■概要
Gmailで受信する問い合わせや申し込みメールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、手入力の手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- メールからのデータ入力作業に多くの時間を費やしており、非効率を感じている担当者の方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、指定したシートへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知したいキーワードを自由に設定できます。
また、トリガーとなるアプリをGmailからOutlookなどに変更することも可能です。 - AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい情報（例：会社名、担当者名、電話番号など）を任意で設定できます。
- データの追加先として、Google スプレッドシートをkintoneやAirtableなど、他のデータベースアプリに変更することも可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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