■概要

Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その内容を確認して手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelへデータとして追加するため、こうしたデータ入力作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く添付ファイルの内容をMicrosoft Excelへ手入力している方
• 請求書や注文書などの定型的なデータ入力作業の効率化を目指している経理・営業事務担当者の方
• OCR機能を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの受信からデータ入力までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取った情報を指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定したり、件名や差出人などで条件を設定したりすることで、自動化の対象となるメールを絞り込むことが可能です。
• OCR機能では、読み取りたい項目（例：請求書番号、金額、日付など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出するようにカスタマイズできます。
• Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、OCRで抽出したどの情報をどの列に記録するかを自由に割り当てることが可能です。

■注意事項

• OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081