■概要

Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoom会議が多く、議事録作成の手間を減らしたい担当者の方
• 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約している業務担当者の方
• 会議内容の共有や保管を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議後の録画ダウンロードから文字起こし、要約、保存までの一連の流れを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
• 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を均一化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「レコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
4. その後、音声文字起こし機能を使って、ダウンロードした録画データを文字起こしします。
5. 続いて、AI機能を使って、文字起こししたテキストを要約するアクションを設定します。
6. 次に、Googleドキュメントで要約をもとに議事録を作成するアクションを設定します。
7. 最後に、Boxで作成した議事録PDFを指定フォルダにアップロードするアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、対象とするアカウントのメールアドレスやフローの起動間隔を任意に設定してください。
• 音声文字起こし機能のアクション設定で、文字起こしの対象とする音声ファイルを指定できます。
• AI機能による要約の設定では、要約対象の文章として前段の文字起こし結果を変数で指定し、要約の条件も任意にカスタマイズ可能です。
• Googleドキュメントでの書類作成設定では、議事録の雛形や発行する書類のファイル名、本文に差し込む内容などを任意に設定できます。
• Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名、ファイルの添付方法などを任意に選択してください。

■注意事項

• Zoom、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。