問先として手動でスポット登録する作業に手間を感じていませんか。二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、日々の業務における非効率の原因となり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへの会社登録をきっかけに、cyzenへスポット情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次にホットプロファイルのトリガーを設定します。
「会社が作成されたら」をクリックしてください。
次のページでホットプロファイルと連携するアカウント情報を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せずに「次へ」をクリックしてください。
次に、API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットに表示されたホットプロファイルの情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。
続いて、cyzenのアクションを設定します。
「スポット情報の登録」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
「企業ID」と「スポットコード」を入力してください。
※「企業ID」についてはcyzen担当者までお問い合わせください。
欄をクリックすると候補が表示されるため、各項目に該当する内容を任意で選択してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
cyzenに新規スポットが登録されたことを確認したら「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、ホットプロファイルで新規取引先が作成されたら、cyzenに自動でスポットが登録されます。
■概要
ホットプロファイルに新しい取引先情報を登録した後、cyzenへ訪問先として手動でスポット登録する作業に手間を感じていませんか。二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、日々の業務における非効率の原因となり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへの会社登録をきっかけに、cyzenへスポット情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもホットプロファイルやcyzenを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
報告書の登録状況がMicrosoft Teamsに通知されることで、チーム内での素早い共有が期待されます。これにより、情報の見逃しを防ぎ、チーム連携を円滑にします。
■概要
cyzenに登録された報告書を、都度Microsoft Teamsで共有する作業に手間を感じていませんか。重要な報告の見落としや、関係者への共有遅延が発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、cyzenに報告書が登録・更新されると、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できます。これにより、リアルタイムでの情報共有を実現し、確認漏れや共有の手間といった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Sansanに登録された名刺データを基に、cyzenに訪問先情報を登録できます。これにより、スポット登録の手間を省きながら、データ管理の正確性向上が期待できます。
■概要
Sansanで交換した名刺情報を、営業活動のためにcyzenへ手入力する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。手作業での情報登録は、迅速な営業アプローチの妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Sansanに新しい名刺が登録された際に、その情報をcyzenへ自動でスポット登録できます。手作業によるデータ登録の手間とミスをなくし、営業活動の準備を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Dynamics 365で作成されたリード情報を基に、ホットプロファイルにリードデータを登録できます。これにより、リード情報の一貫した管理がサポートされます。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Dynamics 365 Salesとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
2.顧客情報を一元管理したい方
・顧客情報を一元管理して情報の整合性を保ちマーケティング活動や営業活動を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報やタスクなど、営業活動に関する情報を管理できる包括的なツールです。
しかし、Microsoft Dynamics 365 Salesで獲得したリード情報をホットプロファイルにも手入力で登録するのは二度手間となってしまい入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Microsoft Dynamics 365 Salesでリード情報が作成されたらホットプロファイルにも自動で反映されます。
これによって担当者は顧客との関係構築をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ホットプロファイルとcyzenの連携により、取引先情報の管理と営業活動の効率化を実現できるはずです。
本記事で紹介した自動化設定を活用することで、データの一元管理や迅速なフォローアップ、情報の正確性向上が期待できます。
これにより、営業チーム全体のパフォーマンス向上や、顧客満足度の向上に繋がるかもしれません。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、自動化で業務効率化をぜひ体験してください。
