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「毎日大量に届くメールの返信に追われて、本来の業務が進まない…」
「一件一件、丁寧な返信文を考えるのが負担になっている…」
このように、日々のメール対応に多くの時間と労力を費やし、コア業務に集中できない状況に悩んでいませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、文脈に沿った最適な返信文案を自動で生成してくれる仕組みがあれば、メール作成の時間を短縮できるため、より戦略的なコミュニケーションや他の重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには受信したメールの内容をAIで分析し返信文案を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
日々のメール対応、特に一件一件内容を確認し返信文を作成する業務に多くの時間を費やしていませんか？このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIモデルであるDeepSeekが返信文案を自動で生成します。メール対応にかかる工数を削減し、より付加価値の高い業務へ集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailでメッセージを受信したら、DeepSeekで返答案を自動で生成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：DeepSeek／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
日々のメール対応、特に一件一件内容を確認し返信文を作成する業務に多くの時間を費やしていませんか？このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIモデルであるDeepSeekが返信文案を自動で生成します。メール対応にかかる工数を削減し、より付加価値の高い業務へ集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下をご確認ください。
マイアプリ＞新規接続から、DeepSeekを探してクリックします。
アカウント名は任意のもの、APIキーはDeepSeekのサイトから取得したものを入れましょう。
「追加」をクリックするとマイアプリ登録が完了します。
DeepSeekのAPIキー取得方法
DeepSeek Platformにアクセス、ログインしましょう。
「API Keys」や「開発者向け」セクションを探し、新しいAPIキーを生成します。これをYoomのマイアプリ連携フォームで入力してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
日々のメール対応、特に一件一件内容を確認し返信文を作成する業務に多くの時間を費やしていませんか？このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIモデルであるDeepSeekが返信文案を自動で生成します。メール対応にかかる工数を削減し、より付加価値の高い業務へ集中する時間を創出します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
AIで返信を考えるメールの受信を検知するため、該当するラベルを指定します。ラベルがついたもののみ検知されるので便利です。
該当のGmailアドレス宛てにテスト用メールを送信し、ラベルを付与しておきましょう。
今回は以下のようなお問い合わせメールを作って送信しておきました。
ここまで入力し終わったらテストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
次にDeepSeekで返信内容を生成していきます。「テキストを生成」をクリックしましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
AIモデルを選択します。今回は「deepseek-chat」にしました。
「コンテンツ」には前ステップで取得した値を使ってAIへの指示を入力しましょう。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ロールは「user」を選択しました。
他にも任意で設定できる項目がありますので、用途に合わせて設定をしてください。今回は他の部分の設定は行っていません。
ここまで終わったら、テストボタンをクリックしてください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
AIで作った返信文を、担当者にGmailで送信していきます。「メールを送る」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toに担当者のメールアドレスを入力してください。
FromやCC、BCC、差出人の名前なども設定できますので、こちらは適宜入力をお願いします。
件名・本文は取得した値を使って下記画像のように入力しました。
入力が完了したら「次へ」をクリックしてください。
メール送信のプレビューページへ移行します。内容を確認して問題なさそうであればテストボタンをクリックしてください。
※テストボタンをクリックすると実際にメールが送信されます。送信先にはご留意ください。
送信先に指定したアドレスを確認し、返信案が届いていればフローの設定が完了します。
