■概要
毎日提出される業務日報の確認や管理に、手間や時間を取られていませんか。特にファイル形式で提出されると、内容を一つひとつ確認し、要点をまとめてデータベースに転記する作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームから送信された日報ファイルを自動でテキスト化し、DeepSeekが要約、その結果をAirtableへ自動で追加でき、日報管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日多くの業務日報を確認し、Airtableで管理しているチームリーダーの方
- 手作業での日報の転記や要約に時間がかかり、非効率だと感じている担当者の方
- 生成AIを活用して、報告業務の確認や情報集約を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 日報のファイルを開き、内容を読んで要約し、Airtableへ転記する一連の作業が自動化され、これまで費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、要約時の情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、報告内容の正確な管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepSeek、Airtable、SlackをYoomと連携します。
- トリガーで、フォームトリガーを設定し、業務日報が送信された際にフローが起動するようにします。
- オペレーションで、YoomのAI機能を使い、フォームで送信されたファイルから文字情報を読み取ります。
- 次に、オペレーションでDeepSeekを設定し、読み取った文字情報を基に日報の要約テキストを生成します。
- 次に、Airtableの「レコードを作成する」アクションで、生成された要約を指定のデータベースに追加します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、担当者へ処理完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで作成する日報の入力項目は、報告に必要な内容に応じて自由に設定を変更できます。
- DeepSeekに要約を依頼する際のプロンプト（指示文）は任意に設定可能です。「要点を3つにまとめて」など、希望の出力形式を指定してください。
- Slackへの通知先チャンネルやメッセージ内容は自由に設定できます。AirtableのレコードURLなど、フロー内で取得した情報をメッセージに含めることも可能です。
■注意事項
- DeepSeek、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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