OneDriveにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたび、その内容を確認し、手作業で文字を抽出し、Notionへ転記する作業に手間を感じていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへスムーズに追加でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したファイルの内容を、手作業でNotionに転記している方
- 紙の書類や画像ファイルからの文字起こしとデータ入力の効率化を考えている方
- ファイル管理と情報集約の自動化によって、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードからNotionへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したOneDriveフォルダ内でのファイルの動きを監視します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。例えば、特定のファイル形式のみを処理対象とするなどの設定が可能です。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した文字情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブID、フォルダ名、またはフォルダIDを任意で指定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、どのような条件で処理を分岐させるか、例えば作成日時が最終更新日時か否かなどを任意で設定してください。
- OneDriveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、対象となるファイルのドライブIDなどを、トリガーで取得した情報をもとに適切に設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい特定の項目（例：会社名など）、使用するAIモデル、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するオペレーションでは、どのデータベースに追加するか、また抽出した情報をデータベースのどの項目に対応させるかなど、追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
「Notionに顧客情報を記録しているけど、傾向分析や次のアクション提案を自動化できないかな…」
「会議の議事録をNotionにまとめているけど、AIで自動的に要点を抽出してタスク化までできたら…」
このように、蓄積されたデータベースをAIでさらに活用したいけれど、その具体的な方法や手間を考えると二の足を踏んでしまうことはありませんか？そこで活用したいのが、Notionに保存されたテキストデータからAIが重要な情報を抽出し、自動でタグ付けや関連情報へのリンクを作成したり、数値データから傾向を分析してレポートを自動生成したりできる仕組みです。この仕組みを活用することで、これらの悩みから解放され、データに基づいた迅速な意思決定や、より創造的な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にできます。手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionデータベースの情報をAIで活用する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたび、その内容を確認し、手作業で文字を抽出し、Notionへ転記する作業に手間を感じていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへスムーズに追加でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したファイルの内容を、手作業でNotionに転記している方
- 紙の書類や画像ファイルからの文字起こしとデータ入力の効率化を考えている方
- ファイル管理と情報集約の自動化によって、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードからNotionへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したOneDriveフォルダ内でのファイルの動きを監視します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。例えば、特定のファイル形式のみを処理対象とするなどの設定が可能です。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した文字情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブID、フォルダ名、またはフォルダIDを任意で指定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、どのような条件で処理を分岐させるか、例えば作成日時が最終更新日時か否かなどを任意で設定してください。
- OneDriveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、対象となるファイルのドライブIDなどを、トリガーで取得した情報をもとに適切に設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい特定の項目（例：会社名など）、使用するAIモデル、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するオペレーションでは、どのデータベースに追加するか、また抽出した情報をデータベースのどの項目に対応させるかなど、追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
データベースとAIを連携し業務効率を上げる自動化事例
データベースに蓄積された情報をAIで分析・活用することで、日々の業務は格段に効率化するでしょう。ここでは、様々なツールとAIを連携させ、データベースの価値を最大化する自動化の具体例をYoomのテンプレートでご紹介します。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
ストレージサービス上の情報をAIで処理しNotionデータベースに集約する
OneDriveのようなストレージサービスに保存されたファイル（例：画像やPDF内の文字情報）をOCRで読み取り、その内容をAIで処理（要約、翻訳、分類など）してNotionデータベースへ自動的に追加・更新することができます。これにより、手作業でのデータ入力や転記作業から解放され、情報の集約と活用がスムーズに行えるでしょう。
OneDriveにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Notionに追加する
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■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたび、その内容を確認し、手作業で文字を抽出し、Notionへ転記する作業に手間を感じていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへスムーズに追加でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したファイルの内容を、手作業でNotionに転記している方
- 紙の書類や画像ファイルからの文字起こしとデータ入力の効率化を考えている方
- ファイル管理と情報集約の自動化によって、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードからNotionへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したOneDriveフォルダ内でのファイルの動きを監視します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。例えば、特定のファイル形式のみを処理対象とするなどの設定が可能です。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した文字情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブID、フォルダ名、またはフォルダIDを任意で指定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、どのような条件で処理を分岐させるか、例えば作成日時が最終更新日時か否かなどを任意で設定してください。
- OneDriveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、対象となるファイルのドライブIDなどを、トリガーで取得した情報をもとに適切に設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい特定の項目（例：会社名など）、使用するAIモデル、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するオペレーションでは、どのデータベースに追加するか、また抽出した情報をデータベースのどの項目に対応させるかなど、追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールの情報をAIで処理しデータベースに記録する
Slackなどのチャットツールでのコミュニケーション内容をAIが自動で翻訳したり要約したりして、SalesforceのようなCRM/SFAのデータベースに活動履歴として記録することもできます。
多言語でのやり取りや大量のメッセージの中から重要な情報を効率的に抽出し、顧客対応の質向上や情報共有の円滑化をサポートします。
Slackに投稿された内容を翻訳しSalesforceの活動履歴に登録する
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■概要
多言語でのコミュニケーションが増える中で、Slackに投稿された海外の顧客やチームからのメッセージを手動で翻訳し、その内容をSalesforceの活動履歴に都度登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による翻訳ミスや入力漏れも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、自動で内容を翻訳しSalesforceの活動履歴へ登録できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで海外の顧客や多言語チームと頻繁にやり取りがあり、翻訳作業に時間を要している方
- Salesforceへの活動履歴の登録を手作業で行っており、入力の効率化や漏れ防止をしたい方
- 国際的なコミュニケーションと顧客情報管理を連携させ、業務の質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにメッセージが投稿されると、AIが自動で翻訳しSalesforceに活動履歴として登録するため、手作業による翻訳やデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業による翻訳の精度や、Salesforceへの情報登録時の入力間違い、漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、指定したSlackチャンネルに新しいメッセージが投稿されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Slackから取得したメッセージを指定した言語へ翻訳します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、翻訳されたテキストデータからSalesforceへの登録に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションを設定し、抽出した情報などをもとに活動履歴を登録する対象の取引先を検索します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、翻訳された内容や抽出データを活動履歴としてSalesforceに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、翻訳されたテキストデータから具体的にどのような情報を抽出するか（例：問い合わせ内容の要点、特定のキーワードなど）を任意で設定することが可能です。
- Salesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」オペレーションでは、登録する活動履歴の件名や詳細に、固定のテキストだけでなく、Slackのメッセージ内容やAI機能によって抽出されたデータを動的な値として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
メールツールからの情報を抽出しデータベースに整理する
Gmailのようなメールツールで受信した特定のメールから必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートなどのデータベースに整理して記録することも可能です。
問い合わせ管理やリード情報の収集といった定型的な作業を自動化し、重要な情報を見逃すことなく効率的な管理を実現できるはず！
Gmailで特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Gmailで受信する問い合わせや申し込みメールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、手入力の手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- メールからのデータ入力作業に多くの時間を費やしており、非効率を感じている担当者の方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、指定したシートへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知したいキーワードを自由に設定できます。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい情報（例：会社名、担当者名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートでは、連携先のスプレッドシートやシートを任意で設定できるほか、前段で取得した情報や固定の値を使用して追加するデータを自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDrive上のファイルをOCRで読み取りNotionデータベースに自動で情報集約するフローを作ってみよう
それでは例として、「OneDriveに契約書や請求書などのファイルがアップロードされた際に、そのファイル内の文字情報をOCRで自動的に読み取り、AIで内容を整理してNotionデータベースに新しいアイテムとして追加する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとNotionのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
OneDriveにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたび、その内容を確認し、手作業で文字を抽出し、Notionへ転記する作業に手間を感じていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへスムーズに追加でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したファイルの内容を、手作業でNotionに転記している方
- 紙の書類や画像ファイルからの文字起こしとデータ入力の効率化を考えている方
- ファイル管理と情報集約の自動化によって、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードからNotionへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したOneDriveフォルダ内でのファイルの動きを監視します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。例えば、特定のファイル形式のみを処理対象とするなどの設定が可能です。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した文字情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブID、フォルダ名、またはフォルダIDを任意で指定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、どのような条件で処理を分岐させるか、例えば作成日時が最終更新日時か否かなどを任意で設定してください。
- OneDriveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、対象となるファイルのドライブIDなどを、トリガーで取得した情報をもとに適切に設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい特定の項目（例：会社名など）、使用するAIモデル、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するオペレーションでは、どのデータベースに追加するか、また抽出した情報をデータベースのどの項目に対応させるかなど、追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OneDriveとNotionのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【OneDriveのマイアプリ登録】
検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Yoomと連携するアカウントを選択して、連携完了です！
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう！マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。
先ほどと同様に検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成済みのデータベースの一覧が表示されるので、フローで使用するデータベースにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックして連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
OneDriveにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Notionに追加する
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■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたび、その内容を確認し、手作業で文字を抽出し、Notionへ転記する作業に手間を感じていませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Notionのデータベースへスムーズに追加でき、これらの課題解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したファイルの内容を、手作業でNotionに転記している方
- 紙の書類や画像ファイルからの文字起こしとデータ入力の効率化を考えている方
- ファイル管理と情報集約の自動化によって、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードからNotionへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したOneDriveフォルダ内でのファイルの動きを監視します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。例えば、特定のファイル形式のみを処理対象とするなどの設定が可能です。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した文字情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブID、フォルダ名、またはフォルダIDを任意で指定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、どのような条件で処理を分岐させるか、例えば作成日時が最終更新日時か否かなどを任意で設定してください。
- OneDriveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、対象となるファイルのドライブIDなどを、トリガーで取得した情報をもとに適切に設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取る文字数に応じたアクションの選択、抽出したい特定の項目（例：会社名など）、使用するAIモデル、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- Notionでレコードを追加するオペレーションでは、どのデータベースに追加するか、また抽出した情報をデータベースのどの項目に対応させるかなど、追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、特定のOneDriveのフォルダ内にファイルが作成・更新されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。基本的に、連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されています。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されますよ！
「フォルダID」も同様に候補から選択してください。ここで設定したフォルダ内にファイルが作成・更新されると、フローボットが起動するようになります。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど設定したフォルダ内に、テスト用のファイルをアップロードしてみましょう！
今回は下図のような書類をアップロードしました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです！
アップロードしたら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「取得した値に」テスト用にアップロードしたファイル情報が、アウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
正しく情報が抽出できていることを確認したら、「保存する」をクリックして次の設定に進みましょう！
ステップ4：分岐設定
続いての設定は、分岐条件の設定です。
ここでは、作成日時が最終更新日時と等しい場合に、後続のファイルダウンロードの設定に進むように設定していきます。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
ここでの設定は、テンプレートを使用しているため、デフォルトで完了しています。
特に設定を変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてくださいね！
ステップ5：OneDriveのファイルダウンロード設定
ここでは、ステップ3で取得したファイル情報から、実際にファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報はステップ3と同じアカウントであることを確認しましょう。アクションは「ファイルをダウンロード」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次に「ドライブID」を候補から選択するか、ステップ3と同じドライブIDを直接入力しましょう！
「ファイルのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを使って設定します。「取得した値」の「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」内にある、「アイテムID」を選択してください。
設定完了後は「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、ファイルの「ダウンロード」ボタンが表示されます。ステップ3でテスト用にアップロードしたファイルがダウンロードできているか、実際にダウンロードしてチェックしてみてくださいね！
ステップ6：OCRを使った読み取り設定
続いて、ステップ5でダウンロードしたファイルから、OCR機能を使って文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会に色々と試してみてくださいね！
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは、「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、活用シーンに合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
・ファイルの添付方法：OneDriveからダウンロードしたファイルを使うので、下図のように設定してください。
・抽出したい項目：ファイルから抽出したいテキストデータの項目を設定します。「会社名」や「担当者名」など、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで入力してくださいね！
・使用するAI：文字の読み取りに使用するAIを選択します。デフォルトではClaudeが設定されていますが、お好みで選択してください！
・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。日本語の書類から文字を読み取る場合は「日本語」を、英語の書類の場合は「英語」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目が、正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
ステップ7：Notionのレコード追加設定
最後に、ステップ6で取得したテキストデータを使って、Notionのレコードを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
これまでと同様に、タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているかを確認しましょう。実行アクションは「レコードを追加する」のままにして、ページ下の「データベース連携」の設定に進みます。
「データベースID」を、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。ここで設定したデータベースに、抽出したファイルデータを追加していきますよ！
次に、データベース操作の詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」に、それぞれ入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、適切な値を選択して設定していきましょう！
たとえば、「氏名」には、「画像・PDFから文字を読み取る」内にある「氏名」を選択します。
同じように、他の項目も設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」の項目は、連携しているデータベースに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、データベースを編集してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にNotionにデータが反映されているか確認してみましょう。
きちんとテスト用にアップロードしたファイルから、ステップ6で抽出したテキストデータが反映されていますね！
確認後は「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ8：トリガーをONにしてフローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「OneDriveに契約書や請求書などのファイルがアップロードされた際に、そのファイル内の文字情報をOCRで自動的に読み取り、AIで内容を整理してNotionデータベースに新しいアイテムとして追加する」フローの作成手順でした！
OCR機能や要約機能を使ったその他の自動化例
OCR機能や要約機能を活用することで、手作業を削減しながら情報活用の幅を広げる自動化が可能になります。
OCR機能を使った自動化例
Zoomの会議が終了すると録画データを自動で文字起こしし、AIで要約した議事録をPDF形式にしてBoxへ保存するフローが構築可能です。また、Salesforceに登録された企業情報をもとにGoogle検索を行い、取得したスニペットなどの情報をAIが要約してレコードに反映することもできます。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードした請求書や議事録などのファイル内容を、都度開いて確認し手作業でGoogle ドキュメントに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにOCRが自動で内容を読み取りGoogleドキュメントに追記するため、こうした定型業務を効率化して入力ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- 書類からのデータ入力における、入力ミスや確認漏れなどの課題を解消したい方
- 紙やPDFで受領した書類の情報をデータとして一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから文字の読み取り、転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- OneDriveとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定のファイル形式のみを処理対象とするなど実行条件を設定します。
- オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを任意のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- 分岐機能では、ファイル形式がPDFである場合のみ後続の処理に進むなど実行条件をカスタムすることができます。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から抽出したいテキストの項目を自由に設定可能です。
- Googleドキュメントへの追加アクションでは、テキストを追記するファイルを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
要約機能を使った自動化例
チャットやメールなどのテキスト情報をAIが自動で要約し、重要なポイントだけを抽出して記録・共有することができます。大量のやりとりから必要な情報だけを整理することで、情報の見逃しや確認漏れを防ぎます。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議が多く、議事録作成の手間を減らしたい担当者の方
- 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約している業務担当者の方
- 会議内容の共有や保管を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議後の録画ダウンロードから文字起こし、要約、保存までの一連の流れを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を均一化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「レコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- その後、音声文字起こし機能を使って、ダウンロードした録画データを文字起こしします。
- 続いて、AI機能を使って、文字起こししたテキストを要約するアクションを設定します。
- 次に、Googleドキュメントで要約をもとに議事録を作成するアクションを設定します。
- 最後に、Boxで作成した議事録PDFを指定フォルダにアップロードするアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、対象とするアカウントのメールアドレスやフローの起動間隔を任意に設定してください。
- 音声文字起こし機能のアクション設定で、文字起こしの対象とする音声ファイルを指定できます。
- AI機能による要約の設定では、要約対象の文章として前段の文字起こし結果を変数で指定し、要約の条件も任意にカスタマイズ可能です。
- Googleドキュメントでの書類作成設定では、議事録の雛形や発行する書類のファイル名、本文に差し込む内容などを任意に設定できます。
- Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名、ファイルの添付方法などを任意に選択してください。
■注意事項
- Zoom、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに登録された企業情報でGoogle 検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新する
試してみる
■概要
Salesforceに登録された企業情報でGoogle 検索し、取得したスニペットなどをAI要約してレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google 検索で情報の取得を行いたい方
・競合企業の情報を調査する営業アシスタント
・担当企業の情報を集めアプローチに活用したい営業担当
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは細かい情報の登録が可能であり、営業活動を円滑にするために有効的なツールです。
しかし、Salesforceで登録された企業をGoogle 検索で手作業で調べるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
ミスをなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは有効的です。
情報の登録まで自動で完了するため手入力によるヒューマンエラーを防ぎ情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google 検索、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
・Salesforce、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはやデータコネクトエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？OneDriveとNotion、そしてAI（OCR）を連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル内容の確認とNotionへの転記作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を迅速かつ正確にデータベース化できます。これにより、必要な情報へすぐにアクセスできるようになり、チーム全体の情報共有がスムーズになるだけでなく、データの分析や活用に向けた次のステップへも素早く移行できるでしょう。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定もノーコードで誰でも簡単にできるのは魅力ですよね！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
